Обследование проблемной области, выработка рекомендаций и оптимизация
Создание автоматизированной информационной системы
Пуско-наладка и опытная эксплуатация
В данном документе показаны основные этапы работы по созданию системы информационной поддержки процессов управления. Для дополнительной технической информации смотрите описание КИС "Экспресс" и полный перечень услуг.
Компания осуществляет предпроектное экспресс-обследование обследование.
Диалог с будущим клиентом начинается с выяснения и уточнения действительной нужды собеседника. Это может быть уже сформированная потребность, либо просто понимание наличия проблем, которые требуют привлечения сторонних специалистов в информационных технологиях.
Клиент может формулировать нужду разными словами в различных терминологических плоскостях, отражая свое понимание проблемы и видение путей и способов ее решения. Поэтому первой главной задачей становится выяснение действительных нужд клиента, понять, что на самом деле его беспокоит и составляет суть проблемы. Не редки случаи, когда потребность формулируется не в терминах бизнес цели или результата, а в терминах средства достижения этой цели. Причем, как правило, выбираются достаточно случайно те из средств, которые либо в настоящее время на слуху из-за рекламного шума, либо просто давно знакомы специалистам заказчиков, но уже не отражают современного состояния рынка.
Совместно со специалистами клиента разных уровней и профилей, эксперты компании определяют границы проблемной области. Затем на построенном поле бизнес объектов выделяются критические области, зоны особого внимания, приоритетные задачи, решение которых наиболее важно для клиента.
Параллельно выясняются реальные заказчики , то есть те сотрудники или подразделения, которые более всего напрямую заинтересованы в решении обозначенных проблем. Среди реальных заказчиков обычно выделяются три группы:
· руководители, лица принимающие решения, управленческий персонал
· специалисты службы автоматизации
· исполнители
Руководители заинтересованы в получении достоверной и своевременной информации, получении эффекта от применения системы учета и управления, поэтому потребность, которую они испытывают можно описать словами:
· необходимая, достаточная и достоверная информация в требуемый срок
· безопасность владения информацией, разграничение доступа к информации
· эффективность применения автоматизированной системы
Нужды этой группы являются приоритетными в первую очередь вследствие их большей значимости для предприятия в целом. Поэтому основное внимание уделяется выявлению потребностей, свойственных именно этой группе. Проблемы и задачи этой группы впоследствии составляют верхний слой дерева целей при разработке проекта автоматизации.
Специалисты служб автоматизации испытывают другие трудности, которые связаны с технологическим аспектом обслуживания автоматизированной системы. Потребность этих людей связана с возможностью выполнять предъявляемые к ним требования по обслуживанию и развитию системы автоматизации. Их нужды могут формулироваться в терминах:
· качество технической поддержки фирмы производителя
· качество программного продукта, сопроводительной документации
· скорость внесения изменений в систему в ответ на изменение проблемной области
· гибкость и расширяемость системы
· объем работ по ежедневному, еженедельному, ежемесячному обслуживанию системы
· стоимость эксплуатации автоматизированной системы
Исполнителей, как правило, интересует решение проблем в следующих областях:
· удобство работы с программным средством (эргономичность интерфейса, скорость выполнения прикладных операций)
· функциональные возможности, (выраженные в реализации конкретных режимом, выходных форм, отчетов)
· уровень сервиса, предоставляемого компанией-поставщиком, сложность освоения нового продукта
В результате экспресс - обследования возникает большее понимание заказчиком своих проблем и путей их решения, а также тех результатов, которых можно достичь, сотрудничая с компанией. Специалисты компании совместно с представителями заказчика определяют границы проблемной области, в которой возможно совместное сотрудничество, и расставляют приоритеты для критичных областей. Определяются основные цели и задачи и сроки, за которые возможно достичь реального результата.
По окончанию экспресс - обследования клиенту представляется предложение, в котором обозначаются в понятных заказчику словах цели и результаты, описываются методы нашей работы и предлагаются различные варианты форм взаимодействия и построения процесса по реализации поставленных целей.
Пример.
На встрече с представителями АСУ крупного предприятия, ими была сразу же высказана потребность в приобретении программного продукта с модульной структурой.
Во время предметного разговора выясняется что, текущая ситуация следующая:
· различные отделы бухгалтерии, планового отдела, финансового отдела имеют автоматизированные системы учета
· все эти информационные системы разрабатывались и внедрялись в разное время и разными людьми и между собой не связаны ("лоскутная автоматизация")
· руководство предприятия требует от вышеперечисленных отделов и АСУ консолидированной информации с большой оперативностью и точностью, с чем в настоящее время они не справляются
· отсутствующая информация о балансе финансовых отношений с кредиторами и дебиторами, не позволяет оптимально строить внешнюю деятельность.
Таким образом, выясняется главная цель текущего этапа информационной поддержки бизнеса клиента, которая формулируется словами:
"Предоставлять оперативную, достоверную информацию о произошедших фактах деятельности предприятия по запросу руководства в приемлемые сроки "
Требование же модульности было высказано специалистами АСУ, знакомыми с коммерческим предложением зарубежной фирмы, которая проповедует модульную идеологию построения программного обеспечения. В ходе дальнейшей беседы это требование было переформулировано как возможность поэтапного решения задач в проблемной области. То есть, требование к инструментальному средству было трансформировано в требование ко времени появления результатов.
Обследование проводится для объективного описания реальной ситуации такой, какой она есть на самом деле. Детальное вникание в суть происходящих процессов, существующих правил, установленных порядков и сложившейся практики позволяет получить базовую информацию необходимые для правильной диагностики. Результатом обследования фиксируется и документируется модель проблемной области в состоянии "как есть", что бы затем, оттолкнувшись от текущего состояния, перейти к построению модели "как должно быть".
Сбор информации осуществляется аналитиками на основании имеющейся документов, описания существующего порядка документооборота, путем интервьюирования сотрудников клиента. Используются все доступные источники информации, как бумажные, так и электронные. Обязательному изучению подвергается существующая система автоматизации. В зависимости от предполагаемого в будущем места данной системы рассматриваются либо способы интеграции с существующей системой, либо, при отказе от ее использования, выясняются та часть бизнес логики, которая реализована в используемом программном обеспечении.
Для всестороннего охвата всей проблемной области применяется системный подход, позволяющий с разных точек зрения рассматривать интересующую проблему.
С помощью специальных методик полученная информация обобщается, анализируется и проверяется на непротиворечивость.
Далее работа может строиться по разным сценариям в зависимости от желания и готовности клиента к переменам и драматизма текущего положения дел:
- оптимизация существующих процессов, в основном, путем устранения недостатков
- построение системы заново, основываясь на "идеальной" модели будущего состояния
Разница между этими двумя подходами заключается в драматизме вносимых изменений. И тот и другой в зависимости от конкретной ситуации может быть лучшим решением.
По результатам анализа клиенту предоставляется формализованное описание проблемной области, в котором отражаются рекомендуемые изменения и дополнения. Такое описание полностью согласуется с требованиями различных групп пользователей и является основанием, для разработки автоматизированной информационной системы.
Пример
Руководитель коммерческого предприятия выразил желание воспользоваться услугами Компании для улучшения управленческих процессов в собственной фирме. Первоначально существующие проблемы формулировались следующим образом:
· существующая система учета не позволяет руководителю быстро оценить реальное состояние товарного остатка на складах и в магазинах
· нет точной информации об объемах продаж в товарном выражении, из-за чего не возможно оценить объем спроса на определенные виды товара и спланировать оптимальные партии закупки товара у поставщиков
· из-за большого объема ручного учета невозможно быстро оценить финансовое положение фирмы
По заключенному договору на фирме было проведено обследование. На первом этапе состоялся диалог с руководителем предприятия, во время которого еще раз уточнились основные целеполагающие задачи совместной работы, выявлены наиболее болевые точки и обозначены приоритетные зоны внимания в проблемной области.
К изучению были предложены:
Учетная политика предприятия
Главная книга (план балансовых счетов)
Существующие формы первичных документов
Также проводилось интервью со всеми участниками процессов учета и управления. Таким образом, были опрошены и заказчики будущих результатов и исполнители. В результате получена следующая информация:
схема документооборота
карта рабочих мест
схема основных бизнес процессов предприятия
В результате анализа руководителю предприятия было предложено:
- модифицировать схему документооборота, учитывающего внутренние перемещения материальных ценностей.
- внести изменения в учетную политику в части расширения аналитических признаков учета некоторых регистров учета.
- перераспределить обязанности в рабочей группе регистрирующей факты хозяйственной деятельности
- оптимизировать схему налогообложения
- создать автоматизированную информационную систему поддержки управленческого учета на данном предприятии
Автоматизированная информационная система является средством решения управленческих задач. Обобщенно все выполняемые системой функции можно свести к регистрации событий и фактов деятельности предприятия и получению информации о состоянии бизнеса на основании сформированной модели. Поэтому очень важно при построении ИС создать информационную модель предприятия, которая позволяла бы адекватно представлять реальные процессы происходящие в бизнесе клиента.
Если в базу данных будут заноситься искаженная или недостаточная информация о происходящих фактах или событиях реальной жизни, то для получения сведений об этих событиях невозможно будет использовать возможности информационных технологий, так как исходная информация заложена не верно.
Очень много в построении информационной модели зависит от правильных решений, сгенерированных на этапе обследования. Именно оптимальный подход обеспечивает достижение конечного результата, объявленного в рамках обследования.
Построение информационной системы может проводиться разными способами. Это зависит от критических потребностей клиента и сложности задачи автоматизации. Можно выделить два варианта:
· Построение информационной системы «снизу вверх»
В данном варианте предполагается, что фокусной группой являются конечные пользователи информационной системы, производящие первичный учет информации. Поэтому упор делается на удовлетворение в первую очередь их нужд, по автоматизации процессов сбора и учета первичной информации. Потребности управленческого персонала закрываются во вторую очередь. Таким образом, сначала делается акцент на автоматизацию бизнес - процессов и документооборота, а уже затем на получение аналитической информации для принятия решений.
· Построение информационной системы «сверху вниз»
В этом варианте в фокусе оказывается группа, деятельность которой связана с принятием управленческих решений. Для такого подхода необходимо любым доступным способом ввести в информационную систему первичную информацию, и иметь возможность проводить ее анализ для принятия решений. Способ сбора и учета первичной информации не является приоритетным. Следовательно, первым делом реализуются функции анализа информации для принятия решений, а уже затем автоматизация процессов и документооборота, обеспечивающих информацией для принятия решений.
Кроме описанных вариантов, важно выделять этапы работ. Определение этапов зависит от обширности предметной области, а длительность каждого этапа – от глубины автоматизации. Как примеры этапов могут выступать такие задачи, как Учет дебиторов/кредиторов, Учет затрат на производство, Учет персонала и т.д.. Порядок выполнения работ по этапам может проводиться как последовательно, так и параллельно, что зависит от сложности этапа и степени его влияния на другие этапы.
Пример
В процессе обследования предприятия выяснилось, что наиболее критичным является получение отчетности как внешней, так и внутренней, на основании которой руководство принимает решения. Информация, которую хотят получать руководители, предоставляется с большими временными задержками, затрачиваемыми на ручную обработку первичных данных.
В связи с этим, было принято решение о построении информационной системы «сверху вниз».
В качестве первого этапа выделили задачи связанные с заполнением первичной информации в обобщенном виде и формирование на ее основе отчетов, информирующих руководство о состоянии дел. При этом, удобство занесения первичной информации, степень автоматизации бизнес – процессов и документооборота принималась минимальной.
Далее, когда критичность задачи предоставления аналитической информации для принятия решений пропала, началась планомерная работа по автоматизации участков учета, в рамках формализованных на этапе обследования процессах и модели учета.
Результат, полученный от такого подхода, сложился следующий:
оперативность получения аналитической информации и эффективность принятия решений резко возросли
результаты от создания информационной системы в критических точках был получен очень быстро
Созданная информационная система сама по себе не сможет приносить пользу, если сотрудники предприятия не будут ее использовать. А эффективность использования новых технологий зависит от того, насколько люди понимают и принимают все нововведения. Поэтому значительным и важным этапом является обучение всех пользователей использованию системы. Каждого пользователя обучают основным положениям работы с ИС. Кроме того для каждого рабочего места существует специфический набор навыков и умений, знание которых многократно повышает производительность труда. Задачей инструктора является формирование ясного и четкого понимания пользователем всех возможностей нового рабочего инструмента.
Кроме пользователей обучение проходят и администраторы, в чью задачу входит обслуживание системы. В зависимости от желания и возможностей предприятия-клиента администратору передается вся информация необходимая для проведения регламентных работ. Информационная система является сложным симбиозом аппаратных, программных и человеческих ресурсов, поэтому без грамотного ухода трудно ожидать ее долгого и эффективного срока эксплуатации.
По результатам обучения проходит аттестация и проверка полученных знаний. В результате клиент получает:
Этап пуско-наладки тесно связан с обучением пользователей. Обычно они проходят параллельно по времени. Именно в этот период пользователи наиболее интенсивно знакомятся с моделью ИС и разработчики имеют возможность получить обратную связь о корректности реализации модели. Недочеты, замечания и ошибки исправляются и модель готовится к опытной эксплуатации.
Как правило клиент уже имеет какую-либо информационную систему, поэтому при запуске в опытную эксплуатация решается задача по миграции существующей нормативно-справочной и оперативной информации в новую ИС. Открытая архитектура системы "Экспресс" позволяет сделать импорт данных в подавляющем большинстве случаев.
Опытная эксплуатация проводится уже обученными пользователями на реальных данных за прошедшие периоды. При этом пользователи проверяют корректность функционирования реализованной модели и доводят свои навыки до уровня профессионализма. По итогам опытной эксплуатации модель стабилизируется и передаются в промышленную эксплуатацию.
Таким образом, результатом этапа пуско-наладки является:
Стабильная модель
Сохраненная унаследованная нормативно-справочная информация
По сути дела на этапе эксплуатации ИС достигается стабильное состояние, при котором резко снижается количество затрат и усилий по ее развитию. Именно в этот момент происходит реальная отдача от вложений в информационную систему. При правильной реализации проекта достигаются поставленные цели и результаты в области повышения эффективности управления предприятием.
Но жизнь не стоит на месте и за время эксплуатации постепенно накапливается новый пакет требований к ИС. Начинается новый цикл совершенствования ИС. Именно эволюционного развития, а не революционной смены.
Описанные выше технологии работы – только краткий экскурс в методы и способы работы Компании с клиентами. Не только технологии помогают достигать результата – в первую очередь это команда, которая в состоянии решать сложные и ответственные задачи.