Решения Microsoft 2000   Продукты  |   Поддержка  |   Поиск  |   Путеводитель по серверу  
microsoft
  Платформа 2001   |   Digital Dashboard - Русские компоненты   |
Основная страница

Введение

Методология

Технологии

Продукты

Решения

Где и как приобрести продукты Microsoft

Где и как обучиться по продуктам Microsoft

Где и как получить техническую поддержку и консультации


Приложения Office 2000 - что нового?

Microsoft Outlook 2000

Outlook является одним из наиболее активно развиваемых приложений Office. Он сохранил свои функции по пересылке почтовых сообщений и ведению повседневной секретарской работы по составлению расписания встреч, графика рабочего дня, других календарных мероприятий. В его папках хранится информация о выполняемых задачах, контактах, переписке. Но теперь, в связи с активным развитием "интернетизации" корпоративных приложений, возрастает роль Outlook. Управление знаниями становится одной из основных задач, необходимых для успешного ведения бизнеса. При этом речь идет как об управлении знаниями компьютеров, так и об управлении знаниями людей, работающих за этими компьютерами. В первом случае требуется обеспечить доступ к разнообразным источникам данных, хранящихся в памяти компьютера - корпоративным базам данных, к базам данных и базам знаний в Интернет, доступных, например, из различных новостных и финансовых серверов. Совместная работа людей требует обеспечения удобных средств в организации переписки по электронной почте при большом числе контактов, проведение в сети совместных собраний, обсуждений, выполняемых как в реальном времени, так и асинхронно, организации широковещательных презентаций и других совместных мероприятий, организуемых в сети. Во всех этих случаях, возникает необходимость передачи сообщений по сети, того, что называется Messaging. Выполнению этой важнейшей роли компьютера по передаче сообщений и способствует Outlook 2000, причем его возможности в наибольшей степени проявляются тогда, когда он взаимодействует с Microsoft Exchange Server, выполняя роль клиентского приложения.

Microsoft Outlook и Интернет

При организации совместной работы в сети рабочим пространством, где собирается вся необходимая для принятия решений информация, становятся веб-страницы. Такие страницы можно открывать не только в обозревателях Интернета, но и непосредственно в Outlook, причем это можно делать самыми разнообразными способами:

"Outlook Сегодня" (Outlook Today). Появившись в предыдущей версии, папка "Outlook Сегодня" усовершенствована в Outlook 2000. Эта папка служит для объединения в одном месте разнообразной информации из других папок Outlook. В этой папке отображаются данные о задачах, данные из папки календарь на сегодняшний день и ближайшие дни, здесь же отображаются сведения о поступивших и непрочитанных сообщениях и некоторая другая информация. Используя параметры, можно произвести настройку "Outlook Сегодня". Вот как выглядит соответствующее диалоговое окно настройки:

Рис. 9. Окно настройки папки "Outlook Сегодня"

В зависимости от заданных параметров в папке "Outlook Сегодня" открывается одна из встроенных в Office 2000 стандартных веб-страниц. Решение Microsoft , представлять информацию в формате HTML, продиктовано пониманием того, что веб-страницы являются рабочим пространством, доступным для общего пользования. Такой подход позволил Microsoft сделать следующий логический шаг и предложить технологию Digital Dashboard - электронной информационной панели, представляющей веб-страницу, содержащую не только личную информацию, но и групповую, корпоративную и общую информацию, доступную в Интернете. Естественным местом, где может открываться такая страница, служит "Outlook Сегодня". Заметим, что "Outlook Сегодня" может открываться по умолчанию в момент открытия приложения Outlook 2000, предоставляя пользователям всю необходимую информацию на одной странице.

Домашние страницы папок Outlook. Веб-страницы можно открывать не только в папке "Outlook Сегодня". С каждой рабочей папкой Outlook можно связать свою домашнюю страницу. Это делается значительно проще, чем при работе с папкой "Outlook Сегодня", поскольку не требует обращения к Реестру. Достаточно при установке свойств соответствующей папки выбрать вкладку "Web-страница" и задать URL-адрес, указывающий местоположение веб-страницы. При включенном показе домашних страниц они появляются автоматически при открытии соответствующей папки.

Панель Outlook и веб-страницы. Папки Outlook сгруппированы и составляют именованные группы, названия которых отображаются на панели Outlook 2000, расположенной в левой части окна. При выборе той или иной группы на панели отображаются папки этой группы, а также значки приложений и веб-страниц, входящих в эту группу. В Outlook 2000 есть возможность создавать новые группы или удалять существующие. Простым перетаскиванием можно перетащить на панель Outlook значки новых папок и значки наиболее часто используемых приложений и веб-страниц. Щелчок по значку приведет к открытию папки или веб-страницы в окне Outlook.

Папка "Избранное". Папка "Избранное" в Outlook согласована с папкой "Избранное" (Favorites) обозревателя Интернета. Всякий раз, когда в Обозревателе добавляется новый элемент в эту папку - ссылка на веб-страницу или папка, этот элемент появляется и в папке Избранное в Outlook и может быть открыт там для просмотра и работы с ним в требуемый момент.

Сохранение Календаря в виде веб-страницы. При совместной работе зачастую полезно иметь общую папку для Календаря, позволяющую планировать групповые мероприятия. Такая папка с Календарем может быть сохранена как веб-страница и размещена на сервере для общего доступа.

Протоколы. Чтобы ускорить доставку специальных видов сообщений, в Outlook 2000 успешно используются введенные в Outlook 98 новые протоколы передачи данных, использующие передовые технологии Интернет:

  • Чтение новостей. Для чтения новостей используется высокопроизводительный Интернет-протокол для чтения новостей Network News Transfer Protocol (NNTP, протокол передачи новостей по сети). Программа чтения новостей совместно используется программами Microsoft Outlook и Microsoft Internet Explorer.
  • POP3/SMTP. Этот протокол обеспечивает быстрый доступ к почте Интернета с полной поддержкой конфигураций с несколькими учетными записями.
  • IMAP4. Этот высокопроизводительный протокол обеспечивает хранение почты Интернета и корпоративной почты с полной поддержкой конфигураций с несколькими учетными записями.
  • LDAP. Этот протокол обеспечивает быстрый доступ к каталогам в Интернете, включая возможности поиска, проверки имен и полную поддержку конфигураций с несколькими учетными записями. В протоколе LDAP имеется встроенная поддержка основных общих каталогов Интернета.
  • S/MIME. Позволяет отправлять и получать подписанные и кодированные сообщения почты Интернета. Стандартное управление ключами и сертификатами используется совместно с Internet Explorer.
  • Стандарт vCard. Этот стандарт поддерживается в Outlook 2000 для обмена информацией о контактах в виде визитных карточек.
  • Стандарт iCalendar. Этот стандарт используется для отправки приглашений на собрание в Интернет.

Собрания

Сетевые собрания, проходящие в реальном времени, играют важную роль в совместной работе над документами. Благодаря тесной интеграции Outlook с другими приложениями Office 2000, организовать такие собрания можно непосредственно из приложения, например, Word или Excel. Но реально в роли организатора собрания выступает Outlook, использующий в своей работе программу NetMeeting. Находясь в Outlook, организовать приглашение на собрание и проведение собрание можно, работая с папкой "Календарь". При планировании собраний Outlook позволяет подобрать время собрания, подходящее всем его участникам. Совмещая данные из папок "Календарь" каждого из участников, Outlook находит подходящий интервал времени, еще свободный от встреч и собраний. Если собрание проходит не в сети, а как реальная встреча, то одновременно могут планироваться и другие ресурсы, требуемые для проведения собрания, например, поиск свободного помещения.

Электронная почта

Отправка сообщений. Благодаря тесной интеграции Outlook с другими приложениями Office 2000, документы можно пересылать непосредственно из приложений, либо как вложения, так и непосредственно. При непосредственной пересылке документа может использоваться формат HTML.

Microsoft Word как Редактор сообщений электронной почты. Интеграция приложений позволяет при создании сообщений в Outlook использовать Word в качестве Редактора сообщений. Это позволяет не только проводить лексический и грамматический контроль текста сообщений, но и подключать дополнительные макросы, выполняющие специальную обработку посылаемых сообщений.

Мастер Правил (Rules Wizard). Мастер Правил, включенный в состав Outlook 2000, позволяет автоматизировать обработку посылаемых и получаемых сообщений электронной почты. Он позволяет производить сортировку сообщений, отправляя их в разные папки, в зависимости от заданных критериев. Можно создать правила, позволяющие избавляться от нежелательных сообщений, без их прочтения. С другой стороны в потоке сообщений можно выделять сообщения, имеющие первостепенную важность для получателя.

Рис. 10. Создание правила Мастером Правил

Контакты

Полная информация. О каждом из контактов в одном окне можно получить полную информацию, связанную с данным контактом - данные о нем, всю переписку с ним по электронной почте, задачи, встречи. Эту информацию можно не только просматривать, но и фильтровать, группировать, сортировать.

Рис. 11. Информация о контакте в окне Контакта

Личные списки рассылки. Outlook обеспечивает возможность объединения нескольких адресатов в едином списке рассылки, что позволяет переслать сообщение всем адресатам, указанным в списке рассылки. В списки рассылки можно включать адреса из адресной книги или из глобальной адресной книги Microsoft Exchange. Личные списки могут использоваться для сообщений, поручений, приглашений на собрания и других личных списков рассылки. Хранятся личные списки в папке "Контакты".

Создание писем, направляемых контактам. Используя возможности приложения Word по слиянию писем (Merge mail) и списков рассылки из папки "Контакты" в качестве источника данных, облегчается рассылка однотипных сообщений большому числу контактов, учитывающих в то же время конкретные параметры контакта такие как, например, имя, фамилия и другие данные, хранящиеся в полях записи о контакте.

Средства поиска и организации папок

Многие задачи по поиску нужной информации, удобному виду ее представления, настраиваемому самим пользователем, решаются за счет использования средств поиска и организации (Find and Organize), доступных при выборе пунктов "Найти" и "Организовать" меню "Сервис". Средства поиска помогают осуществить быстрый поиск нужной информации среди e-mail сообщений, встреч и задач. Средства организации позволяют провести настройку внешнего вида каждой из папок Outlook - Входящие, Исходящие и других папок.

Рис. 12. Настройка внешнего вида папки "Входящие"

Удаленный доступ

В условиях, когда многим сотрудникам организации приходится проводить много времени вне основного офиса, наличие удобных и одновременно мощных средств удаленного доступа к корпоративным серверам электронной почты становится насущной необходимостью. В Outlook 2000 значительно расширены возможности удаленного доступа к серверам Microsoft Exchange:

  • Фоновая синхронизация автономных папок с сервером Microsoft Exchange. В процессе синхронизации автономных папок мобильные пользователи могут не прерывать подготовку документов. При этом автономные папки всегда будут содержать самую последнюю, актуальную для пользователя информацию. Outlook 2000 позволяет указать, какие папки необходимо синхронизировать с сервером Microsoft Exchange.
  • Использование фильтров при синхронизации автономных папок. Процесс синхронизации может быть ускорен, поскольку можно синхронизировать только те элементы, которые удовлетворяют определенным критериям отбора.
  • Ограничение размера сообщений, загружаемых с почтового сервера. Имеется возможность ограничить размер загружаемых сообщений, что может быть важно при работе с медленными и ненадежными линиями связи.
  • Усовершенствованные средства синхронизации адресных книг. Синхронизация адресных книг объединена с синхронизацией автономных папок и происходит в фоновом режиме.
  • Возможность выбора режима синхронизации. В зависимости от качества канала связи и предпочтений пользователя можно выбирать различные режимы синхронизации автономных папок с сервером Microsoft Exchange.
  • Усовершенствованные механизмы доставки сообщений. Пользователи Outlook 2000 могут продолжать работу в процессе доставки сообщений. Кроме того, можно указать интервал времени, по прошествии которого Outlook будет автоматически выполнять доставку корреспонденции на мобильный компьютер.

Объектная модель Outlook 2000 и программирование на VBA

Outlook 2000 предлагает своим пользователям широкие возможности и отличается повышенной гибкостью использования. Он как никогда тесно интегрирован с другими приложениями Office 2000 и BackOffice, позволяя использовать возможности корпоративных сетей и Интернет. Тем не менее, у многих организаций возникает желание адаптировать Outlook к своим специфическим потребностям, в полной мере реализовав накопленный ими деловой опыт. Одно из достоинств Outlook, также как и других приложений Office 2000, - возможность настройки за счет программирования. Пользователи Outlook давно знакомы с возможностью дополнения форм Outlook сценариями на языке VBScript. Работать на языке VBA с объектами Outlook можно было и в предыдущих версиях Office, но для этого приходилось использовать программные проекты, связанные, например, с документами Word или Excel. В самом приложении Outlook не было возможности работать с проектами на VBA. В Outlook 2000 такая возможность появилась - здесь, как и в других приложениях Office 2000, стал доступным Редактор VBA, и появилась возможность создавать программный проект в Outlook. Однако ограничения все же остались. Создаваемый проект не связан ни с каким из документов Outlook - сообщением или контактом, он является общим для Outlook и напоминает проект "Normal", общий для всех документов Word.

Объектная модель Outlook 2000 существенно расширилась, обогатилась новыми функциями, предоставляющими доступ к новым сервисам. К наиболее значительным дополнениям объектной модели Outlook 2000 относятся:

  • Расширенные возможности работы с объектами, задающими окно инспектора (inspector Windows), окно проводника (explorer Windows) и панель Outlook.
  • Богатый выбор событий, помогающих контролировать навигацию, вложения, разрешение имен и отправку сообщений.
  • Дополнительные события, обеспечивающие уведомление о доставке почты, изменении данных, добавлении или удалении объектов.
  • Поддержка таких новых функций, как связывание контактов (contact linking), подготовка списков рассылки (distribution list), домашние страницы папок (folder home pages).

Новинки Outlook 2000

В заключение перечислим те новинки, которые впервые появились в Outlook 2000.

Домашние страницы папок. Имеется возможность просматривать домашние страницы, назначенные любым личным папкам или папкам Microsoft Exchange Server.

Мастер правил. Мастер правил является теперь не надстройкой, как в Outlook 97, а встроенным компонентом.

Выбор редактора и формата сообщений. Эта функция улучшена в Microsoft Outlook 2000 и дает возможность выбрать Microsoft Word в качестве редактора сообщений по умолчанию, а также выбрать один из трех форматов сообщений: обычный текст, HTML или формат RTF . Этот формат можно даже в процессе создания сообщения.

Личные списки рассылки. Имеется возможность создания пользовательских списков рассылки, состоящих из контактных лиц из одной или нескольких папок "Контакты" и глобального списка адресов Microsoft Exchange Server.

Отслеживание деятельности контактных лиц. Позволяет отслеживать все сообщения, задачи, встречи, записи в дневнике и документы, относящиеся к контактному лицу. Например, можно легко просмотреть все предстоящие встречи и задачи, связанные с конкретным контактным лицом. Кроме того, контакт может быть открыт из любого связанного с ним элемента. При добавлении новых сведений о контакте они автоматически могут быть объединены с уже существующей записью об этом контактном лице.

Улучшенное слияние. Для создания списка рассылки, являющегося поднабором папки "Контакты", следует отфильтровать список контактов и затем для полученного списка запустить в Outlook процесс слияния.

При планировании собраний разворачиваются списки рассылки. В диалоговом окне "Назначить собрание" могут разворачиваться списки рассылки, что позволяет выбирать из списка, приглашаемых на собрание.

Планирование ресурсов. При использовании Microsoft Exchange Server такие ресурсы, как конференц-залы, могут быть настроены таким образом, чтобы автоматически принимать или отклонять приглашения на собрания.

Сохранение календаря в виде веб-страницы. Личный календарь или календарь группы может быть сохранен в формате HTML, что позволит публиковать его в Интернете и отправлять в электронных сообщениях.

Веб-ярлыки в Outlook. В окне Outlook могут просматриваться веб-страницы. Имеется возможность добавить в панель Outlook ссылки на часто посещаемые веб-страницы.

Электронная почта Office. Сообщения могут создаваться в любой программе Office, включая Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access и Microsoft PowerPoint. Эти сообщения могут отправляться в формате HTML, что делает их чтение возможным независимо от того, установлена ли на компьютере получателя соответствующая программа Office. Кроме того, для отправки сообщения, которое может быть создано в любой программе Office, не требуется выходить из этой программы.

Интеграция с Microsoft Internet Explorer 5 предоставляет следующие возможности:

  • Запуск Outlook из меню Сервис в Internet Explorer.
  • Отправка сообщений и создание контактов прямо из Internet Explorer (меню Файл).
  • Обеспечение доступа из Outlook к системе чтения новостей Outlook Express, входящей в комплект Internet Explorer, и подписки к избранным группам новостей.
  • Переключение к работе с Internet Explorer для просмотра веб-страницы, открытой в Outlook.
  • Совместное использование HTML-данных различными программами. Например, если сообщение составляется в формате HTML, в него может быть помещено изображение с веб-страницы.

Программа Microsoft NetMeeting. Ее использование улучшено в Outlook 2000. Программа Microsoft NetMeeting позволяет планировать собрания по сети в реальном времени через Интернет с обменом видео и аудиоданными и возможностью простого разговора. Использование NetMeeting с обменом видеоданными позволяет видеть на экране других участников электронной конференции. Кроме того, NetMeeting позволяет осуществлять совместный доступ к программам и документам через Интернет. Например, несколько человек могут одновременно рисовать на электронной доске.

Службы NetShow Services. Имеется возможность отправлять приглашения на собрания с указанием времени просмотра широковещательных передач через NetShow Services, добавлять встречи в NetShow Services в календарь и автоматически запускать широковещательные передачи NetShow Services в указанное время.

Интеграция с Microsoft Windows CE Pocket Outlook. С помощью Pocket Outlook на портативных компьютерах на основе Windows CE могут синхронизироваться сообщения, контакты и задачи.

назад наверх дальше


© 2000 Корпорация Microsoft. Все права защищены.

Иные зарегистрированные логотипы и торговые марки являются
собственностью их владельцев.