|
Office 2000: от настольного приложения - к платформе разработки приложений
 Сотрудничество: Office 2000 и управление знаниями
Сотрудничество: Office 2000 и сети
Средства администрирования Office
Оценка эффективности использования Office 2000 в организациях
Современное предприятие вряд ли сможет успешно существовать и конкурировать без построения всесторонней информационной системы. Предложенная Биллом Гейтсом концепция электронной нервной системы (ЭНС) предприятия достаточно точно отражает тот факт, что информатизация должна охватывать все стороны деятельности предприятия, или, в терминах ЭНС, нервные окончания должны вести ко всем органам. При построении ЭНС предприятия могут широко использоваться продукты третьих фирм. Microsoft ставит своей задачей обеспечить поддержку таких решений и сделать так, чтобы они могли в максимальной степени базироваться на хорошо интегрированных друг с другом продуктах семейств BackOffice и Microsoft Office.
В ЭНС предприятия Office 2000 играет роль нервных окончаний, поскольку, сохраняя свою роль настольного приложения, он устанавливается на большинстве клиентских компьютерах. Но благодаря своей тесной интеграции с семейством продуктов BackOffice он дает возможность переносить информацию от центральной нервной системы (сервера) к нервным окончаниям и обратно. Приложения Office 2000, в первую очередь Word, Excel, Access могут служить основой для создания клиентских (Front End) приложений, хотя с успехом могут выполняться и на серверной стороне (Back End).
Сотрудничество: Office 2000 и управление знаниями
Никакая деятельность невозможна без общения, без сотрудничества. Компьютер, не включенный в сеть, становится таким же анахронизмом, как телефонный аппарат, не подключенный к телефонной сети. Теперь кажется курьезом, что изобретатель телефона Александр Белл вовсе и не предполагал возможности его использования как средства общения. Он рассматривал его лишь как средство доставки информации, своего рода радионовости по телефону. Благодаря корпоративным сетям интранет и сети Интернет сотрудничество внутри корпорации и с коллегами по всему миру стало технически возможным. Продукты Office 2000 позволяют сделать его простым и удобным, предоставляя необходимые средства для организации такой работы.
Одно из основных направлений в организации сотрудничества связано с управлением знаниями. Во многих организациях уже поняли, что знания сотрудников входят в число основных ресурсов, определяющих успешность бизнеса. Деловой успех во многом зависит от того, насколько полно и широко он используется, насколько просто эти знания можно распространять и накапливать.
Возможности разделения знаний в Office 2000
Выделим три основных направления.
- Сотрудничество: используйте ваши знания (Working with What You Know).
- Анализ данных: содержательная обработка деловой информации.
- Digital Dashboard: интерфейс консолидированной информации.
Используйте ваши знания. Истинная сила Microsoft Office состоит в том, что он позволяет связывать людей, данные и процессы обработки данных в единую корпоративную систему. Возможность такого объединения от рабочей группы до всего предприятия, с помощью одних и тех же хорошо знакомых инструментальных средств, делают Office 2000 ключом к построению бизнес-решений по управлению знаниями.
С помощью Microsoft Office 2000 Premium, включающего Microsoft FrontPage 2000, рабочая группа может построить и развернуть "рабочее пространство" (workspace), используя веб-инфраструктуру в комбинации с хорошо известными и высокоэффективными офисными приложениями. Эти "веб-рабочие пространства" обеспечивают динамический, централизованный репозиторий, хранящий знания рабочей группы, где ее члены могут простым и естественным способом разделять документы и идеи. У членов рабочей группы появляется возможность связываться и общаться друг с другом в реальном времени независимо от их местоположения. Технология Microsoft NetMeeting обеспечивает широкие возможности в организации такого сотрудничества.
Эффективное управление знаниями позволяет внутри рабочей группы и корпорации накапливать знания и опыт, приобретенный ее сотрудниками, создавая тем самым "корпоративную память". Публикация знаний на соответствующих веб-узлах в интранет избавляет сотрудников от повторного выполнения работы, уже проделанной другими. С другой стороны, накопление опыта ведет к совершенствованию традиционно применяемых процедур.
Анализ данных: содержательная обработка деловой информации. Работники должны иметь возможность достаточно просто получать всю необходимую им информацию. Они не должны зависеть от специальных служб управления информацией для создания сложных клиентских приложений, работающих с корпоративной базой данных, не должны неделями ждать отчетов по тем или иным вопросам. Используя Office 2000, вы получите полный доступ к данным, так же как и к средствам для их анализа.
Digital Dashboard: интерфейс консолидированной информации. Digital Dashboard, или электронная информационная панель (ЭИП), позволяет консолидировать информацию, поступающую из разных источников, - личную, групповую, корпоративную и внешнюю. Благодаря такой панели доступ к критически важной для принятия решения информации упрощается и для ее получения достаточно простого щелчка кнопки мыши.
Более подробная информация об ЭИП приведена в разделе "Применение продуктов Microsoft Office для построения бизнес-решений".
Сотрудничество: Office 2000 и сети
Благодаря новым возможностям, включенным в состав Office 2000, таким, как Office Server Extensions (OSE), веб-компоненты, объекты ADO и CDO удается объединить в триаду: достоинства веб-инфраструктуры, мощь документов Office 2000, свободный доступ к любым источникам данным, хранящихся на сервере. Веб-страницы становятся рабочим пространством для совместной работы над документами и данными. Приведем некоторые основные моменты, на которые следует обратить внимание, рассматривая это направление развития Office 2000.
Веб-публикация. Публикация документов Office 2000 в Интернет стала теперь таким же простым делом, как сохранение документа на жестком диске компьютера. Пункт меню "Сохранить как Web-страницу" (Save As Web Page) позволяет это делать привычным способом, а пункт "Предварительный просмотр Web-страницы" (Preview Web) обеспечивает предварительный просмотр результатов публикации в том виде, в каком они будут выглядеть в Обозревателе. В Excel можно опубликовать как всю рабочую книгу, так и отдельную таблицу или диаграмму. При публикации презентации PowerPoint можно использовать три разных формата, ориентированных на тот или иной Обозреватель. В Internet Explorer 4.0 и более поздних версиях можно просматривать презентацию со всеми эффектами, допускаемыми PowerPoint 2000, - графикой, анимацией, сопровождением голосом. Новое свойство Access 2000, известное как страницы доступа к данным (Data Access Pages), позволяет объединить простоту использования популярных форм и отчетов Access с веб-окружением. Эти страницы специально спроектированы для того, чтобы просматривать и редактировать данные форм и отчетов непосредственно в Обозревателе. Они хранятся как HTML-файлы, отдельно от файла базы данных Access - .mdb-файла.
Создание веб-страниц и веб-узла. Публикация документа в Интернете подразумевает создание соответствующей веб-страницы. Но приложение Word позволяет с самого начала создавать документ как веб-страницу, а панель "Web-компоненты" (Web Tools) - размещать на ней многие типичные элементы. В частности, в Word можно создать многооконную веб-страницу с рамками (frames). В основные приложения Office 2000 встроен мощный редактор VBScript, позволяющий создавать динамические веб-страницы. А с помощью приложения FrontPage, входящего теперь в состав Office 2000, вы без труда будете создавать веб-страницы и веб-узлы, не прибегая к услугам специальных веб-мастеров.
Доступ к данным предприятия. Приложения Office 2000 и, прежде всего, Excel 2000 можно использовать как клиентские (Front End) приложения для доступа к различным источникам корпоративных данных. Клиент-серверный подход обеспечивает быстрый доступ из Excel к большим объемам данных, хранящихся на сервере. Эти возможности обеспечиваются объектами ADO, службами поддержки решений (Decision Support Services - DSS), службами OLAP, являющимися компонентами Microsoft SQL Server 7.0
Серверные расширения Office 2000 (Office Server Extensions - OSE). Серверные расширения OSE являются мостом между веб-технологиями и функциональностью, необходимой для того, чтобы веб-страницы стали местом совместной работы людей с данными и документами. OSE - это коллекция серверных расширений FrontPage и других технологических инструментов на сервере, обеспечивающих дополнительные свойства, необходимые для публикации, редактирования и совместной работы над документами. Когда OSE установлены на сервере, в приложениях Office 2000, в проводнике Windows и обозревателе Интернета появляется дополнительная функциональность. Сегодня некоторые Интернет-провайдеры устанавливают серверные расширения Office на своих серверах, предоставляя тем самым дополнительные возможности клиентам, имеющим на своих компьютерах Office 2000.
Веб-папки. При установке OSE возможности работы с папками расширяются. Office 2000 позволяет пользователям управлять операциями над файлами веб-сервера непосредственно из Проводника Windows. Пользователь может создавать папки, просматривать их свойства, выполнять операции по перетаскиванию их содержимого (drag and drop). Веб-папки отображаются как папки верхнего уровня в Проводнике.
Веб-дискуссии. Серверные расширения OSE позволяют организовать дискуссии по поводу тех или иных документов Office 2000 и/или HTML-файлов. Возможность ведения дискуссии по поводу данного документа может быть добавлена либо в само приложение Office 2000, либо в обозреватель Интернета при просмотре документа. В специальном окне, отведенном для дискуссии, ее участники могут добавлять комментарии, редактировать их, отвечать на комментарии, запоминать результаты дискуссии.
Веб-подписка и веб-уведомление. Сотрудничество в Интернете и интранет становится намного проще, когда есть возможность подписаться на те или иные документы и получать уведомления при их изменении статуса, например, при изменении содержания документа или попытке его удаления. Пользователи могут автоматически получать все обновления выбранных ими документов.
Веб-компоненты. Публикация документов в Интернете - это лишь половина дела. Более важно сохранить функциональность этих документов, давая возможность динамически работать с ними непосредственно в Обозревателе. Эту сложную задачу решают специальные веб-компоненты - Spreadsheet, Pivot Table, Pivot Chart, Data Source, предоставляющие мощь электронных таблиц Excel, возможности работы со сводными таблицами и сводными диаграммами, устанавливающие связь с различными источниками данных.
Outlook и Интернет. Microsoft Outlook является клиентским приложением Exchange и служит для организации совместной работы и передачи сообщений по электронной почте. Одновременно он играет роль электронного секретаря и хранит в своих папках информацию не только о пересылаемых и получаемых сообщениях, но и о контактах, задачах, встреча; важную роль играет календарь, организующий график рабочего дня. В Office 2000 роль Outlook существенно выросла - в нем появились новые возможности для сотрудничества. Улучшились возможности и внешний вид Outlook Today, где собрана информация из различных папок Outlook. В Outlook Today вместо стандартной может быть открыта любая веб-страница, а с каждой папкой Outlook можно связать свою домашнюю веб-страницу.
Аналогично тому, как объекты ADO позволяют организовать доступ к данным Microsoft SQL Server 7.0, объекты CDO (Collaboration Data Objects) обеспечивают доступ к данным Exchange Server. Благодаря этим компонентам можно существенно расширить средства Outlook как клиентского приложения Exchange, настроив его на те или иные специальные задачи.
Широковещательные презентации (Presentation Broadcasting). PowerPoint 2000 использует технологию Microsoft NetShow, позволяющую подключить к презентации широкую аудиторию в сети интранет. Эта презентация может сопровождаться записанным звуком и/или видео. Для организации такой презентации, выбора времени, подходящего всем ее участникам, можно использовать Outlook 2000.
Средства администрирования Office
Снижение ССВ являлось одной из наиболее приоритетных целей, стоящих при разработке Office 2000. В ответ на запросы пользователей существенно упрощена установка, развертывание и поддержка функционирования Office 2000 в большой организации. Используя новую технологию Windows Installer, администратор Office 2000 может удовлетворить специфические потребности каждого рабочего места, установив на нем то, что нужно, и когда нужно.
Установка
Microsoft Windows Installer - это технологический инструмент, отражающий взгляд Microsoft на то, каким должен быть процесс установки и развертывания сложных программных продуктов на большом числе компьютеров в организациях, где разные рабочие группы имеют свои специфические интересы. Этот процесс, поддерживаемый соответствующими мастерами (Wizards), становится более интеллектуальным, облегчая решение тех или иных специфических задач.
Удаление старых версий. Для этой цели используется Мастер удаления (Office Removal Wizard). Он позволяет обнаружить все старые версии приложений Office и корректно удалить старые файлы и установки, сохранив место на диске и подготовив все необходимое для обновления системы. Мастер может работать автономно, но при этом входит в состав Мастера установки с настройкой (Custom Installation Wizard).
Перенос пользовательских настроек. Все существующие настройки пользователя по возможности сохраняются и переносятся на обновляемую версию.
Одновременное сосуществование нескольких версий. Пользователи одновременно иметь несколько работающих версий, что может быть особенно важно в период перехода на новую версию.
Выбор местоположения. Для установки Office 2000 можно выбрать любое место и выполнять приложения независимо от него. Office 2000 может быть расположен на жестком локальном диске или для экономии дискового пространства оставлен на CD. В больших организациях возможна установка на сервере, обеспечивающая выполнение для всех пользователей, работающих в сети.
Администрирование и развертывание
Программа Windows Installer, включенная в состав Office 2000, позволяет администратору создавать профиль для рабочей группы, обеспечивающий все возможные настройки параметров приложений Office 2000. В распоряжении администратора системы предоставлены две программы - мастера.
Мастер создания профилей (Office Profile Wizard) используется для создания профилей различных групп пользователей, в том числе профиля по умолчанию, которые используются для развертывания Office 2000 на рабочих местах.
Мастер установки с настройкой (Custom Installation Wizard) позволяет задать приложения и модули из состава Office 2000, которые будут устанавливаться для конкретного пользователя с помощью программы Windows Installer.
Установка по требованию
Администраторы могут задать отложенную установку - указать соответствующие пункты меню приложений, отобразить на рабочем столе ярлыки и значки, но сами приложения устанавливаться не будут. Установка приложений Office 2000 откладывается до первого использования, и она будет выполнена в тот момент, когда пользователь впервые выберет соответствующий значок или пункт меню.
Самовосстанавливающиеся приложения
Технология, встроенная в Windows Installer, включает такое важное свойство, как самовосстановление. Если пользователь случайно удалит приложение или отдельный файл, необходимый в процессе работы, или файлы приложения будут случайно повреждены, то в процессе вызова такого приложения неисправность обнаружится, и оно автоматически восстановится без какого-либо диалога с пользователем. В меню "Справка" есть специальный пункт "Найти и исправить" (Detect and Repair), выполняющий эту же работу по требованию.
Многоязычный Office 2000
Национальные варианты Office существовали и в предыдущих версиях: была русская, немецкая версии Office и т. д. В интернациональных фирмах, чьи отделения находятся в разных странах, работа над документами, подготовленными в версиях Office с разными настройками, всегда встречала определенные затруднения. В Office 2000 кардинально изменился подход к решению этой проблемы: Office 2000 теперь стал многоязычным - "полиглотом" и при этом остался, по существу, неизменным. Специальный пакет Microsoft Office 2000 Multilanguage Pack, входящий в его состав, обеспечивает поддержку более чем 80 национальных языков. Теперь администратор компании может развернуть один и тот же вариант Office 2000 во всех отделениях, и Multilanguage Pack поддержит любой вариант. Выбор языка зависит исключительно от пользователя, причем он может заменить его в процессе работы на лету, сменив интерфейс приложений, так что команды меню, диалоговые окна будут появляться на нужном языке, а главное, справочная система также перейдет на "родной" язык.
В состав пакета входит и такое мощное средство, как Microsoft Proofing Tools Kit, обеспечивающее проверку орфографии и любого языка. Так что если администратор при установке Office 2000 задал многоязыковую поддержку, то всегда можно проверить грамматическую корректность текстов, появляющихся на разных языках. Подход, предложенный в Office 2000, снимает многие проблемы, возникающие при совместной работе над документами сотрудников многонациональной организации составленными на разных. Для общения (создания, чтения и редактирования документов) может быть выбран один язык, например исходный вариант английского американского, а интерфейс разработки и справочная система будут использовать другие языки. При этом для открытия общих документов не требуется никаких конверторов.
Мобильные пользователи
Многим пользователям часто приходится перемещаться, не всегда имея при себе личный мобильный компьютер, из-за чего они вынуждены входить в систему и работать с документами на разных компьютерах. Все настройки, выбранные пользователем при работе с приложениями Office 2000, сохраняются в его профиле. Они могут автоматически восстанавливаться независимо от того, на каком компьютере в данный момент работает пользователь.
Профилем пользователя называется группа настроек, определяющих предпочтения и параметры данного пользователя, включая его собственные файлы - дополнительные словари, специальные шаблоны, списки автозамены и автоформата. Например, они могут хранить такие индивидуальные параметры, как установленные приложения, значки рабочего стола и выбор цвета. Эти сведения операционная система использует для конфигурирования компьютера при каждом входе пользователя.
Системный администратор должен так настроить профиль пользователя, чтобы он "путешествовал" вместе с ним, и при этом все настройки, хранящиеся на сервере, всегда были доступны при входе в систему. Это особенно полезно, когда в систему приходится входить с различных компьютеров компании, а также при совместном использовании компьютера с другими сотрудниками.
VBA и VBScript в Office 2000
Одним из наиболее важных достоинств, которым обладает семейство продуктов Microsoft Office, является наличие встроенного языка программирования VBA (Visual Basic for Applications). Язык VBA - это объединяющее начало, позволяющее интегрировать различные приложения Office в единую систему для построения сложных бизнес-решений. Ядро языка VBA совпадает с ядром Visual Basic и содержит практически все средства, характерные для современного объектно-ориентированного управляемого событиями языка программирования, кроме этого, в VBA доступны все объекты Office.
Какие же новинки появились в языке VBA Office 2000? Во-первых, расширена объектная модель приложений - введены новые объекты, у старых появились новые свойства и методы. Эти объекты, их свойства, методы и события, естественно, стали доступными в VBA 2000. Во-вторых, в нем учтены дополнения, появившиеся в новой версии языка VB 6. Основными нововведениями в языке являются:
- возможность введения собственных событий в классах, создаваемых программистом;
- наследование интерфейсов, введенное на семействе классов; реализация полиморфизма методов семейства классов;
- новые возможности программирования на системном уровне при работе с функциями WinAPI и функциями других DLL;
- новые мощные функции разбора строк;
- улучшенный интерфейс программной среды.
Среди достоинств языка VBA нужно отметить возможности использования компонентов, созданных на других языках и работы с COM-объектами. Поэтому в процессе реализации бизнес-решений могут широко применяться созданные ранее различные компоненты - Add-ins, Com Add-ins, ActiveX, DLL, многократно проверенные и многократно используемые. В Office 2000 Developer Edition можно создавать Com Add-ins, используя соответствующие шаблоны и непосредственно работая в программной среде редактора VBE.
Чтобы увеличить безопасность своих продуктов и повысить доверие пользователей, разработчики могут снабжать программные проекты на VBA цифровой подписью, гарантируя отсутствие вирусов. Новый программный интерфейс Microsoft Office Antivirus API предоставляет независимым разработчикам средства защиты от вирусов, позволяя проверять документы Office непосредственно перед их загрузкой.
Динамические веб-страницы и язык сценариев VBScript
Одно из главных направлений развития Office 2000, как уже отмечалось, связано с организацией совместной работы в сетях и использованием Интернета в качестве рабочего пространства. Веб-страницы становятся основным источником размещения информации в процессе совместной работы. Но пользователям явно недостаточно работы со статическими веб-страницами. Им нужны динамические страницы, которые могли бы реагировать на события, возникающие в процессе работы с размещенными на них объектами. В связи с этим резко возрастает роль языков сценариев, обеспечивающих требуемую динамичность. В настоящее время в Обозревателях широко используются два языка сценариев - Java Script и VBScript. Язык Microsoft VBScript подобно VBA встроен во все основные приложения Office 2000. Версия Microsoft Visual Basic Scripting Edition - это новейший и полноправный член семейства языков Visual Basic. Язык сценариев является упрощенной, бестиповой версией языка VBA. Для тех, кто уже знаком с другими членами этого семейства - языками VB или VBA и соответствующей средой редактора VBE, работа с языком и редактором VBScript не будет представлять особых трудностей. Конструкции языка, функции, работа с объектами, написание процедур - обработчиков событий - все привычно и позволяет без труда придавать динамику веб-страницам. Заметим, что VBScript-код может быть задан для исполнения как на клиентской стороне в Internet Explorer, так и на серверной в Microsoft Internet Information Server, когда создается ASP-страница, включающая scriptкод.
Оценка эффективности использования Office 2000 в организациях
Перед организациями, использующими предыдущие версии Office, неизбежно встает вопрос о целесообразности перехода на новую - Office 2000, и тогда им нужно оценить экономическую эффективность такого перехода, окупаемость неизбежных расходов, связанных с приобретением и установкой пакета, обучением персонала, а также продумать, какие выгоды сулит им Office 2000.
Оценить расходы можно с достаточной степенью достоверности. Определение стоимости перехода на новый продукт и владения им - задача сложная, но обозримая. Существуют методики, позволяющие вполне точно оценить расходы на приобретение, развертывание и сопровождение продукта и обучение персонала.
Ситуация с определением экономической выходы от владения новым продуктом сложнее. Следует различать две задачи:
- предприятие приобретает продукт с целью освоения принципиально новых возможностей бизнеса;
- продукт приобретается для повышения эффективности текущей деятельности.
В случае, когда превалирует взгляд на программный продукт как на инструмент революционного преобразования бизнеса, менеджер склонен утверждать, что эффект от его применения примерно равен величине дополнительно полученных прибылей за вычетом расходов на внедрение и сопровождение. В более "консервативной" ситуации, когда речь идет о повышении эффективности текущего бизнеса, внимание менеджера концентрируется на снижении затрат на выполнение конкретных операций, ведущих к сокращению времени исполнения работ и издержек.
С точки зрения стратегического менеджмента первый подход более важен. Однако при этом труднее использовать конкретные количественные методики оценки эффективности внедрения Microsoft Office 2000. Действительно, некоторые талантливые руководители могут применять специфические свойства Microsoft Office 2000 для того, чтобы открыть перед своими предприятиями принципиально новые блестящие перспективы. Судя по первым отзывам пользователей, это уже происходит в таких различных секторах, как консалтинг, адвокатура, новостные службы, электронная коммерция, банковское дело, провайдерские сервисы. В ближайшее время этот список, несомненно, будет расширен. Вполне вероятно, что некоторые фирмы, осваивающие сегодня Microsoft Office 2000 в качестве нового корпоративного стандарта бизнеса, через год-два станут признанными лидерами. Экономический эффект от этого очевиден, но оценить его довольно трудно. Определенная доля в этом успехе принадлежит использованию современных информационных технологий вообще и программным продуктам Microsoft и Microsoft Office 2000 в частности. Но не менее важна деятельность талантливых менеджеров. Если, используя Microsoft Office 2000, вы создали принципиально новый продукт, вышли с ним на рынок, сформировали новую категорию потребителей и далеко обогнали конкурентов - это ваша заслуга, хотя именно такую модель развития имеют в виду разработчики корпорации Microsoft, создавая свои новые продукты.
Если же говорить о количественных оценках эффективности использования Office 2000, основанных на факторах, допускающих непосредственное измерение, то для их получения необходимо:
- проанализировать структуру предприятия, определить категории и численность сотрудников, использующих офисное и коммуникационное программное обеспечение;
- рассчитать экономию времени для каждого подразделения при эффективном использовании возможностей Office 2000;
- учитывая уровень оплаты труда, основные налоги, стоимость аренды и телефонных переговоров, рассчитать экономию от использования Office 2000 в вашей организации.
Компания "Экстериа" (www.exteria.com), используя результаты опроса первых российских корпоративных пользователей Office 2000, собственные измерения и экспертные оценки, провела подобное исследование по разработанной ею методике. Согласно полученным оценкам, эффект, достигаемый от использования Office 2000, для типичного частного промышленного предприятия, расположенного за пределами Москвы, составляет от 200 до 5000 долларов в год на одного сотрудника. Так, предприятие из 20 сотрудников (3 менеджера, 2 бухгалтера, 2 системных инженера, 4 работника отдела закупок, 9 работников отдела продаж) получит годовую экономию приблизительно в размере 2000 долларов на одного сотрудника. Более подробные сведения по этому вопросу приведены в разделе "Экономика информационных технологий".
|
