Организация документооборота в корпоративных системах

Microsoft, являясь лидером в области производства базовых программных технологий, естественным образом участвует в создании базовых технологий, на которых независимые разработчики могут создавать различные приложения для работы с документами. Ниже рассматриваются средства создания подобного рода приложений при помощи Microsoft Exchange.

Microsoft Exchange Server как хранилище документов

Основу Microsoft Exchange Server составляет база данных информационного хранилища, специально спроектированного для хранения неструктурированной информации, характерной для хранилищ документов. Ядро базы данных Microsoft Exchange 5.5 предназначено для хранения сверхбольших объемов данных - размеры баз данных ограничиваются лишь наличием физических устройств, способных хранить подобные объемы.

При значительных объемах данных и количестве пользователей на передний план выходит задача производительности. Помимо оптимизации структуры базы данных были осуществлены преобразования по оптимизации работы с памятью. В частности, в настоящей версии используется динамическое выделение буфера памяти, что позволило сократить необходимые для работы сервера ресурсы ОЗУ и увеличить производительность системы. Также была существенно увеличена производительность процедуры резервного копирования (Backup). На проведенных корпорацией Microsoft тестах была показана производительность 60 Гб/ч. При этом резервное копирование базы данных Microsoft Exchange может производиться без остановки работы сервера, что также важно в корпоративных системах управления документами.

Microsoft Exchange Server 5.5 отличается возможностью восстановления сообщений, удаленных из базы данных. Администратор системы имеет возможность установить время, в течение которого пользователь, удаливший сообщения, сможет восстановить его, используя интерфейс клиентской программы. Теперь удаление сообщений из базы данных происходит в две фазы. На первой фазе происходит "мягкое удаление", после чего сообщение перестает быть видимым при просмотре папки клиентской программой, однако физически не удаляется из базы данных и доступно для восстановления. На второй фазе по истечении установленного для данной папки отрезка времени сообщение физически удаляется без возможности восстановления. Администратор может также задать в системе режим удаления сообщений только после создания резервной копии базы данных.

Кроме того, в Microsoft Exchange Server 5.5 служба информационного хранилища автоматически производит дефрагментацию базы данных без остановки системы.

Сервер Microsoft Exchange выполняет функции, не совсем традиционные для реляционных баз данных, в основном предназначенных для хранения и обработки хорошо структурированной табличной информации. К особенностям Microsoft Exchange можно отнести иерархическую организацию данных в архиве - структуру архива образуют папки, которые, в свою очередь, могут содержать другие папки и отдельные сообщения, при этом глубина иерархии дерева папок может быть неограниченно большой. В папках могут храниться как сообщения и электронные формы, так и обычные файлы документов.

Если сообщение или документ были посланы сразу нескольким получателям Microsoft Exchange, на сервере, с целью оптимизации дискового пространства, будет храниться только одна копия тела сообщения и файлов вложений. А в том случае если один из получателей сообщения отредактировал его содержимое, на сервере должна быть создана отдельная его копия. Пользователи могут удалять вложения из сообщений, не изменяя их текст, и наоборот. Все это требует особой структуры базы данных, которая могла бы обеспечить необходимую в данном случае гибкость архива и в то же время гарантировать оптимальность хранения данных и высокое быстродействие.

При создании распределенных архивов документов следует позаботиться о доступности необходимой информации в различных, иногда удаленных подразделениях. Microsoft Exchange содержит встроенные средства репликации содержимого папок коллективного доступа. В отличие от большинства имеющихся сегодня на рынке систем, механизм репликации Microsoft Exchange позволяет синхронизировать содержимое папок даже в режиме offline с использованием средств электронной почты.

При достаточно сложной структуре организации, подчас необходимо обеспечить доступ пользователей системы к информации не только в рамках локальной сети, но и по коммутируемым телефонным каналам, по каналам глобальных сетей передачи данных и по Интернету с использованием Web-технологии. Сегодня Microsoft Exchange поддерживает все эти способы подключения.

В случае разработки систем маршрутизации документов иногда бывает удобным обеспечить возможность связи удаленных пользователей в автономном режиме (off-line) по каналам электронной почты для обеспечения асинхронного взаимодействия с сервером системы. Microsoft Exchange позволяет создавать подобного рода приложения, о которых речь пойдет ниже. Для реализации данной задачи можно использовать как собственно средства электронной почты, так и средства локальной репликации, позволяющей синхронизировать содержимое папок коллективного пользования и персонального хранилища информации на локальном компьютере пользователя.

При создании систем управления документами необходимо реализовывать механизмы защиты от несанкционированного доступа. Данные механизмы уже реализованы в Microsoft Exchange. Однако средства разделения прав доступа определяются на уровне объекта "папка", что обычно недостаточно для систем управления документами.

Сервер Microsoft Exchange - среда для автоматической обработки документов

Помимо базовых средств хранения документов и обеспечения доступа к ним сервер Microsoft Exchange может служить средой автоматической обработки документов. Для этого в Microsoft Exchange реализован целый ряд механизмов. Прежде всего - это механизм правил автоматической обработки сообщений, существующий с самых первых версий Microsoft Exchange.

Другой механизм - агент Mailbox Agent, представляющий собой дополнительные компоненты расширения Microsoft Exchange Server, которые осуществляют автоматическую обработку сообщений, поступающих в определенный почтовый ящик. Однако данный механизм довольно трудоемок в использовании и требует достаточно сложного программирования.

Начиная с версии 5.5, Microsoft Exchange Server включает в свой состав дополнительную службу обработки серверных событий, позволяющую реализовать различные сценарии автоматической обработки событий, которые происходят на сервере Microsoft Exchange. Расширением этого механизма, позволяющего реализовать сложные последовательности обработки отдельного сообщения Microsoft Exchange, является технология Routing Object, которая появилась в Service Pack 1 для Microsoft Exchange Server 5.5.

Совершенно новым компонентом Microsoft Exchange Server 5.5 является служба обработки событий на сервере.

Пользователи, хорошо знакомые с Microsoft Exchange, должны вспомнить механизм правил автоматической обработки событий, который обеспечивал реализацию различных сценариев работы с сообщениями, поступившими в почтовые ящики и папки коллективного доступа. Являясь, несомненно, крайне полезным, этот механизм в то же время обеспечивал лишь базовый набор сценариев обработки: удаление, перемещение и пересылку получаемых сообщений - при наличии в них определенной информации. Подобного набора действий оказывалось недостаточно для создания комплексных приложений обработки информации. Например, отсутствовала возможность отбора сообщений по принципу наличия определенных значений не в стандартных полях сообщения, а в полях, созданных с помощью электронных форм, а также возможность реагирования на изменение значений полей в сообщениях, удаление сообщений и пр. Несмотря на наличие механизма программного расширения реакции на поступающие сообщения (Custom Rule), он оказался не очень удобным, так как требовал создания достаточно сложных приложений на языке программирования C/C++. Данные расширения также работали только на клиентских компьютерах пользователя.

Совершенно очевидно, что для создания более сложных сценариев обработки сообщений в сложных приложениях групповой работы с информацией требовались дополнительные механизмы. Служба обработки событий Microsoft Exchange представляет собой как раз подобный механизм.

Функционирование агента обработки событий во многом напоминает работу триггеров Microsoft SQL Server. Пользователь системы имеет возможность задать события, при наступлении которых будет реализовываться некий сценарий его обработки. Такими событиями могут быть поступление нового сообщения в папку коллективного доступа или в почтовый ящик пользователя, изменение каких-либо полей сообщения, хранящегося в папке, и удаление сообщения. Помимо этого имеется возможность привязывать инициализацию выполнения сценариев к определенному времени или выполнять их по расписанию.

Для каждой папки коллективного доступа и для каждого почтового ящика могут быть определены различные наборы событий, с которыми могут быть ассоциированы различные сценарии обработки информации (Рис. 44).

Рис. 44. Обработка событий в Microsoft Exchange Server

Сценарии представляют собой программные фрагменты, написанные на языках VBScript или JavaScript. Соответственно сценарии могут включать не только функции обработки сообщений, но и любую другую функциональность. Сценарии службы обработки событий Microsoft Exchange Server являются OLE-контейнерами, то есть могут инициализировать различные OLE-объекты, такие как объекты работы с данными (ADO, RDO и пр.), объекты управления транзакциями и пр. Таким образом, служба обработки событий Microsoft Exchange может использоваться для создания комплексных приложений, включающих в себя обработку информации из различных источников и использующих Microsoft Exchange в качестве механизма передачи информации. Примерами подобного рода приложений могут служить программы автоматической обработки информации об оплате товаров, полученной по электронной почте, переадресации факс-сообщений и пр. Служба обработки событий является надстройкой над базовыми службами Microsoft Exchange.

Microsoft Exchange Routing Object

Развитием технологии Event Service и объектной модели Microsoft Exchange является новый компонент, который называется Microsoft Exchange Routing. С появлением этого компонента разработчики получили возможность создавать более сложные сценарии обработки сообщений в папках Microsoft Exchange Server. Новый объект Microsoft Exchange, под названием Map (карта), ассоциируемый с отдельной папкой, позволяет описать последовательность действий над объектами Microsoft Exchange Server. Карта представляет собой последовательность шагов, которые система выполняет с сообщениями, попавшими в папку Microsoft Exchange. При сохранении сообщения в папке к нему присоединяется карта, с текущим указателем, установленным на ее начало. По мере выполнения различных действий с сообщением указатель будет перемещаться по карте до тех пор, пока сценарий не будет исполнен до конца. В одной папке может одновременно присутствовать множество сообщений, находящихся на различных этапах выполнения сценария (Рис. 45).

Рис. 45. Использование объекта Map в сценариях Microsoft Exchange

Изначально для карт определено только четыре действия:

• GoTo - переход на указанную строку карты;
• ORSplit - аналогичен оператору IF;
• ANDSplit - разветвление маршрута;
• Wait - ожидание определенного количества минут.

Данные действия позволяют лишь осуществлять навигацию по карте и привязывать выполнение отдельных этапов к конкретному времени.

Дополнительно разработчики могут определять любые действия как с самим сообщением, с которым ассоциирована карта, так и с любыми другими объектами. При наступлении очередного действия, описанного в карте, Event Service инициализирует соответствующий обработчик и передает ему указатель на текущую папку и на сообщение, для которого наступил данный этап в Карте. Обработчик представляет собой код на VB Script или Java Script, написанный при создании карты точно так же, как пишутся обычные сценарии для службы обработки событий.

Microsoft Exchange Routing Object, хотя и не является законченным приложением, позволяет существенно упростить создание приложений, реализующих различные сценарии обработки сообщений и документов.

Microsoft Outlook - клиент Microsoft Exchange

Если Microsoft Exchange Server предоставляет базовые средства для хранения и автоматической обработки документов, то Microsoft Outlook может служить основой для создания клиентских приложений систем управления документами. В основу Microsoft Outlook положена концепция универсальной папки Входящие (Inbox). Основная идея данной концепции - обеспечить единое средство доступа ко всем работам, которые должен выполнять пользователь. При этом работы могут поступать из различных источников, предоставляя пользователю различный интерфейс в зависимости от типа поступающей задачи. Помимо доступа к актуальным заданиям Microsoft Exchange обеспечивает также доступ к разнородным информационным источникам и удобную навигацию по ним, а также средства, упрощающие взаимодействие пользователя с этой информацией и автоматизирующие различные клиентские функции по ее обработке.

Microsoft Exchange Server содержит мощные средства представления данных и навигации по ним. Microsoft Outlook предлагает крайне удобный графический инструмент построения представлений для папок Microsoft Exchange. При этом в качестве информационного объекта, хранящегося в папках, могут выступать обычные файлы документов или более сложные объекты - электронные формы Outlook. В этом случае в качестве полей для построения представлений могут выступать свойства документов, в том числе и пользовательские свойства, и поля электронных форм.

По данным полям могут не только создаваться представления, но и строиться пользовательские фильтры. Их можно применять для поиска объектов в папках, а также для описания правил автоматической обработки документов в папках.

Еще одна встроенная возможность Microsoft Exchange Server - средство построения "моделируемых" (управляемых) архивов. При определении одного из пользователей системы в качестве модератора папки коллективного доступа любая информация, поступающая в папку, будет предварительно переправляться данному пользователю.

При создании приложений управления документами очень важной функцией является автоматическое напоминание о необходимости выполнения того или иного действия.

Microsoft Outlook позволяет ассоциировать с документами так называемые флаги, представляющие собой специальные визуальные метки, служащие для напоминания о различных действиях, которые должны быть выполнены с документами. В случае если при задании флага было введено время, система автоматически напомнит о необходимости выполнения соответствующего действия.

К другому способу реализации механизма напоминаний относятся встроенный в Microsoft Outlook планировщик и средства управления текущими задачами. При разработке приложений имеется возможность использовать данные механизмы.

Удобный и мощный дизайнер форм Microsoft Outlook позволяет в интерактивном режиме разрабатывать электронные формы, реализующие, например, механизм карточек документов в архиве. При этом, как мы уже упоминали выше, поля форм могут использоваться для построения представлений папок и поиска информации в папках. В случае необходимости разработчики имеют возможность существенно изменить поведение клиентской программы в различных ситуациях. Для этого необходимо использовать механизм клиентских расширений (Client Extension).

В случае если производитель системы управления документами, базирующейся не на Microsoft Exchange, хочет обеспечить доступ к данным своей системы непосредственно из Microsoft Outlook, имеется возможность разработать специальные компоненты (MAPI Providers), реализующие данную задачу.