Совокупная стоимость владения и экономика ИТ

Совокупная стоимость владения, или ССВ (Total Cost of Ownership, TCO) - это комплексная модель, которая призвана помочь ИТ-менеджерам систем масштаба предприятия в управлении плановыми (прямыми) и внеплановыми (косвенными) затратами, связанными с владением и использованием ИТ-компонентов на протяжении всего их жизненного цикла, а также в их анализе. Правильная модель ССВ помогает выделить текущие проблемы, определить требования по изменению существующей инфраструктуры и обеспечивает необходимую обратную связь при управлении затратами.

Что дает использование модели ССВ организациям. У каждой организации могут быть свои собственные причины, чтобы заняться исследованием вопросов измерения, снижения ССВ и управления ими. Тем не менее, можно назвать ряд преимуществ, которые может получить любая компания, принявшая решение об управлении и снижении ССВ:

• получение точной и "измеримой" структуры затрат на ИТ-инфраструктуру;
• улучшенное прогнозирование и управление;
• улучшенная передача технологий;
• улучшенная передача знаний;
• лучшее управление бюджетом организации и его контроль;
• улучшение работы внутрикорпоративной службы поддержки;
• использование промышленных стандартов;
• повышение готовности сервисных служб;
• уменьшение числа обращений пользователей в службу поддержки.

Анализ расходов на ИТ с применением модели совокупной стоимости владения подтверждает, что расходы на программно-аппаратные средства связаны с различными статьями затрат, например на техническую поддержку, обучение и простои. Компания Interpose в сотрудничестве с корпорацией Microsoft разработала модель ССВ, которая позволяет легко измерять этот показатель и напрямую использовать его для выработки действенных планов улучшения структуры расходов на ИТ.

Модель ССВ Microsoft и Interpose

Модель ССВ, предложенная Microsoft и Interpose, увеличивает функциональность общих моделей ССВ, разработанных другими компаниями. Как принято для подобных моделей, в ее основе лежат прямые и косвенные расходы, связанные с владением и использованием ИТ-компонентов, но в дополнение к этому в ней еще рассматриваются и методы и средства управления этими расходами. Используя предлагаемые ресурсы, ИТ-менеджеры сначала могут измерить величину ССВ и использовать модель для создания планов по улучшению и снижению расходов - это достигается благодаря тому, что Microsoft упростила модель ССВ и разработала специальные инструменты для ее поддержки.

В соответствии с моделью ССВ Microsoft и Interpose общие затраты на ИС разделяются на две группы: прямые и косвенные. Прямые затраты можно узнать, проанализировав бюджеты типичных ИС; например, на Рис. 17 представлено среднее распределение расходов для сети на базе Windows 9х, полученное по данным анализа IDC (www.idc.com) и Interpose.

Рис. 17. Распределение расходов для сети на базе Windows 9x

Как видно из приведенного рисунка, затраты на аппаратно-программные средства составляют всего лишь около четверти (23%) общей стоимости развертывания информационной системы и владения ею. Большая часть затрат связана с администрированием и технической поддержкой, которые ведутся ИТ-специалистами, а также со скрытыми расходами на управление и поддержку настольных систем самими пользователями.

Модель ССВ позволяет разобраться в структуре этих расходов и открывает широкие перспективы для их сокращения, так как они в основном связаны с трудозатратами на управление процессами, обучение и операции с соответствующими инструментальными средствами. При анализе структуры расходов часто упускают из виду тот факт, что рост затрат ведет к пропорциональному повышению эффективности работы сотрудников и гибкости, а чрезмерная экономия (например, на обучении), напротив, приводит к увеличению времени простоев и числа обращений за технической поддержкой.

Следует, однако, отметить, что при оценке ССВ в организации зачастую отсутствует четкое понимание бюджетных вопросов. Большинство организаций не слишком аккуратно отслеживает расходы на ИС: нет детальной информации по местонахождению фондов, общей численности пользователей и трудозатратам. Четко определенная модель ССВ помогает избежать таких недостатков и разграничить следующие виды затрат:

• на аппаратно-программные средства (капитальные вложения и отчисления по лицензиям на новые системы, модернизацию и обновления);
• на администрирование (оплата сетевого и системного администрирования, администрирования накопителей, труда и аутсорсинга, а также задачи реагирующего и упреждающего управления);
• на поддержку (служба технической поддержки, обучение, материально-техническое снабжение, командировки, договоры на обслуживание и поддержку, а также накладные расходы);
• на разработку (создание приложений и контента, тестирование и подготовка документации, в том числе разработка новых проектов, адаптация к требованиям заказчиков и обслуживание);
• на оплату коммуникационных средств (выделенной линии и доступа к серверам).

Так называемые косвенные затраты, возникающие в связи с тем, что конечные пользователи самостоятельно организуют поддержку себе и своим коллегам, редко учитываются организациями, работающими с ИС. Но по мере сокращения бюджета ИС и переноса бремени технической поддержки непосредственно на конечных пользователей может начаться неконтролируемый их рост.

Как показывают исследования Interpose, свыше 50% потребности организации в расходах на ИТ образуется вне традиционных бюджетов ИС. Косвенные затраты в большинстве случаев учитывать труднее. Их можно приблизительно оценить по записям, которые ведет служба технической поддержки, и путем опроса пользователей (к кому они обращаются за помощью - в службу технической поддержки или к коллегам). Модель ССВ и соответствующая методология помогают организовать исследования и количественный анализ косвенных затрат, в том числе:

• связанных с конечными пользователями (самостоятельное разрешение проблем, обращение к коллегам, нерегулярное изучение каких-либо материалов, действия методом проб и ошибок);
• вызванных простоями (потери из-за плановых и внеплановых перерывов).