Экономика информационных технологий

Современная информационная система предприятия – это не просто множество компьютеров с установленными на них программами для подготовки писем или заполнения ведомостей. Информационная система – это средство и среда для:

·        сбора, хранения и анализа внутрикорпоративной и внешней информации из многих источников;

·        коллективной работы, обмена и совместного "производства" знаний;

·        оперативного принятия и реализации оптимальных деловых решений.

Предприятие, эксплуатирующее современную информационную систему, выигрывает в точности производственных и финансовых прогнозов. Результат очевиден, и именно он определяет быстро растущий интерес предприятий во всем мире и, в частности, в России к внедрению самых передовых информационных технологий. В качестве подтверждения этого можно отметить, что последние 10-15 лет лидерами мирового и российского рынка стали компании, эффективно использующие современные достижения информационных технологий. Однако и сейчас этим компаниям приходится решать следующие практические вопросы, связанные с внедрением или модернизацией информационных систем:

·        какие задачи должны решаться на предприятии средствами информационных технологий;

·        как воспользоваться ими с максимальной эффективностью;

·        какие решения выбрать и как их внедрить в минимальные сроки и с минимальными издержками.

Решение об инвестициях в информационные технологии (ИТ), как и любые другие деловые решения, должно приниматься исходя из соображений экономической целесообразности, которая определяется, как минимум, тремя факторами: выгодой, риском и расходами. В данном разделе рассматриваются вопросы, связанные с принципами построения эффективных информационных систем, а также с методами, позволяющими оценить экономический эффект, связанный с внедрением продуктов информационных технологий.

Принципы построения эффективной ИС

Последнее десятилетие ХХ века – это время интенсивного развития информационных технологий. Почему же при внедрении и эксплуатации информационных систем многие компаний сталкиваются с еще более серьезными проблемами, чем при их отсутствии?

Для одних организаций проблемы связаны с использованием дорогостоящих и очень сложных системам, внедренных ранее. У других компаний существуют проблемы во взаимоотношениях между бизнес-подразделениями и ИТ-отделами: они не могут (или не хотят) найти общий язык – а в результате страдает общее дело. И, наконец, в некоторых компаниях отсутствует правильная стратегия выбора решений, которые могли бы обеспечить реализацию необходимых функциональных возможностей.

Результаты исследования, проведенного корпорацией Microsoft и аналитическим агентством McKinsey (www.microsoft.com/rus/industry/metodology) показали, что существует ряд компаний, которые смогли по-настоящему овладеть информационными технологиями и получают от их использования реальную пользу.

Исследование показало, что отличительной чертой этих "правильных" компаний является не техническое мастерство, а способ организации информационных систем. По сути, они управляют своими информационными системами примерно так же, как и другими важными функциями и процессами: обеспечивая административную поддержку на самом высоком уровне, прививая специалистам по информационным технологиям знание бизнес-терминологии и ориентируя усилия сотрудников технического отдела на достижение конкретных бизнес-целей.

В основе успеха таких компаний лежат шесть принципов, характерных для всех успешно использующих информационные технологии компаний. Эти принципы – своеобразные шесть заповедей успеха компании.

В основном, эти принципы показывают, что достижение успеха в сфере использования ИТ в меньшей степени связано с преодолением технических трудностей и в большей – с организацией управления информационной системой компании. Для правильного использования ИТ с организационной точки зрения необходимы последовательные изменения, строгая дисциплина и тесное взаимодействие бизнес-подразделений и ИТ-служб, а с технологической точки зрения – наличие технологий, стандартов и продуктов.

Платформа Microsoft предоставляет все эти составляющие и реально помогает в разработке и создании эффективных информационных систем.

Итак, рассмотрим принципы построения эффективной ИС.

 

Основанием для внедрения новой информационной системы на вашем предприятии должна быть экономическая необходимость, а не, например, появление новых технологий.

 

Из-за взаимного недопонимания, как правило, характерного для отношений между руководителями бизнес-подразделений и ИТ-отделов, информационная система зачастую плохо связана со стратегией основной деятельности и рабочими процессами, ее реализующими. Лучшие из компаний стремятся ликвидировать этот разрыв и соединить развитие информационных технологий с разработкой бизнес-стратегии.

В компаниях с более высокой производительностью за информационную систему отвечают руководители бизнес-отделов, а не технические руководители. Это означает, что руководители бизнеса отвечают за выбор, внедрение и оценку преимуществ новых приложений. ИТ-отдел сотрудничает с основными отделами в разработке приложений и выступает в роли "хозяина" технологической инфраструктуры.

При таком подходе руководители платят за то, что им по-настоящему нужно, потому что это напрямую связано с бюджетом организации. Кроме того, руководители начинают быстрее принимать решения, устанавливая более короткие сроки выполнения работ и разбивая процесс внедрения на этапы, чтобы как можно скорее получить конкретные результаты.

Назначение руководителей бизнес-подразделений ответственными за ИС означает, что ИТ-отдел поддерживает новые разработки и отвечает за организацию экономичной инфраструктуры. Руководство, со своей стороны, должно обладать достаточными знаниями, чтобы поддерживать конструктивный диалог со своим ИТ-отделом.

Это означает, что сотрудники ИТ-отдела должны использовать бизнес-терминологию, а не технический жаргон. Благодаря этому, руководители ИТ-отделов и бизнес-подразделений смогут оценивать эффективность предлагаемых решений и совместно проводить необходимую корректировку в случае неудач.

 

Объем финансирования новой информационной системы должен определяться соображениями финансовой выгоды.

 

Результаты исследования показывают, что компании, успешно использующие ИТ в своей деятельности, принимают решения о новых крупных инвестициях в информационные технологии так же, как и любые другие финансовые решения – сочетая качественную оценку с точки зрения бизнеса со строгим анализом затрат и выгод. Особенно важно то, что решения об инвестициях принимаются на основе полноценного бизнес-анализа, что дает возможность понять и оценить менее определенные, меньше поддающиеся количественным оценкам и более стратегически важные аспекты решений по инвестированию в информационные технологии.

Один из способов количественной оценки крайне неопределенных, но стратегически важных проектов заключается в применении научно-исследовательского подхода и тестировании систем в небольших масштабах.

Кроме того, "правильные" компании, решая вопросы приобретения приложений и развития инфраструктуры, думают не только об отдельных проектах, но и учитывают долгосрочные перспективы. В таких компаниях при стратегическом планировании информационные технологии обязательно принимаются во внимание, и ИТ-отдел следит не только за текущим состоянием реализуемых проектов, но и за стратегическими планами компании на ближайшие три – пять лет.

И, наконец, компании, успешно решающие проблемы, связанные с информационными технологиями, избегают крупных единовременных капиталовложений, предпочитая постоянно обновлять свои системы и ежегодно инвестировать средства в их совершенствование на регулярной основе. Такой подход позволяет сохранять высокий технический уровень и надежно защищает от снижения эффективности работы, связанной с несбалансированной политикой. Руководство компании должно понимать, что решения в области информационных технологий, как и в других сферах, следует принимать взвешенно. Единственный источник умения выбрать правильное решение – опыт. Те компании, которым не удается привлечь своих бизнес-менеджеров к обсуждению перспектив развития информационной системы, и которые вместо этого бесконечно сменяют руководителей информационно-технических отделов, не смогут достичь необходимого уровня квалификации при принятии решений.

 

Новая информационная система должна иметь простую и гибкую структуру.

 

На словах многие компании выступают за стандартизацию, но лишь немногие из них реально придерживаются стандартов. Большинство компаний использует целый "ворох" приложений, разработанных самостоятельно или приобретенных у различных поставщиков. Иногда для таких задач, как электронная почта или выписка счетов, используется несколько базовых систем. В результате возникают сложные и громоздкие конгломераты приложений, и теряется гибкость инфраструктуры.

"Правильные" компании обеспечивают простоту и гибкость своей технологической среды за счет жесткого определения стандартов архитектуры и глубокого анализа реальных плюсов и минусов в каждом конкретном случае отклонения от этих стандартов. Им удается сохранить простоту системы, благодаря сокращению числа используемых технологий и платформ, а также благодаря построению гибких и простых в реализации архитектур.

При построении ИС учитываются и коммерческие аспекты, а именно: какие стандарты приняты в отрасли и насколько гарантированна поддержка данных технологий в будущем, так как поддержание морально устаревшей системы обходится чрезвычайно дорого.

Следует помнить, что при принятии решений в отношении применения и введения определенных стандартов руководители организаций не обязательно должны вникать в детали, но они должны быть готовы к необходимости настоять на соблюдении выбранных стандартов. Если эти решения затрагивают различные сферы бизнеса, то на руководителя ложатся обязанности по выработке компромиссов и принятию оптимальных решений.

 

 

Нужно выбирать решения, которые приносят конкретную пользу бизнесу практически с момента внедрения.

Чтобы избежать единовременной замены всех устаревших информационных систем, компании, успешно использующие информационные технологии, применяют стратегию поэтапного ввода. При таком подходе происходит постепенная модернизация всех систем. Этот метод весьма привлекателен; поскольку в этом случае пользователи системы и, что самое главное, руководители компании быстро видят реальную отдачу.

"Правильные" компании используют везде, где только возможно, стандартное программное обеспечение и вносят минимальные изменения в программы, предпочитая вместо этого рационализировать свои процессы.

"Золотое" правило: программное обеспечение стоит модифицировать только в том случае, если в первый же год инвестиции в разработку окупятся в четырехкратном размере – только при таком соотношении будут покрыты расходы, связанные с поддержанием нестандартных программ.

Если разработки по заказу нельзя избежать или целью является наличие частной разработки, то "правильные" компании сосредотачивают свое внимание на тех 20% функций, которые отвечают за 80% деятельности компании. Они ставят перед собой задачу быстро разработать все эти функции, используя при этом такие приемы, как пилотный проект.

Одной из наиболее приоритетных задач для всей организации при разработке приложений является четкое соблюдение сроков. Зачастую к работе привлекаются сторонние компании, чтобы привнести в ИТ-отдел диктуемую рыночными условиями дисциплину и ускорить процесс разработки.

После внедрения приложения "правильные" компании в обязательном порядке проводят ревизию завершенного проекта и заново оценивают выполненную разработку, полученный опыт учитывается в дальнейшей практике.

Для того чтобы такой подход заработал, руководители компании должны в достаточной мере знать о функциональности программного обеспечения, чтобы суметь проанализировать заявления о том, что стандартных функций такого ПО недостаточно. Они должны суметь потребовать реальные доказательства необходимости модификации стандартного программного обеспечения и понять несостоятельность приводимых доказательств.

 

Следует постоянно совершенствовать информационную систему предприятия, добиваясь оптимальных производительности, надежности и удобства использования.

 

Компании часто недооценивают затраты на простое поддержание работы информационных систем. Во многих случаях затраты на приобретение той или иной ИТ технологии составляют лишь 1/3 от затрат на эксплуатацию. Активное управление этой сферой деятельности поможет избежать стремительного роста текущих расходов на эксплуатацию и поддержание системы.

Если разработку приложений сравнить с производством продукции, то работу ИС можно сравнить с работой завода. Как и на заводе, многие действия выполняются круглосуточно и зачастую требуют мгновенной реакции.

Большинство "правильных" компаний оценивает производительность информационных центров и глобальных сетей по эталонным тестам.

Во многих отношениях управление ИТ деятельностью требует больше административных, чем технических навыков. Поэтому чтобы достичь совершенства в эксплуатации системы, руководство должно научиться отделять расходы на поддержание системы от инвестиций в новое аппаратно-программное обеспечение. Новые инвестиции следует оценивать как решения по капиталовложениям, а эксплуатацию – исходя из поставленных целей в области обслуживания и затрат.

 

ИТ-отдел должен хорошо разбираться в бизнесе, а специалисты других подразделений должны понимать методы эффективного использования информационных технологий. Внедрять новую информационную систему они должны совместно.

Опыт показывает, что руководство "мудрых" компаний инициирует дискуссии об информационных технологиях среди руководителей основных направлений деятельности и технических руководителей. Важным результатом таких дискуссий является привлечение к планированию информационных технологий тех людей, учет интересов которых может устранить разрыв между технологиями и бизнесом.

В большинстве успешно использующих информационные технологии компаний менеджер по информатизации или руководитель ИТ-подразделения, в первую очередь, является бизнес-руководителем и только во вторую – техническим специалистом. В таких компаниях ИТ-отдел тесно интегрирован с остальными подразделениями, его сотрудники размещаются бок о бок с остальным персоналом и работа над всеми усовершенствованиями осуществляется совместно.

Бизнес-подразделения и ИТ-отдел должны совместно работать над принятием решений в области информатизации, чтобы обеспечить их обоснованность. Для этого сотрудники компании должны иметь базовые знания в области ИТ, а специалисты ИТ-отдела – знания об основной деятельности компании. Поэтому ключевым моментом является привлечение основного персонала на стадии разработки и внедрения проекта.

В "правильных" организациях структура ИТ- отделов проста. Небольшое число сотрудников занимается поддержкой, а основной внимание уделяется производительности. "Правильные" компании понимают, что они не могут держать специалистов по всем направлениям, которые им могут понадобиться, и имеют только тех, потребность в которых особенно значительна или важна, а за другими услугами обращаются к внешним организациям. Они также постоянно следят за тем, чтобы поддерживать у сотрудников навыки по ключевым бизнес-процессам, и стремятся ограничить доступ представителей сторонних фирм к своим специализированным системам, дающим компаниям преимущество перед конкурентами, с тем, чтобы не допустить утечки информации через подрядчиков или поставщиков.

 

Для извлечения максимальной выгоды из инвестиций в информационно-техническое развитие нужны систематические действия. Недостаточно применить на практике один или два из шести принципов; надо одновременно следовать всем шести. Для правильной организации использования информационных технологий необходимы последовательные изменения, строгая дисциплина, тесное взаимодействие бизнес-подразделений и информационно-технического отдела. И со временем вы получите огромные преимущества.

Однако следует отметить, что даже компании, построившие успешно работающую информационную систему, должны внимательно следить за стремительным развитием технологий. Необходимо помнить, что стоящие сегодня перед организациями вопросы в области информационных технологий носят в основном административный характер; а сами по себе технологии не могут существенно сказаться на производительности. Правильное управление информационной системой и ее использование для получения стратегических преимуществ требуют дисциплины и опыта. А для этого, в свою очередь, необходимо, чтобы развитие информационных технологий было тесно сопряжено с переориентацией культуры управления, в основе которого должны лежать осведомленность высшей администрации в области информационных технологий и грамотное руководство развитием информационной системы с ее стороны.

IT Advisor – основной инструмент ИТ-менеджера

Основная трудность, с которой могут столкнуться многие компании при попытке применения на практике перечисленных шести принципов, заключается в оценке текущей производительности своей информационной системы и определении качественных и количественных характеристик, которые можно было бы использовать для такой оценки. Для эффективной диагностики следует изучить структуру сегодняшних расходов и их влияние на бизнес с учетом вчерашних инвестиций в приложения, инфраструктуру и организацию. Кроме того, необходимую информацию даст анализ процессов управления, используемых компанией для выбора стратегического и технического направления, а также для финансирования, использования и ревизии инвестиций в информационные технологии.

В условиях глобализации бизнеса деловым людям все труднее руководствоваться только соображениями "здравого смысла" и собственной интуицией. ИТ-менеджер должен видеть картину бизнеса шире и не сосредотачиваться на решении одной конкретной задачи – для каждой проблемы можно найти свое решение, но лучше найти систему решений.

Серия программ IT Advisor

Для того чтобы помочь ИТ-менеджеру в оценке состояния развития его информационной системы, корпорация Microsoft разработала серию программ под общим названием IT Advisor (www.microsoft.com/enterprise/itadvisor.html). Эти программы представляют собой набор интерактивных инструментов для качественной оценки эффективности вложений в информационный технологии и процессы, а также для определения приоритетов этих вложений. Программы построены таким образом, что, ответив на ряд вопросов, построенных так, что нельзя дать взаимоисключающие ответы, и объединенных в несколько групп, ИТ-менеджер (или руководитель) в результате получает характеристику состояния дел в области информационных технологий в его компании, а также ряд советов по его улучшению

Программы серии IT Advisor предназначены, в основном, для лиц, принимающих решения в отношении информационных технологий – как ИТ-специалистов, так и руководителей средних и крупных организаций, информационная система которых имеет сложную и распределенную структуру.

IT Advisor for Commerce (www.microsoft.com/enterprise/building/advisor/commerce/index.asp) – это программа, которая может помочь клиентами, консультантам и партнерам компании в определении и оценке ситуации в ней в отношении электронной коммерции, включая технологии и бизнес-процессы. Результаты работы этой программы могут быть использованы для дальнейшего изучения, обсуждения и управления состоянием дел в области электронной коммерции в организации.

Программа IT Advisor for Commerce доступна в двух видах: в онлайновом веб-варианте и как автономный модуль (IT Advisor for Commerce Desktop Edition).

Рис. 1. IT Advisor for Commerce

IT Advisor for Governance. Эта программа предназначена для оценки вложений в ИТ-инфраструктуру предприятия с точки зрения определения преимуществ и выгод, которые компания может получить в результате этих инвестиций. IT Advisor for Governance (www.microsoft.com/enterprise/building/advisor/governance/index.asp) создан на основе исследования, проведенного агентством McKinsey (mckinseyquarterly.com/infotech/sipr97.asp).

Программа IT Advisor for Governance доступна в двух видах: в онлайновом веб-варианте и как автономный модуль (IT Advisor for Governance Desktop Edition).

Рис. 2. IT Advisor for Governance

IT Advisor for Knowledge Management. Этот модуль (www.microsoft.com/enterprise/building/advisor/KM/index.asp) поможет определить, насколько хорошо компания использует инструменты и технологии управления знаниями. Она была разработана при участии компаний, лидеров в этой области, и дает возможность определить, каким именно образом управление знаниями "помогает" развитию бизнеса, а также обеспечивает основу для установки приоритетов и планирования будущих разработок.

Программа IT Advisor for Knowledge Management доступна в двух видах: в онлайновом веб-варианте и как автономный модуль (IT Advisor for Knowledge Management Desktop Edition).

Рис. 3. IT Advisor for Knowledge Management

IT Advisor for Risk Management. Программа (www.microsoft.com/enterprise/building/advisor/risk/index.htm) предназначена для того, чтобы помочь заказчикам, консультантам и партнерам в определении, оценке и управлении рисками в различных ИТ-проектах. Она помогает ИТ-менеджерам постоянно следить за ходом выполнения проектов, увеличивая тем самым вероятность их успешного выполнения. Кроме этого, она позволяет определить и устранить критические моменты, которые могут возникнуть при выполнении проекта и привести к его срыву.

Программа IT Advisor for Risk Management доступна в двух видах: в онлайновом веб-варианте и как автономный модуль (IT Advisor for Risk Management Desktop Edition).

Рис. 4. IT Advisor for Risk Management

IT Advisor for Security. Программа IT Advisor for Security (www.microsoft.com/enterprise/building/advisor/security/index.asp) предназначена для того, чтобы помочь заказчикам, консультантам и партнерам в определении, оценке и управлении безопасностью в ИТ-проектах, сети предприятия и в самой компании. Она поможет ИТ-менеджеру оценить состояние дел с точки зрения обеспечения безопасности в ИТ-инфраструктуре компании, кроме этого программа может предупредить о тех проблемах безопасности, которые не были учтены при планировании или реализации ИТ-проекта или какого-либо решения.

Программа IT Advisor for Security доступна в двух видах: в онлайновом веб-варианте и как автономный модуль IT Advisor for Security Desktop Edition).

Рис. 5. IT Advisor for Risk Management

IT Advisor Database Consolidation Tool. Эта программа предназначена для объединения баз данных, созданных при работе других программ серии IT Advisor. Полученная единая база данных может быть использована для получения различных отчетов для дальнейших оценок и сравнительного анализа. Этот модуль доступен только в виде автономной программы, которую можно загрузить по адресу ftp://ftp.microsoft.com/services/enterprise/ITAdvisor/Setup.exe

Совокупная стоимость владения и экономика ИТ

Совокупная стоимость владения или ССВ (по-английски –Total Cost of Ownership, TCO) – это комплексная модель, которая призвана помочь ИТ-менеджерам систем масштаба предприятия анализировать и управлять плановыми (прямыми) и внеплановыми (косвенными) затратами, связанными с владением и использованием ИТ-компонентов на протяжении всего их жизненного цикла. Правильная модель ССВ помогает выделить текущие проблемы, определить требования по изменению существующей инфраструктуры и обеспечивает необходимую обратную связь при управлении затратами.

Что дает использование модели ССВ организациям? Каждая организация может иметь свои собственные причины, по которым она стала исследовать вопросы измерения, управления и снижения ССВ. Тем не менее, можно назвать следующие преимущества, которые может получить любая компания, принявшая решение об управлении и снижении ССВ:

·         Получение точной и "измеримой" структуры затрат на ИТ-инфраструктуру

·         Улучшенное прогнозирование и управление

·         Улучшенная передача технологий

·         Улучшенная передача знаний

·         Лучшее управление и контроль бюджета организации

·         Улучшение работы внутрикорпоративной службы поддержки

·         Использование промышленных стандартов

·         Повышение готовности сервисных служб

·         Уменьшение числа обращений пользователей в службу поддержки

Анализ расходов на ИТ с применением модели совокупной стоимости владения подтверждает, что расходы на программно-аппаратные средства связаны с другими статьями затрат, например на техническую поддержку, обучение и простои. Компания Interpose в сотрудничестве с корпорацией Microsoft разработала модель ССВ, которая позволяет легко измерять этот показатель и напрямую использовать его для выработки действенных планов улучшения структуры расходов на ИТ.

Модель ССВ Microsoft и Interpose

Модель ССВ, предложенная Microsoft и Interpose, увеличивает функциональность общих моделей ССВ, разработанных другими компаниями. Как и в других моделях, в ее основе лежат прямые и косвенные расходы, связанные с владением и использованием ИТ-компонентов, но в дополнение к этому в этой модели рассматриваются и методы и средства управления этими расходами. Используя предлагаемые ресурсы, ИТ-менеджеры сначала могут измерить величину ССВ и использовать модель для создания планов по улучшению и снижению расходов – это достигается благодаря тому, что Microsoft упростила модель ССВ и разработала специальные инструменты для ее поддержки.

В соответствии с моделью ССВ Microsoft и Interpose общие затраты на ИС разделяются на две группы: прямые и косвенные затраты. Прямые затраты можно узнать, анализируя бюджеты типичных ИС, например, среднее распределение расходов для сети на базе Windows 9х (по данным анализа IDC и Interpose, 1996) выглядит следующим образом

 

Рис. 6. Распределение расходов для сети на базе Windows 9x

Как видно из приведенного рисунка затраты на аппаратно-программные средства составляют всего лишь около четверти (23%) общей стоимости развертывания и владения информационной системой. Большая часть затрат связана с администрированием и технической поддержкой, которые ведутся ИТ-специалистами, а также со скрытыми расходами на управление и поддержку настольных систем самими пользователями.

Модель ССВ позволяет разобраться в структуре этих расходов и открывает широкие перспективы для их сокращения, так как они в основном связаны с трудозатратами на управление процессами, обучение и операции с соответствующими инструментальными средствами. При анализе структуры расходов часто упускают из виду тот факт, что рост затрат ведет к пропорциональному повышению эффективности работы сотрудников и гибкости, а чрезмерная экономия (например, на обучении), напротив, приводит к увеличению времени простоев и числа обращений за технической поддержкой.

Следует, однако, отметить, что при оценке ССВ в организации зачастую отсутствует четкое понимание бюджетных вопросов. Большинство организаций не слишком аккуратно отслеживает расходы на ИС: нет детальной информации по местонахождению фондов, общей численности пользователей и трудозатратам. Четко определенная модель ССВ помогает избежать таких недостатков и разграничить следующие виды затрат:

·         на аппаратно-программные средства (капитальные вложения и отчисления по лицензиям на новые системы, модернизацию и обновления);

·         на администрирование (оплата сетевого и системного администрирования, администрирования накопителей, труда и аутсорсинга, а также задачи реагирующего и упреждающего управления);

·         на поддержку (служба технической поддержки, обучение, материально-техническое снабжение, командировки, договоры на обслуживание и поддержку, а также накладные расходы);

·         на разработку (создание приложений и контента, тестирование и подготовка документации, в том числе разработка новых проектов, адаптация к требованиям заказчиков и обслуживание);

·         на оплату коммуникационных средств (выделенной линии и доступа к серверам).

Так называемые косвенные затраты, возникающие в связи с тем, что конечные пользователи предоставляют поддержку сами себе и своим коллегам, редко учитываются организациями, работающими с ИС. Но по мере сокращения бюджета ИС и переноса "бремени" технической поддержки непосредственно на конечных пользователей может начаться неконтролируемый рост этих затрат.

Как показывают исследования Interpose, свыше 50% средних расходов организаций на ИТ образуются вне традиционных бюджетов ИС. Косвенные затраты в большинстве организаций учитывать труднее. Их можно приблизительно оценить по записям, которые ведет служба технической поддержки, и путем опроса пользователей (к кому они обращаются за помощью – в службу технической поддержки или к коллегам). Модель ССВ и соответствующая методология помогают в организации исследований и количественного анализа косвенных затрат, в том числе:

·         связанных с конечными пользователями (самостоятельное разрешение проблем, обращение к коллегам, нерегулярное изучение каких-либо материалов, действия методом проб и ошибок);

·         вызванных простоями (потери из-за плановых и внеплановых перерывов).

Оценка экономического эффекта от внедрения ИТ

Модель полного экономического эффекта, или ПЭЭ (Total Economic Impact, TEI) была разработана компанией Giga Group с целью анализа решений в области информационных технологий. В основу модели ПЭЭ положена модель ССВ и обобщенные результаты длительной работы компании по снижению расходов.

Ни одна модель, предназначенная для оценки проектов, не может обойтись без учета разносторонних компонентов общей стоимости, в число которых входят: капитальные расходы на аппаратные средства и программное обеспечение, текущие эксплуатационные, оперативные и административные расходы на приобретение и обслуживание технологических производственных фондов.

Рис. 7. Модель полного экономического эффекта

Модель ПЭЭ, разработанная Giga Group, не ограничиваясь характеристиками ССВ, учитывает еще три дополнительных фактора:

Преимущества

Главная цель любого проекта в области информационных технологий состоит в том, чтобы предоставить пользователям такие услуги, которые позволят им лучше выполнять свои служебные обязанности. В связи с этим перед информационными структурами предприятия возникает задача: во взаимодействии с производственными подразделениями, финансирующими проект, определить критерии оценки изменений в работе конечных пользователей. Выявив изменения в стиле работы, можно провести их количественную оценку, а затем легко рассчитать реальную окупаемость любого проекта. Один из наиболее простых способов оценки преимуществ различных систем состоит в том, чтобы мысленно взглянуть на два параллельных варианта организации труда, одна из которых соответствует новой или измененной системе, а другая – существующей. При этом нужно спрогнозировать их функционирование в заданный момент будущего. Оценка различий между двумя такими средами и сопоставление полученных результатов с целями проекта позволяет определить преимущества новой системы.

Гибкость

Гибкость системы оценивается с точки зрения будущих или потенциальных преимуществ, которые будут реализованы в последующем. Как и при любых капиталовложениях, инвестиции в дополнительные элементы инфраструктуры информационных технологий, выходящие за рамки сиюминутных потребностей предприятия, не напрасны – они помогают заложить основу для развертывания других приложений в будущем.

Риск

Под риском обычно подразумевается повышенная неуверенность в возможном исходе проекта: чем рискованнее инвестиции в информационные технологии, тем больше опасность того, что полученный результат будет отличаться от ожидаемого или наиболее вероятного. Учет риска приводит к тому, что анализ затрат, преимуществ и гибкости не дает однозначного ответа, а лишь определяет диапазон возможных результатов.

Каждое решение в области информационных технологий подвержено риску с самых разных сторон: технологической (продукт может функционировать не так, как ожидалось), структурной (выбранная архитектура может с трудом обеспечить требуемое расширение системы) и психологической (реакция на новую систему в организации может оказаться самой неожиданной).

В целом можно сказать, что общая стоимость владения определяет организационно-технический уровень производства, а ПЭЭ – его эффективность. Используя модель ПЭЭ, организации смогут не только оценивать свои проекты и выбирать продукты с учетом конкретных задач, но и отойти от «стоимостных» показателей общей стоимости владения, заменив их своими стратегическими ценностями.

Экономическая эффективность решений на платформе Microsoft

Стратегия, предлагаемая корпорацией Microsoft для сокращения ССВ, состоит из двух частей: инновации в программно-аппаратном обеспечении и сохранение уже существующих инвестиций.

Инициатива корпорации Microsoft под названием Zero Administration for Windows (ZAW) позволяет менеджерам систем масштаба предприятия удаленно и в автоматическом режиме управлять пользователями, оборудованием, программными средствами и структурой. Первые шаги в этом направлении уже были сделаны: инициатива ZAW нашла свое воплощение в таких продуктах, как Zero Administration Kit, Systems Management Server, Microsoft Management Console, Network PC (Net PC), Windows NT Terminal Server Edition.

Выход нового семейства операционных систем Windows 2000 предоставляет организациям еще больше возможностей по снижению ССВ информационными системами.

Сегодня корпорация Microsoft и ее партнеры предлагают решения, которые предоставляют пользователям платформу для создания и совместного использования информации, обеспечивая в то же время специалистов ИТ средствами разработки, внедрения и управления технологиями, позволяя при этом снижать совокупную стоимость владения ИС и добиваться быстрого возврата инвестиций.

Информационная система на базе продуктов и технологий Microsoft представляет собой глубоко интегрированное решение, поскольку включает реализацию всех основных компонентов и обеспечивает целостный подход к проблеме их взаимодействия. Кроме того, все компоненты обладают высокими техническими характеристиками, позволяющими создать полнофункциональную и технически совершенную информационную систему.

Основными компонентами такой информационной системы являются следующие серверные и клиентские программные продукты:

·         Сетевая операционная система, предназначенная для обеспечения основных сетевых сервисов, для организации совместного доступа к файлам и принтерам, для работы в качестве сервера приложений для реализации модели "клиент/сервер".

·         Сервер баз данных, обеспечивающий выполнение всех операций с базами данных, хранение и поддержку целостности базы, высокую доступность и скорость обработки данных.

·         Сервер электронной почты, позволяющий организовать обмен сообщениями на внутреннем и внешнем уровнях, наладить организацию совместной работы пользователей в рамках организации, а также групповое и индивидуальное планирование.

·         Сервер удаленного доступа, обеспечивающий сотрудникам удаленных филиалов прозрачный доступ к корпоративным данным и основным сетевым ресурсам и сервисам.

·         Сервер управления системой, дающий возможность централизованно решать задачи сетевого администрирования, предоставляя удобные средства удаленного управления и диагностирования системы, учета аппаратного и программного обеспечения.

·         Клиентское программное обеспечение, включающее клиентскую операционную систему и различные пакеты настольных приложений, предоставляющие пользователям удобные средства формирования материалов и документов, поиска и выбора информации, просмотра данных, а также настройки рабочей среды.

В качестве основной операционной системы для организаций (для использования на рабочих местах и на серверах) корпорация Microsoft предлагает системы семейства Microsoft Windows 2000, которые удовлетворяет всем необходимым требованиям современного бизнеса и являются достойными преемниками операционных систем Windows NT 4.0, пользующихся заслуженным признанием рынка таких. Сервер баз данных Microsoft SQL Server 7.0 обеспечивает безопасность данных, высокие производительность и масштабируемость, удобство администрирования и интеграцию со службами Интернета; он входит в группу лидеров на рынке мощных клиент-серверных СУБД. Корпоративная система электронной почты Microsoft Exchange Server 5.5 обеспечивает средства автоматизации групповой работы и поддерживает открытые стандарты Интернета. Автоматизация процедуры управления программными и аппаратными ресурсами сети может быть достигнута благодаря использованию Systems Management Server 2.0 – системы автоматического управления рабочими станциями и серверами на базе операционных систем семейства Windows в сетях масштаба предприятия.

Разветвленная информационная система предполагает наличие большого количества компьютеров, централизованное управление которыми может ставить перед администратором достаточно трудоемкие задачи. Использование на рабочих станциях операционных систем Windows 2000 Professional и пакета настольных приложений Microsoft Office 2000 позволяет обеспечить пользователей всеми необходимыми ресурсами для эффективной работы и осуществить интегрированный подход к формированию системы.

Специалист в области ИС должен четко представлять себе экономический эффект от внедрения тех или иных платформ и программных продуктов. Корпорация Microsoft осуществляет комплексный подход к проблеме снижения совокупной стоимости владения вычислительной техникой. Благодаря этому использование продуктов и технологий Microsoft гарантирует оптимальную стоимость эксплуатации системы по сравнению с системой любой другой программной конфигурации. При этом рациональное вложение средств обеспечивается не только в расчете на сегодняшний день, но и с учетом долгосрочного планирования затрат.

Экономическая эффективность решений на платформе Microsoft

Одним из примеров, которые подтверждают экономическую эффективность использования решений на основе продуктов и технологий Microsoft и ее партнеров, являются данные о результатах серии эталонных тестов*, проведенных корпорациями Compaq, Unisys и Hewlett-Packard в начале 2000 года. Эти тесты демонстрируют масштабируемость, необходимую для самой верхней части вертикальной линейки решений в области электронной коммерции и промышленных приложений. Результат по тесту TPC-C примечателен еще и тем, что Microsoft SQL Server впервые был применен в сценарии с горизонтальным масштабированием, результаты остальных тестов демонстрируют возможности SQL Server в вертикальном масштабировании.

SQL Server 2000 Enterprise Edition при выполнении в среде Windows 2000 Advanced Server и использовании системы обработки распределенных транзакций COM+, встроенной в Windows 2000, установил новый мировой рекорд по эталонному тесту TPC-C, который принят в качестве стандарта для измерения пропускной способности системы, обрабатывающей транзакции. Новый рекорд – 227 079,15 транзакций в минуту (tpmC), достигнут на объединенных в единую систему управления базой данных 12 серверах Compaq ProLiant 8500, с восемью процессорами Intel Pentium III Xeon 550 МГц каждый. Этот результат превышает все, что до сих пор удавалось получить на любых других СУБД, аппаратных средствах или операционных системах. Предыдущий рекорд (135 815 tpmC) для отдельной RISC-системы под управлением UNIX превышен на 67%, а аналогичный рекорд (135 461 tpmC) для кластерной системы, которая представляла собой четырехузловую RISC-систему с 96 процессорами под управлением UNIX, – на 68%. Показатель, равный 227 079,15 транзакций в минуту, соответствует системе, производительность которой в 575 больше, чем у веб-узлов Amazon.com и eBay вместе взятых.

Решения на платформе Microsoft также продемонстрировали намного большую производительность в эталонном тесте SAP R/3, моделирующем работу со стандартными приложениями учета продаж и распределения товаров (SAP R/3 SD standard application benchmark). В этом тесте измеряется максимальное количество одновременных обращений пользователей, при котором система гарантированно откликается на запрос не позднее чем через две секунды. Полученные в тесте результаты являются рекордными по производительности на платформе Windows и были получены при использовании SQL Server 2000 Enterprise Edition и Windows 2000 Advanced Server на серверах Compaq (6700 одновременных пользователей) и серверах Unisys (6600 таких же обращений).

 

Другим примером получения реального экономического эффекта от комплексного использования продуктов Microsoft может служить исследование эффективности внедрения Microsoft Office 2000 (www.microsoft.com/rus/office2000/organ/tco_research.doc), в котором показано, что использование конфигурации “Microsoft Office 2000 + Microsoft Exchange Server 5.5” для большинства категорий работников позволяет повысить эффективность работы по сравнению с конфигурацией “Microsoft Office 97 + Microsoft Exchange Server 5.5”

• в 2 раза при разработке, редактировании и согласовании документов, а также при поиске данных – благодаря использованию функций технологии IntelliSense и возможностям организации дискуссий, подписки и уведомлений через Интернет или интрасеть.
• в 3 раза при публикации материалов – благодаря использованию HTML-форматов и возможности публикации документов на Веб;
• в 1,5 раза при составлении отчетов – благодаря новым инструментам для работы с данными, их анализа и публикации.

Совокупная стоимость владения операционными системами Microsoft

Приведенная выше модель расчета совокупной стоимости владения (ССВ) и статистические исследования ведущих компаний показывают, что существенную долю ССВ составляют расходы на техническую поддержку конечных пользователей и на устранение последствий некомпетентных или несанкционированных действий в отношении рабочих станций. Сюда также следует добавить косвенные затраты, связанные с непродуктивной деятельностью конечных пользователей и с простоями в период восстановления работоспособности их компьютеров техническим персоналом.

Безусловно, одним из основных факторов, позволяющих снизить влияние перечисленных моментов, является способность операционной системы предоставить администратору механизмы, регламентирующие деятельность пользователей, которая выходит за рамки решаемых ими бизнес-задач. Кроме того, важно, чтобы сама операционная система позволяла создать для решения этих задач оптимальную рабочую среду, адекватную квалификации и ожиданиям пользователей. Это повысит продуктивность использования компьютера и снизит потребности в технической поддержке.

Производительность, надежность и защищенность Windows 2000

На сегодняшний день операционные системы семейства Windows 2000 являются лучшими операционными системами, ориентированных на решение бизнес-задач. Такие их свойства как высокая производительность, надежность и защищенность в значительной мере способствуют снижению стоимости владения. И это не удивительно – если ставить перед собой цель снизить затраты на использование информационных технологий, вполне логично начать с самого главного – сделать правильный выбор операционной системы.

Производительность. Отличная реализация механизма многозадачности и поддержка многопроцессорных рабочих станций обеспечивают наивысшую производительность и масштабируемость операционной системы, какие бы задачи на ней не решались. При интенсивной работе одновременно с несколькими приложениями использование Windows 2000 окажется более продуктивным.

Надежность. Благодаря полной независимости всех процессов, выполняющихся в среде Windows 2000, вероятность сбоя в системе минимальна. Даже если в одном из приложений возникнет ошибка, это никак не повлияет на остальные приложения и на саму систему. Надежность и устойчивость – важные факторы снижения затрат на техническую поддержку рабочих станций.

Кроме этого, в Windows 2000 впервые реализована функция Windows File Protection, которая защищает критически важные системные файлы от случайного или преднамеренного удаления или изменения. В случае, если какой-то системный файл был изменен, то при следующем запуске Windows 2000 сама восстановит его.

Защищенность. Windows 2000 позволяет гибко разграничивать права доступа к данным и привилегии пользователей в отношении операционной системы. Это позволяет свести к минимуму затраты, связанные со случайной или намеренной порчей файлов, влияющих на работоспособность компьютера и установленных на нем приложений. Кроме того, существует возможность протоколировать любые действия пользователей, что позволяет эффективно применять не только технические, но и административные методы регулирования.

Что касается возможности несанкционированного доступа к ресурсам компьютера или локальной сети, то Windows 2000 является абсолютно "закрытой" системой. Получить доступ к рабочей станции может только сотрудник, зарегистрированный в качестве пользователя домена Windows 2000 или данной рабочей станции. При этом пользователь, который не является пользователем домена, не сможет получить доступ к сетевым ресурсам, даже если он загрузил операционную систему и получил доступ к рабочей станции.

Профили пользователей. Все современные операционные системы Microsoft – Windows 2000, Windows NT 4.0 и Windows 9х – поддерживают так называемые "профили пользователя". Профиль представляет собой набор данных, полностью описывающих текущую рабочую среду пользователя, например, пункты меню "Пуск", внешний вид Рабочего стола и параметры всех установленных приложений.

С каждым пользователем ассоциирован собственный профиль, что позволяет ему получать при работе с системой ту конфигурацию рабочей среды, которая соответствует специфике именно его деятельности, вне зависимости от других пользователей, работающих за тем же компьютером в другое время. Администратор имеет возможность заранее сформировать пользовательский профиль и тем самым подготовить для сотрудника рабочую среду, в которой тот сможет наиболее продуктивно решать стоящие перед ним задачи.

Профили могут храниться на сервере и автоматически загружаться при входе пользователя в систему. Благодаря этому пользователь имеет одну и ту же рабочую среду на любом компьютере сети. Кроме того, в случае выхода из строя и замены рабочей станции индивидуальные настройки пользователя не будут утеряны. Эффективное использование профилей пользователя существенно снижает затраты на обучение, техническую поддержку, а также сокращает время простоя и повышает продуктивность работы пользователей.

Системная политика. Системная политика представляет собой механизм воздействия на рабочую среду пользователя, базирующийся на особенностях реализации операционных систем Microsoft и конкретных приложений. Основное назначение системной политики состоит в ограничении функциональности, доступной конкретному пользователю на конкретной рабочей станции, путем автоматической модификации параметров, хранящихся в реестре.

Подавляющее большинство современных приложений среди прочих характеристик, предлагают средства, которые позволяют некоторым образом ограничивать функции приложений. Например, известная возможность убрать с поверхности Рабочего стола папку Сетевое окружение (Network Neighborhood) или спрятать Панель управления есть ни что иное, как свойство Проводника Windows, который, в свою очередь, руководствуется заданными в реестре параметрами.

Таким образом, используя механизмы системной политики, администратор может ограничить возможности пользователя при работе как с базовыми функциями системы, так и с конкретными приложениями. Это позволяет минимизировать риск непреднамеренных или несанкционированных действий пользователя, способных нарушить целостность операционной системы или приложений. Кроме того, механизмы системной политики не обязательно рассматривать исключительно как ограничительные – с их помощью можно эффективно предопределять любые параметры программного обеспечения в зависимости от того, кто именно в данный момент использует данную рабочую станцию. Применение механизмов системной политики снижает расходы на сопровождение и поддержку рабочих станций и продлевает время их устойчивой работы.

Поддержка русского языка. Большинство операционных системы Microsoft – Windows 2000 (Professional и Server), Windows 98 – выпускаются в виде версий с интерфейсом на английском и русском языках (рис. ), что позволяет ощутимо снизить затраты на обучение персонала и снять большой процент обращений за технической поддержкой, связанных с проблемами понимания сообщений на английском языке. Подробнее о операционных системах, предназначенных для использования на рабочих станциях, читайте в разделе "Операционные системы Microsoft".

Автоматическая установка операционных систем. Процедура установки и первичной настройки операционной системы в условиях крупной сети традиционно является важным фактором при оценке общих затрат на ее внедрение и обслуживание. Поэтому все операционные системы Microsoft поддерживают возможность запуска программы установки в автоматическом режиме, не требующем непосредственного участия пользователя или администратора. Для этого администратору достаточно заранее описать сценарий процесса установки, содержащий основные характеристики системы и устанавливаемых компонент. Эта возможность позволяет существенно сократить затраты на начальное развертывание или обновление операционной системы на большом числе рабочих станций.

Утилита System Preparation позволит сократить процесс установки операционной системы Windows 2000 буквально до нескольких минут. Используя ее, администратор может обычным путем установить и настроить программное обеспечение на эталонной рабочей станции и затем клонировать эту конфигурацию, в считанные минуты в точности воспроизведя ее на новых рабочих станциях.

Утилита System Preparation позволяет подготовить и записать на внешний носитель образ диска эталонной рабочей станции. Затем, после физического переноса образа на новую рабочую станцию, утилита System Preparation сама завершает процесс конфигурации, в доступной форме задав пользователю несколько вопросов об уникальных параметрах данной рабочей станции. Таким образом, продолжительность всей процедуры немногим превосходит время, необходимое на физическое копирование образа эталонной рабочей станции.

Инициатива Zero Administration. Инициатива Zero Administration ("нулевые расходы на администрирование") является составной частью стратегии Microsoft по снижению совокупной стоимости владения информационными технологиями. В рамках этой инициативы был выпущен продукт Zero Administration Kit (ZAK), который содержит инструментарий, базирующийся на рассмотренных выше механизмах системной политики и профилях пользователей. ZAK предлагает несколько типовых сценариев использования рабочих станций, в зависимости от тех задач, которые на них решаются. По указанию администратора ZAK способен автоматически сконфигурировать рабочую станцию таким образом, что пользователь не сможет сделать на ней ничего выходящего за рамки заданного сценария.

Zero Administration Kit способствует внедрению в организациях более совершенных приемов работы и политики в области администрирования. Данный инструмент позволяет сократить статьи расходов, которые связаны с потерей времени из-за проблем, спровоцированных ошибками самих пользователей или возникших из-за их отвлечения на непроизводственную деятельность.

Network PC. В рамках стратегии снижения ССВ компания Microsoft инвестирует средства не только в создание более совершенного программного обеспечения, но и в аппаратные платформы, на которых используются ее операционные системы.

Network PC, или "Net PC" (сетевой ПК), – более простой в обслуживании персональный компьютер, предназначенный для работы в корпоративных сетях. Net PC обеспечивает пониженную (по сравнению с традиционными ПК) стоимость владения за счет расширенных возможностей удаленного управления, запрета на модификации для конечных пользователей и меньшей начальной цены. Он оптимально подходит тем, кто решает строго определенный круг задач и не нуждается в гибкости и расширяемости, которые свойственны традиционным персональным компьютерам.

Спецификация Net PC, совместно разработанная компаниями Compaq, Dell, Hewlett-Packard, Intel и Microsoft, предусматривает минимальный набор стандартных компонентов с ограниченной расширяемостью, чтобы не допустить модификации конечными пользователями. Net PC – новый член семейства персональных компьютеров; он не заменяет, а дополняет существующий в организации парк вычислительной техники и обеспечивает оптимальное сочетание пониженной стоимости и меньшей расширяемости при сохранении полной совместимости.

Совокупный выигрыш от развертывания Net PC складывается из меньших затрат на поддержку, меньшей начальной цены, стабильности этой аппаратной платформы и возможности задействовать существующие в организации средства обучения и разработки; кроме того, сетевые ПК сохраняют все капиталовложения в операционные системы семейства Windows и разработанные для нее приложения.

Windows-терминал. Windows-терминал – это, в общем случае, любой компьютер, на котором работает клиентское программное обеспечение для доступа к Windows 2000 Server или Microsoft Windows NT Server, Terminal Server Edition. Экономическая эффективность Windows-терминалов складывается из двух составляющих: предельно низкой стоимости оборудования и, в буквальном смысле, нулевых затрат на администрирование.

В качестве клиента для доступа к Windows NT Server, Terminal Server Edition могут использоваться даже сильно устаревшие компьютеры, включая ПК на базе микропроцессоров 80286 и 80386, на которых выполняется операционная система Windows 3.1 или даже MS-DOS. При этом каждому клиенту будет выделяться полноценная виртуальная машина на основе операционной системы Windows NT Workstation 4.0 или Windows 2000. Таким образом, достаточно установить в организации один мощный сервер на основе Windows NT Server, Terminal Server Edition (Windows 2000 Server), чтобы сохранить сделанные ранее инвестиции в целый парк устаревших рабочих станций.

Поскольку Windows-терминалы не выполняют никакой вычислительной нагрузки (кроме вывода на экран и передачи событий от устройств ввода) и не имеют никакого программного обеспечения (кроме клиентского ПО для доступа к серверу), величина расходов, связанная с администрированием рабочих мест, стремится к нулю.

Таким образом, операционные системы Microsoft, как для серверов, так и для рабочих станций, обладают всеми необходимыми свойствами для снижения совокупной стоимости владения информационными технологиями.

Совокупная стоимость владения серверными продуктами Microsoft

В отличие от стоимости владения настольными операционными системами, совокупная стоимость владения серверными продуктами в основном складывается из капитальных затрат на покупку и внедрение программного обеспечения, из затрат на разработку прикладных систем и на их сопровождение и обслуживание. Следует отметить несколько важных аспектов, свойственных серверным продуктам:

·        Они обслуживаются квалифицированным высокооплачиваемым персоналом.

·        Поскольку на серверных продуктах базируются прикладные бизнес-ориентированные системы, любой сбой в работе может привести к серьезным финансовым потерям.

·        Практически любой бизнес-процесс базируется сразу на нескольких серверных продуктах, используя, например, серверы баз данных и электронной почты, Web-сервер и файловый сервер. Поэтому затраты на построение информационной системы во многом зависят от степени интегрируемости серверных продуктов, лежащих в ее основе.

·        От того, насколько эффективно масштабируются и управляются серверные продукты, в конечном счете, зависит продуктивность работы пользователей.

·        Таким образом, совокупную стоимость владения серверными продуктами можно снизить за счет высокой степени надежности, интегрируемости и производительности, а также благодаря эффективным средствам управления.

Безусловно, важной составляющей общих затрат являются начальные расходы на приобретение программного обеспечения. Компания Microsoft давно закрепила за своими серверными продуктами прочные лидирующие позиции по показателю "цена/производительность", поэтому далее мы будем рассматривать преимущественно технические факторы снижения совокупной стоимости владения серверными продуктами Microsoft.

Высокая степень интеграции продуктов. Microsoft BackOffice – это семейство серверных продуктов, на основе которых можно построить информационную систему любого уровня сложности и функциональности.

Самым важным качеством компонентов Microsoft BackOffice является их интегрируемость и единообразные методы управления. Все продукты изначально разрабатывались с учетом особенностей друг друга и с целью сделать их совместное использование максимально эффективным. Этот факт существенно снижает затраты на реализацию проектов, связанных с разработкой, внедрением и сопровождением комплексных систем.

Стандартные механизмы управления. Все современные серверные продукты Microsoft поддерживают универсальную среду централизованного управления на основе Microsoft Management Console (MMC).

MMC унифицирует подходы к управлению различными продуктами вне зависимости от выполняемых ими функций. MMC предлагает администраторам единообразный интерфейс и интегрированную оболочку, в которой может быть решена любая административная задача. Использование MMC позволяет оптимизировать процедуры управления серверными продуктами и сократить расходы на обучение персонала.

Интегрированная система безопасности. Важным свойством серверных продуктов Microsoft является интегрированная система безопасности. Для пользователей это означает возможность однократной регистрации в сети без необходимости указывать имя и пароль для доступа к каждой конкретной службе, например, при обращении к почтовой системе или к серверу баз данных. Такая возможность позволяет пользователю рассматривать информационную систему как единое целое, делает работу в ней более продуктивной и устраняет традиционный для сетей источник потенциальных проблем, связанных с одновременным использованием нескольких пар имен и паролей.

Администраторам и разработчикам интегрированная система безопасности позволяет избавиться от реализации индивидуальной политики защиты для каждого серверного продукта, что существенно сокращает расходы на сопровождение информационной системы и на разработку приложений.

Примером интеграции на уровне системы безопасности могут служить Microsoft SQL Server и Microsoft Exchange Server, которые позволяют управлять правами доступа к своим ресурсам (базам данных, папкам и почтовым ящикам) в рамках учетных записей, определенных в домене Windows NT.

Масштабируемость. Все серверные продукты Microsoft поддерживают многопроцессорные системы и компьютеры на основе RISC-процессоров. Например, Microsoft Exchange Server и Microsoft SQL Server могут работать на компьютерах с процессором Alpha, используя все преимущества этой архитектуры.

Данное свойство серверных продуктов делает информационную систему на их основе масштабируемой, позволяя наращивать вычислительную мощность оборудования по мере роста нагрузок. Например, достигнув предела мощности однопроцессорной системы, вы можете добавить в сервер дополнительный процессор и получить адекватный прирост производительности. При этом, инвестиции, сделанные в дорогостоящее аппаратное обеспечение, полностью сохраняются и могут осуществляться планомерно, вместе с возрастанием нагрузки. С другой стороны, приняв решение о переходе на RISC-архитектуру, вы можете сохранить инвестиции в программное обеспечение, разработанные приложения и в накопленные данные.

Специальные серверные продукты

Существует два продукта Microsoft, которые следует особо отметить в контексте обсуждения совокупной стоимости владения продуктами ИТ. С одной стороны, они относятся к семейству серверных приложений Microsoft, и им в равной мере свойственны все описанные выше преимущества; с другой – их можно фактически рассматривать как эффективные инструменты для оптимизации затрат на информационные технологии.

Systems Management Server представляет собой систему централизованного управления узлами вычислительной сети. SMS позволяет минимизировать расходы на администрирование рабочих станций и на поддержку конечных пользователей за счет автоматизации большого числа рутинных процедур, которые приходится выполнять техническому персоналу.

К числу основных возможностей SMS относятся:

·         Инвентаризация программного и аппаратного обеспечения. Обеспечивает автоматический сбор и накопление информации об аппаратной конфигурации рабочих станций и о программном обеспечении, которое на них установлено. Позволяет сократить время реакции при осуществлении технической поддержки пользователей.

• Автоматическая доставка файлов на рабочие станции. Обеспечивает автоматическую доставку указанных администратором файлов на рабочие станции с заданной периодичностью. Позволяет упростить процедуру обновления различных часто меняющихся файлов, к которым, например, могут относиться шаблоны документов или формы отчетности.
• Автоматический запуск и выполнение заданий на рабочих станциях. Позволяет администратору удаленно инициировать выполнение любой задачи на рабочей станции пользователя.
• Автоматическая установка, обновление и удаление приложений. Позволяет администратору полностью автоматически осуществлять установку или обновление программного обеспечения одновременно на любом числе рабочих станций сети, что существенно сокращает общую продолжительность и стоимость этой процедуры.

·         Удаленный мониторинг и диагностика рабочих станций. Обеспечивает возможность подключения к любой рабочей станции с консоли администратора SMS в режиме терминала для выполнения задач, связанных с технической поддержкой пользователей.

Полный экономический эффект применения Microsoft Exchange Server (Giga Information Group, 1998)

Исследование было проведено на базе 26 организаций, уже перешедших на использование Exchange Server. Главная его цель состояла в определении особенностей различных реализаций этой системы, изучении передового опыта, методов планирования, реализации и развертывания продукта, а также количественной оценке затрат на эти цели и их окупаемости. В исследовании принимали участие сравнительно крупные организации. Каждая из них в среднем использует свыше 16 200 почтовых клиентов, распределенных примерно по 400 точкам. Эти цифры дают представление о масштабах уже используемых систем Exchange Server, представленных в настоящем документе. Подавляющее большинство опрошенных организаций представлено в списках крупнейших компаний, публикуемых в журнале Fortune.

Для оценки экономических последствий перехода на среду Exchange Server была использована модель полного экономического эффекта или ПЭЭ (Total Economic Impact), разработанная компанией Giga Group, которая позволяет учесть прямые расходы, косвенные затраты, связанные с простоем системы, а также влияние новой технологии на производительность труда. Применение модели ПЭЭ в 26 организациях, принявших участие в исследовании, показало, что при учете всех затрат развертывание Exchange Server оказывается полностью рентабельным. В первую очередь, это достигается за счет сокращения времени простоя системы и повышения производительности труда конечных пользователей. В целом же, как оказалось, переход на Exchange Server дает среднюю экономию 2 393 долл. в год, или 199,43 долл. в месяц в расчете на одного пользователя.

Если учитывать только прямые затраты, то, как показало исследование, среда Microsoft Exchange Server обходится примерно на 22% дороже прежних систем электронной почты (26,92 против 20,94 долл. в месяц). Однако при суммировании этих расходов со стоимостью рабочего времени, затраченного на обращение за помощью к коллегам (а это – один из существенных элементов общей ценовой картины), ситуация в корне меняется: Exchange Server оказывается примерно на 30% дешевле, чем прежние системы (64,50 против 92,77 долл. в месяц). Еще более впечатляющее превосходство Exchange Server демонстрирует, когда в общем итоге учитываются потери из-за простоев и дополнительная прибыль за счет повышения производительности труда. В этом случае полный экономический эффект перехода на Exchange Server составляет 199,43 долл. в месяц.

Совокупная стоимость владения настольными приложениями Microsoft

Говоря о совокупной стоимости владения настольными приложениями, мы будем рассматривать Microsoft Office, так как именно этот офисный пакет наиболее активно используются в бизнесе, являясь в большинстве организаций фактическим стандартом бизнес-приложений. Именно с ним пользователи работают наиболее часто и интенсивно вне зависимости от рода своей деятельности. В связи с тем, что настольные приложения присутствуют практически на каждом рабочем месте, суммарная экономия средств, полученная за счет повышения эффективности их использования, может оказаться весьма значительной.

Средства снижения ССВ в Microsoft Office 2000

По сравнению с предыдущими версиями Microsoft Office 2000 предоставляет значительно больше инструментов и средств для снижения ССВ, связанного с развертыванием Office на предприятии. Это стало возможным благодаря появлению новых усовершенствований, появившихся в новой версии и связанных, в первую очередь, с ее установкой и развертыванием. Во-первых, Office 2000 значительно увеличивает контроль администратора над тем, как и когда устанавливаются компоненты приложения. Во-вторых, Office 2000 значительно расширяет возможности администратора по настройке конфигурации до установки приложения. И, в-третьих, Office 2000 расширяет возможности ИТ-отдела по управлению переходом и допускает сосуществование новой версии с другими, более старыми, версиями Office.

Установка и развертывание. Усовершенствования, связанные с установкой и развертыванием Office 2000, стали возможны благодаря появлению двух новшеств: полностью переработанной программы установки, основанной на новом инсталляторе Microsoft Windows Installer и улучшенным средствам администрирования для создания специальных настроек Microsoft Office.

Windows Installer – это служба операционной системы, которая делает процесс установки программного обеспечения более стабильным и гибким. Например, если установка приложения прервалась, Windows Installer может восстановить компьютер в том состоянии, в котором он был до инсталляции. Более того, Windows Installer делает возможным создание приложений, откладывающих установку определенных программных файлов до того момента, когда они действительно понадобятся, а также – приложений, способных автоматически самовосстанавливаться при случайном удалении важных программных файлов.

В Office 2000 добавлен вариант install-on-first-use, позволяющий копировать программные файлы на клиентский компьютер не в процессе установки, а в тот момент, когда пользователь в первый раз обращается к определенному модулю или приложению. И, наконец, Office 2000 позволяет администраторам повысить доступность приложений благодаря назначению более одного сетевого сервера в качестве ресурса, который группа клиентов может использовать для выполнения задач, связанных с установкой (таких как установка при первом использовании). Расширенный набор вариантов установки компонентов Office 2000 будет особенно полезным при его развертывании, если учесть, что набор файлов для локальной установки Office 2000 "по максимуму", занимает около 400 МБ дискового пространства (приблизительно в два раза больше, чем Office 97). Это увеличение объясняется в основном тем, что в состав Office 2000 Premium Edition входят такие дополнительные приложения, как графический редактор PhotoDraw, инструментарий для создания Web-сайтов FrontPage и издательская система Publisher.

Custom Installation Wizard в Office 2000 заменил менее мощный инструмент, использовавшийся в предыдущих версиях – Network Installation Wizard. Входящий в состав Office 2000 Resource Kit, мастер Custom Installation Wizard позволяет администраторам распространить Office 2000 по всей сети, используя файловый сервер. Изменяя файлы, задействованные в установке и хранящиеся на сервере, Custom Installation Wizard предоставляет администраторам практически полный контроль за тем, что происходит при установке Office 2000 на рабочих станциях. Например, с его помощью можно управлять настройками приложений, заданными по умолчанию, (например, тип файла для функции "Сохранить как...", заданный по умолчанию в Word 2000), указывать какие компоненты Office 2000 будут установлены (например, весь Word 2000 за исключением определенных конверторов, которые не понадобятся пользователям), будут ли программные файлы установлены локально либо только на сервере, или какую степень свободы получат пользователи, чтобы "подавить" решения администратора во время установки.

Office Profile Wizard представляет собой автономную утилиту, которая копирует все установки и предпочтения, заданные пользователем в приложениях Office. Эти параметры можно использовать в дальнейшем для восстановления аналогичной среды на новой машине или в виде готового "профиля" распространить по другим машинам организации.

Администрирование и обслуживание. Для сокращения простоев пользователей и расходов на службу поддержки, в Office 2000 включены функции самовосстановления приложений. При запуске система проверяет все важнейшие файлы и соответствующие элементы реестра, и, в случае их отсутствия или повреждения, производит повторную установку в фоновом режиме.

Доступная из меню Help (Помощь) команда “Detect and Repair” (Найти и восстановить) выполняет проверку состояния для таких вспомогательных компонент, как шрифты и шаблоны. Настраиваемые сообщения (Customizable Alerts) дают администраторам возможность включить в диалоговые окна с сообщениями об ошибках дополнительную информацию, например, ссылки на ресурсы корпоративной интрасети или узлы службы поддержки.

Office 2000 использует такие же форматы файлов, как Office 97 (за исключением Access, где формат был изменен для поддержки Unicode). В результате, пользователи Office 2000 и Office 97 могут легко обмениваться документами.

При обновлении предыдущей версии пакета Office программа установки Office 2000 сохранить практически все существующие настройки приложений. Администратор может использовать мастер Custom Installation Wizard для указания того, будут ли сохраняться настройки ранней версии Office при установке новой версии или нет.

Повышение производительности работы пользователей. Корпорация Microsoft в Office 2000 продолжила и развила подход, использующий интеллектуальные приложения для того, чтобы упростить и автоматизировать выполнение различных задач. В предыдущих версиях Office уже появились средства поддержки пользователя и автоматизации рутинных операций, а также удобные инструменты – "мастера". Усовершенствования Office 2000 затрагивают две основные области – повышение индивидуальной производительности и средства обучения и поддержки пользователя. Новая версия осуществляет настройку инструментов, автоматически отслеживая закономерности их использования и внося соответствующие изменения.

Обновленные диалоговые окна. Диалоговые окна “File Open” и “File Save”, широко используемые в Office, теперь включают панель адресов Places. Эта панель, напоминающая панели Outlook, помогает быстро получить доступ к документам, которые использовались в последнее время. Кроме того, добавлена папка “Web Folders”, обеспечивающая сохранение, открытие и просмотр документов непосредственно на веб-сервере, а также кнопка возврата (Back), аналогичная кнопке обозревателя Explorer.

Операции “Collect and Paste”. Расширенный буфер обмена Microsoft Office Clipboard позволяет собирать до 12 объектов из различных источников. Объекты из расширенного буфера можно вставлять в любой документ Office либо по отдельности, либо все сразу.

Защита от вирусов и обеспечение безопасности. Новый программный интерфейс Microsoft Office Antivirus API дает возможность разрабатывать приложения, проверяющие документы Office непосредственно перед их загрузкой. Кроме того, в Office 2000 авторы документов могут снабжать их цифровой подписью, гарантируя этим отсутствие вирусов. Microsoft Outlook 2000 использует появившуюся в Internet Explorer 4.0 концепцию зон безопасности для установки предупреждений в случае, когда входящая HTML-почта содержит управляющие элементы или апплеты, а реализация S/MIME-протокола включает функции цифровой подписи (для подтверждения личности отправителя письма и целостности его содержимого), а также шифрования (защищающие содержание документа и позволяющие прочитать его только адресату).

Настраиваемый интерфейс. Функция настраиваемых меню Office 2000 определяет индивидуальные закономерности использования приложений и выводит в сокращенном варианте каждого меню только те пункты, которые использовались особенно часто. При задержке курсора над названием меню оно расширяется, отображая все его пункты.

Быстрое переключение между документами. Каждый открытый документ Office представляется отдельным значком на панели задач Windows, что значительно облегчает переключение между несколькими открытыми документами.

URL-адреса в панелях команд (включая панель Outlook). Значки панели команд могут ссылаться на веб-страницы, причем администраторы могут настраивать их параметры, включая ссылки на страницы интрасети, учитывающие особенности конкретной компании.

Для обучения и поддержки пользователя в Office 2000 значительно расширены функции Office Assistant (Помощник). Теперь Помощник в Office 2000 больше не связан с отдельным окном, занимает меньше места на экране и не мешает пользователю работать. Если помощник не в состоянии ответить на вопрос, он предлагает перейти к специальному веб-узлу корпорации Microsoft, где можно получить дополнительную информацию или сообщить о возникшей проблеме. (Эта ссылка может быть настроена и для перехода к внутренним узлам или ресурсам вашей компании.)

Как видно из перечисленных выше особенностей, Microsoft Office 2000 предлагает множество новых и усовершенствованных функций, которые значительно снижают стоимость владения ПК, углубляют интеграцию Office с Интернетом и корпоративными системами, упрощают работу пользователя и расширяют его возможности. Но это еще не все...

Внедрение Office 2000 в организациях позволяет по-новому организовать процесс обработки и получения информации, совместную работу коллектива пользователей над документами – Office 2000 изменяет саму организацию бизнес-процессов на предприятии. Поэтому, переход организации на Office 2000 не только дает возможность снизить совокупную стоимость владения, но и повысить эффективность работы организации в целом.

Как показано в документе " Как оценить преимущества Office 2000?" (www.microsoft.com/rus/office2000/organ/tco_research.doc), применение Microsoft Office 2000 на не-московском небольшом предприятии с 20 сотрудниками, использующими в своей работе Microsoft Office 2000, позволяет получить годовой экономический эффект в размере 43,76 тыс. долл., что, в принципе, дает возможность окупить затраты на приобретение и модернизацию аппаратного и программного обеспечения локальной сети этого предприятия.

Дополнительные источники информации

Microsoft	http://www.microsoft.com/tco
	http://www.microsoft.com/windows/zak/default.htm
McKinsey	http://www.mckinsey.com/
Forrester Research	http://www.forrester.com/
Gartner Group	http://www.gartner.com/
International Data Corporation	http://www.idc.com/