Открывая путь в будущее

Переход с заказной системы управления бизнесом на платформе большой ЭВМ на открытое, интегрированное решение на базе ПК вдохнул новую жизнь в швейцарскую компанию по оптовой торговле электротехническими товарами. Благодаря реализации этого решения улучшился обмен информацией, повысилась эффективность работы персонала, а менеджеры получили доступ к информации, необходимой для принятия более компетентных решений.

Ситуация

Transelectro является ведущим поставщиком электротехнических компонентов во франкоязычной части Швейцарии. Между тем, несколько лет назад положение компании на рынке оказалось под угрозой. Оборот снижался, рыночная доля сокращалась, а моральный дух сотрудников падал. Пора было принимать радикальные меры, пока фортуна не отвернулась окончательно.

В 1996 году на пост главного исполнительного директора компании, тогда еще находившейся в частном владении, был назначен Марк-Антуан Чопп (Marc-Antoine Tschopp). Созданная в начале 1960-х годов в г. Сионе (Швейцария), Transelectro занималась дистрибуцией широкого ассортимента электротехнических товаров (кабелей, переключателей и т.д.). Компания постепенно расширялась. Были открыты новые офисы по продаже в Лозанне и Женеве. До середины 1990-х это было небольшое, но преуспевающее коммерческое предприятие.

"Когда я пришел в компанию в конце 1996 года, объем продаж уже шел на убыль, - говорит М.-А. Чопп. - Необходима была кардинальная перестройка, и мы знали, что она будет болезненной".

На перестройку потребовалось два года, а вскоре после этого компания перешла во владение Rexel - дочерней фирмы Pinault-Printemps-Redoute, являющейся мировым лидером в области дистрибуции электротехнических компонентов и материалов (в прошлом году оборот Rexel составил 32,5 млрд. французских франков, или $5,26 млрд. долларов).

Благодаря приобретению Transelectro, доля Rexel на швейцарском рынке увеличилась в четыре раза, достигнув 12%. Сегодня годовой объем продаж Transelectro составляет около 250 млн. французских франков, а ее штат насчитывает 120 человек.

Решение

Возрождение Transelectro началось в конце 1996 года с принятия плана по внедрению более эффективных методов работы. Было решено, что необходимо обеспечить персоналу и менеджерам более легкий и оперативный доступ к информации, а также улучшить обмен информацией не только между различными подразделениями компании, но и между компанией и ее клиентами.

Руководство Transelectro понимало, что для достижения этой цели потребуется заменить существующие финансовую и дистрибуционную системы, которые не были интегрированы не только друг с другом, но и с административной системой компании, реализованной на базе приложений Microsoft Office. Финансовая и дистрибуционная системы работали на платформе большой ЭВМ IBM System/36, к которой были подключены простейшие терминалы. Программное обеспечение было изготовлено для Transelectro на заказ одной из местных фирм.

В компании широко дискутировался вопрос, что лучше: модернизировать существующие системы или приобрести открытое решение у международного разработчика программного обеспечения. "В то время мы считали, что не располагаем достаточными ресурсами, чтобы внедрить интегрированное решение и осуществить изменения, которые при этом потребуются", - поясняет г-н Чопп.

В итоге, Transelectro сделала выбор в пользу менее дорогостоящей модернизации. Был установлен компьютер IBM Advanced/36 и сделаны некоторые добавления к программному обеспечению. Но уже в начале 1997 года стало очевидным, что некоторые пользователи находят работу с новой системой крайне затруднительной. "Дело было не в оборудовании, а в программном обеспечении, - говорит Чопп. - У нас возникала масса проблем: сложности с подключением принтеров, замедленная реакция при выполнении некоторых заданий - все это отбивало у людей желание пользоваться системой, потому что они боялись столкнуться с еще большими проблемами".

Реализация

Этот опыт стал для Transelectro сигналом к отказу от дальнейшего применения заказных систем. "Мы приняли решение отказаться от услуг небольших компаний по разработке специального программного обеспечения, у которых каждый раз возникают проблемы, когда вам требуется обновить свои программы, - и перейти на продукты крупных международных поставщиков", - говорит Чопп.

В качестве кандидатов были рассмотрены многие из крупнейших поставщиков систем для планирования ресурсов предприятия (ERP), включая Baan, J.D. Edwards, Intentia и SAP. В феврале 1998 года Transelectro остановила выбор на программном обеспечении фирмы Baan, полагая, что оно справится с ее потребностями (торговый ассортимент из 600 тыс. товарных серий и 200 тыс. заказов в год) и что компания сможет развиваться параллельно внедрению этого решения. Выбранное программное обеспечение обладало гибкостью, которой недоставало прежней программе.

"Помимо прочего, мы хотели иметь такую систему, которая была бы понятна и проста в обслуживании, поскольку у нас нет специального отдела информационных технологий, и к тому же такую, чтобы ее можно было интегрировать с имеющимися у нас приложениями Microsoft - Word, Excel, PowerPoint и Outlook", - говорит Чопп. Из этих соображений, Transelectro выбрала в качестве серверной операционной системы Microsoft Windows NT 4.0, а в качестве базы данных - SQL Server 6.5.

На протяжении 1998 года для ведущих пользователей трех отделений Transelectro регулярно проводились консультации с нанятым компанией специалистом, имевшим опыт работы как с системами, так и с персоналом. В ходе консультаций сотрудники обсуждали принципы работы системы с учетом специфики компании и приобретали практические навыки.

Реализация системы была завершена в конце 1998 года. Вскоре после этого базу данных модернизировали, заменив ее версией SQL Server 7.0. Общая сумма инвестиций составила 1,6 млн. швейцарских франков (1,1 млн. долларов), включая оплату услуг консультанта, стоимость пакета финансового и дистрибуционного программного обеспечения BaanIV и четырех серверов Hewlett-Packard (один предназначен для программ Baan, один - для резервного копирования, один - для приложений Microsoft Office и один - для систем работы в Интернете, которые предполагается внедрить в скором времени).

Преимущества

"Нам требовалось мощное решение, которое было бы хорошо известно, занимало ведущие позиции на рынке и было открытым, гарантируя легкое подключение к Интернету, - говорит Чопп. - Мы нашли такое решение в виде продуктов Baan и Microsoft".

В настоящее время этой системой пользуются около 70 человек в сети, связывающей три отделения Transelectro. В результате внедрения новой интегрированной системы люди стали более ответственно и скрупулезно относиться к своей работе. "Раньше, когда системы были разобщены, люди были настроены на то, что если где-нибудь и допущена ошибка, тот, кто будет работать с этим материалом дальше, разберется, - говорит Чопп. - Теперь каждый сам расплачивается за свои оплошности, так как проблема возвращается к нему же".

Внедренная система дисциплинировала не только людей, но и деловые процессы Transelectro, поскольку теперь гораздо легче контролировать работу, например, отслеживать заказы, отправку товара, выставление счетов. Это позволяет компании гарантировать соответствие стандартам ISO 9000.

Доступ к свежей информации позволяет менеджерам контролировать эффективность работы компании и оперативно реагировать на возникающие проблемы. В целях дальнейшего повышения доступности и понятности управленческих данных Transelectro в настоящее время проводит оценку ряда аналитических программных пакетов (business intelligence systems), которые планируется интегрировать с финансовым и дистрибуционным программным обеспечением Baan.

Открытость решения означает, что теперь компания может общаться с поставщиками и клиентами с помощью электронных средств. В конечном итоге планируется использовать Интернет для организации онлайновой системы заказов.

Перспективы

Transelectro сменила не только оборудование и программное обеспечение, но и стиль работы. Проект потребовал напряженных усилий, но г-н Чопп не сомневается, что это пошло компании на пользу. "Мы знали, что перемены такого масштаба дадутся нелегко, - признается он. - Помогло то, что руководство Transelectro от начала и до конца поддерживало проект и что мы, не побоявшись расходов, наняли консультанта, который сумел перевести наши требования, идеи и проблемы на язык, понятный поставщикам программного обеспечения".

Теперь в компании создана стабильная информационная инфраструктура. Следующим шагом будет внедрение аналитической системы (business intelligence system), которая существенно облегчит менеджерам Transelectro доступ к ключевым показателям эффективности работы компании. В настоящий момент рассматриваются два программных пакета. Кроме того, компания вынашивает планы использовать для покупки и продажи своей продукции Интернет.

Дополнительная информация
Дополнительную информацию о технологиях, продуктах и решениях Microsoft можно найти на Web-сервере www.microsoft.com/rus/

© 2000 Microsoft Corporation. Все права защищены.