Ревизия программного обеспечения

Если раньше в организации не было системы централизованного управления закупками и эксплуатацией ПО, то скорее всего никто в точности не знает, какие продукты используются, каких версий, каково количество лицензионных копий и т. д. Поэтому прежде всего нужно обследовать все компьютеры организации, произвести перепись всех реально установленных программ и выяснить, какие из них используются на законных основаниях.

Здесь существуют две возможности: проводить такую проверку своими силами или пригласить специалистов. Каждый из вариантов имеет свои преимущества и свои недостатки. Самостоятельная инспекция компьютеров, возможно, сэкономит вам деньги, но может оказаться весьма длительной и болезненной для организации процедурой. Фирмы, специализирующиеся на аудите программного обеспечения, имеют квалифицированные кадры, специальный инструментарий и проверенный опытом сценарий действий. Всего этого, как правило, лишены другие компании. Соответственно при проведении ревизии своими силами вам придется действовать методом проб и ошибок, в результате чего процесс может весьма затянуться. Кроме того, вам придется либо проводить аудит вручную, либо приобретать специальные программы, что часто бывает невыгодно в финансовом отношении. Поэтому, принимая решение о проведении внешнего или внутреннего аудита, нужно учесть все факторы (объем организации, наличие квалифицированных компьютерных специалистов, степень разнородности ПО и пр.) и тщательно взвесить последствия такого решения.

Ниже кратко описаны действия, которые должна будет выполнить группа управления ПО, если вы решите проводить ревизию самостоятельно.

Выбор инструментальных средств. Можно проводить проверку наличного ПО вручную, направив ревизоров на каждое рабочее место в организации. Для некоторых случаев (например, если компьютерный парк фирмы не объединен в локальную сеть) это единственно возможный способ проведения ревизии. Однако чаще более эффективным оказывается использование специальных программ инвентаризации и учета. Поскольку на рынке имеется множество программ такого рода, группе управления ПО необходимо будет произвести их сравнение и выбрать те средства, которые лучше всего подойдут для вашей конкретной ситуации.

Подготовка к ревизии. Прежде чем приступать к ревизии, необходимо выполнить следующие действия.

• Согласовать проведение ревизии с руководством и получить соответствующие санкции.
• Назначить сроки проведения ревизии.
• Определить, кто из сотрудников будет проводить ревизию.
• Провести учет всех компьютеров в организации.
• Подготовить необходимые документы, например, следующие заготовки:
  • извещение о проведении ревизии с указанием ее графика;
  • анкету об использовании ПО на каждом компьютере;
  • бланк общей сводки по использованию ПО в рамках всей организации;
  • бланк отчета о ревизии ПО на каждом компьютере;
  • бланк сводки о ревизии ПО в рамках всей организации.

Следует заранее учесть все особенности проведения ревизии, включая необходимость получения личных паролей и сценариев регистрации для доступа к компьютерам, а также соблюдение техники безопасности (например, обеспечение защитных средств для тех, кто проверяет компьютеры в производственных помещениях).

Подборка лицензий и товарных счетов. Прежде чем проводить физическую проверку наличного программного обеспечения, нужно собрать все возможные документальные сведения о том, какие именно продукты находятся в пользовании организации на законных основаниях. Лицензионное соглашение на продукт является основным документом, подтверждающим обладание его лицензионной копией и регламентирующим права на ее использование. Вы можете получить необходимую информацию у производителя ПО в случае, если он оказывает услуги по предоставлению сведений о наличии в организации приобретенных у него продуктов и лицензий. Такие запросы надо направить поставщикам заблаговременно, чтобы к моменту проведения ревизии все необходимые сведения уже были получены. Причем в запросе следует точно указать, какие именно сведения - название и версия продукта, номер чека, дата оплаты и пр. - вас интересуют. Если по каким-либо причинам информацию у поставщиков получить невозможно, следует узнать эти данные в бухгалтерии или отделе закупок вашей организации. Покупатели "коробочных" версий ПО Microsoft после регистрации продукта получают уникальный номер в базе зарегистрированных пользователей ПО Microsoft. Организации, приобретающие ПО Microsoft в рамках соглашения об открытой лицензии (Microsoft OPEN License), автоматически учитываются в базе корпоративных пользователей. Информация о зарегистрированных пользователях ПО Microsoft - физических и юридических лицах - хранится в Информационном центре Microsoft.

Особое внимание нужно уделить наличию лицензий и особенностям лицензионных соглашений (тип лицензии, сроки ее действия, число компьютеров, на которых можно установить данный экземпляр программы, и т. д.). Условия предоставления лицензии подробно описаны в лицензионном соглашении на продукт.

Для "коробочных" версий используется лицензионное соглашение с конечным пользователем, по которому обладатель продукта имеет право установить одну его копию, если иное не оговорено специально.

Организации, приобретающие корпоративные лицензии на ПО Microsoft в рамках соглашения об открытой лицензии, должны иметь на руках оригинал титульного листа соглашения и приложения к нему. На титульном листе содержится сводный список количества приобретенных лицензий по каждому из продуктов, а Приложения регламентируют правила использования продуктов в организации.

Анализ или составление правил использования ПО. В каждой достаточно большой организации целесообразно выработать правила приобретения и использования ПО. Эти правила следует в письменном виде довести до сведения сотрудников, и нарушение их должно быть строго наказуемо вплоть до увольнения.

Приведем примерный круг вопросов, который подлежит регламентации.

• Процедуры приобретения ПО: кто и на каком основании принимает решение о закупках, о выборе поставщика, как обеспечивается поиск оптимальных расценок?
• Процедуры установки ПО: кто отвечает за доставленное в организацию ПО, записывает серийные номера, проводит регистрацию и фиксирует регистрационные данные?
• Процедуры обучения: как организовано обучение, кто отвечает за его планирование и организацию, привлекаются ли к процессу обучения сторонние организации?
• Использование персонального ПО: на каких условиях разрешается устанавливать и использовать личное ПО в вашей организации?
• Удаление ПО: что должно происходить со старыми программными продуктами при переходе к новым?

Опрос сотрудников по поводу ПО. Для выявления потребностей организации в программном обеспечении полезно провести анкетирование среди всех сотрудников, чтобы узнать, какое ПО они используют и какое хотели бы иметь.

Проведение физической проверки. На этом этапе специально назначенные проверяющие в соответствии с графиком приходят на рабочие места сотрудников организации и определяют, какие программные продукты реально установлены на каждом компьютере. Как уже отмечалось, использование специальных аудиторских программ, а также компаний, специализирующихся в области аудита ПО, может существенно упростить процедуру.

Для аудита ПО Microsoft в средних и крупных организациях целесообразно использовать продукт Microsoft System Management Server. Небольшие организации могут использовать распространяемый бесплатно продукт Microsoft Software Analyzer.

Когда инвентаризация ПО будет проведена, следует сравнить наличные продукты со списком лицензий, составленным ранее. После этого нужно провести общее собрание служащих и подробно информировать их о правилах работы с ПО в вашей организации. Все сотрудники организации должны четко знать, какие принадлежащие ей программы они могут использовать у себя дома и каковы правила установки на ее компьютеры программ, находящихся в личной собственности сотрудников.

Составление отчета о ревизии. Получив все необходимые данные, нужно составить отчет о ревизии. Этот отчет должен послужить базой для разработки плана управления ПО. Поэтому отчет о ревизии должен содержать ответы на следующие важные вопросы.

• Соответствуют ли результаты инвентаризации данным о приобретении программ?
• Используются ли в организации какие-либо нелегальные продукты, на которые необходимо приобрести лицензии?
• Обнаружили ли сотрудники, проводившие ревизию, программы, от которых можно избавиться или которые можно перераспределить?
• Есть ли у служащих замечания по поводу того, как должно осуществляться управление ПО?