Александр Дониченко, начальник отдела ПО СК "АСКА" Статья опубликована в журнале "Компьютерное обозрение" N 41, 1999 Отягощенные выбором "Автоматизация учета не только вредна, но и полезна". Следует предупредить читателя, что данная статья предназначена неофитам автоматизации, отягощенным проблемой выбора информационной системы учета для малых и средних предприятий. Обычно эти смелые люди принадлежат к одной из трех категорий: Восторженные оптимисты. Считают, что факт наличия компьютеров и широко разрекламированной программы за 200 у.е. обрекает их предприятие на успешное внедрение системы. Закоренелые скептики. Всегда знали, знают и будут знать, что автоматизация учета ни к чему, кроме затрат, не приведет. Внедрением вынуждены заниматься в силу рокового стечения обстоятельств (блажь директора, потребность приспособить купленные компьютеры подо что-то еще, кроме игр, неуемное желание бухгалтерии или финансистов и т.д. и т.п.), поэтому лучший исход их внедрения - это его отсутствие. Информированные пессимисты (бывшие оптимисты). Перепробовавшие несколько программ, разочаровавшиеся, но в глубине души все еще верящие в торжество победы силы (или программно-аппаратного обеспечения) над разумом (своих сотрудников). Ниже представлены: Доказательства пользы автоматизации учета при любом исходе внедрения Описание типичных подводных камней, о которые запросто разобьются самые радужные надежды на успешное внедрение САУЧ Краткий анализ и варианты выбора существующих программ ОПРЕДЕЛЕНИЯ И ПОНЯТИЯ Понять - значит упростить. Братья Стругацкие. Договоримся о некоторых понятиях: Под системой автоматизации учета (САУЧ) необходимо понимать интегрированную систему автоматизации, обеспечивающую охват всех участков работы (т.е. возможность зарегистрировав одну хозяйственную операцию (документ, группу документов), отразить ее (его, их) в оперативном, налоговом и бухгалтерском учете). Не совсем корректно называть программы и программные комплексы системами автоматизации. На самом деле это всего лишь инструменты, с помощью которых вы сможете (или не сможете) построить САУЧ. На Западе принято делить учет на финансовый, налоговый и управленческий. Нашу специфику "аршином общим не измеришь", поэтому у нас принято делить учет на управленческий (или оперативный) и бухгалтерский (который большей частью выполняет функции налогового учета и, в значительно меньшей степени, финансового). Причины неразвитости у нас финансового учета и анализа коренятся в "теневой" экономике и элементарной неосведомленности руководителей предприятий. Программные комплексы, реализующие удовлетворительные методики финансового учета и анализа, существуют лишь для крупных предприятий. Между тем, развитие финансового учета - это необходимое условие стабильной работы предприятия, позволяющее предвидеть хозяйственную и коммерческую ситуацию для минимизации возможных потерь и получения максимальной прибыли. Необходимо отметить, что современная практика финансового учета оперирует разрозненными показателями, объединенными в укрупненные группы, взаимосвязь между которыми не всегда прослеживается. Существует потребность в систематизации и интеграции показателей финансового учета с целью рассмотрения предприятия как единой системы, обладающей определенными качествами. Очевидно, что эта потребность может быть удовлетворена только на базе САУЧ предприятия. Даже если управленческий штат вашего предприятия состоит из трех человек (например, директора, бухгалтера и начальника производства), все равно есть смысл выделить отдельно такие элементы структуры предприятия как отдел снабжения, производство, отдел сбыта, бухгалтерия, финансовый отдел, склад. Так или иначе, но функции этих элементов все равно выполняются или контролируются кем-то из вашей замечательной троицы. ПОРЯДОК В ГОЛОВЕ Порядок - это беспорядок беспорядка. Книга перемен. Как правильно подметил знаток собачьих сердец, профессор Преображенский: "Что такое разруха? Старуха с клюкой? Ведьма? Нет, разруха не в клозетах, разруха в головах". Перемещаясь на другой полюс сравнения, можно сказать, что "порядок (то бишь система) - это не груда кремния, стекла и железа, не N или Х мегабайт программы, порядок - в головах". Поэтому, прежде всего, необходимо тщательно продумать структуру САУЧ в голове. При этом следует иметь в виду, что зачастую структура системы управления предприятием создается методом проб и ошибок. В нее входят, конечно, такие элементы как производство или торговля, склад, бухгалтерия. Возможно, отдел маркетинга, финансисты (если осознается потребность в развитии финансового учета и анализа). Качество связей между элементами структуры зачастую поддерживается только на личных достоинствах сотрудников. Если сотрудник ленив или неаккуратен или, не дай Бог, заболел, то получается как в баснях Крылова. А попробуй найти неленивых и аккуратных сотрудников при наших зарплатах. Именно здесь скрыто одно из основных достоинств САУЧ. Если после внедрения вы сразу же пожелаете получить экономию средств - это будет ожиданием чуда. Если же вы потребуете от системы четкой регламентации работы ваших сотрудников (вне зависимости от их личных качеств, незаменимости и т.п.), контроля исполнительности и аккуратности, повышения качества и эффективности работы, достоверности данных - это будет вполне реальным ожиданием, после выполнения которого придет экономия и более эффективное использование средств вашего предприятия. Как говорит наш известный футбольный тренер: "Нам нужна не команда звезд, а команда-звезда, в которой игроки меняются, а игра остается". САУЧ позволяет добиться такого результата. Вспоминается невыдуманный разговор с неким директором предприятия, утверждавшим: "зачем мне вся эта автоматизация бухгалтерии. Чтобы бухгалтер полдня отдыхал, а я ему те же деньги платил?". Однако бухгалтер у него вскоре сменился, при сдаче дел произошла какая-то неувязка и в итоге после налоговой проверки штраф от погрешностей бухгалтера многократно превысил мыслимые затраты на САУЧ и зарплату бухгалтера. Будь у этого директора хорошо реализованная САУЧ, вероятность такого исхода была бы на порядок ниже. Однако этот мир обладает отвратительным свойством корежить все наши прекрасные начинания. Поэтому к внедрению САУЧ лучше относиться, как к подготовке военной кампании. Крайне необходимо в начале воплощения ваших замыслов составить план, в котором определить: Структуру предприятия Функции каждого элемента данной структуры, подразделяя их на главные и вспомогательные Взаимосвязи между элементами структуры (то бишь производством и бухгалтерией, финансистами и бухгалтерией, производством и отделом маркетинга и т.д.), выделив, опять же, главные и второстепенные Далее крайне желательно провести обсуждение вашей схемы с представителями всех структурных подразделений. Не относитесь к этим обсуждениям как к пустой трате времени, польза от них огромная - не только вы получаете в итоге более четкое представление о системе управления своим предприятием, ее движущих силах, недостатках и перспективах развития, но и ваши сотрудники. После окончательной "утряски и усушки" схемы необходимо определиться с программой, способной реализовать ваши планы. ВЫБОР Как вы яхту назовете, так она и поплывет. Капитан дальнего плавания. Необходимо сказать, как не следует выбирать программы для своей САУЧ: Не нужно сразу брать наиболее разрекламированный продукт. Кроме наличия денег на рекламу у производителя продукта, это ни о чем больше не свидетельствует. Обзванивать всех попавшихся в прайс-листе также нет смысла. Ни к чему хорошему это не приведет, только время зря потратите. Лучше выбрать двух-трех поставщиков и договориться о демонстрации и обсуждении. Чтобы разговор с поставщиками велся конкретно, ниже предлагается таблица общепринятых на сегодняшний день функций, реализованных в популярных программных комплексах обеспечения учета. С помощью этой таблицы вы сможете изрядно "потерзать" поставщика каверзными вопросами. Следует подчеркнуть, что на рынке существует большое количество программ со схожей заявленной функциональностью. Естественно, они заметно отличаются качеством интерфейса с пользователем, быстродействием в различных режимах, средствами конфигурирования. Однако, как говорил К. Прутков, "чем измеришь ты глубину Мирового океана?". Мнения по качеству интерфейса весьма субъективны, а сравнение по скорости в разных режимах может давать противоположные результаты, да и не все определяется скоростью. Понятно также, что крайне несправедливо будет упомянуть одних и забыть о других. В то же время "огласить весь список" также не представляется возможным. Поэтому при выборе были сделаны следующие допущения: DOS-программы канули в небытие (это подтверждается уверенной поступью отечественных программ в сторону "визуальных" интерфейсов, технологий "клиент-сервер" и Интернет). Популярность программы можно определить известностью среди бухгалтеров и количеством публикаций в прессе, Интернете с упоминанием программы. Таким образом, после ознакомления с: итогами исследований бухгалтерского рынка труда (http://www.finsoft.ru/statistica.htm); публикациями в специализированных изданиях "Компьютерное обозрение", "CHIP", "Компьютеры+Программы"; количеством упоминаний в прайс-листах журналов "HotLine", "Бизнес", "Галицькi контракти"; обсуждениями в конференциях fido7.ru.finsoft, relcom.accounting, мной были выбраны для оценки следующие программы (в алфавитном порядке): 1С Предприятие, версия 7.7 (фирма 1С, Россия, www.1c.ru) Акцент-бухгалтерия, версия 4.2 (ООО Импакт, Украина, www.accent6.com) ИнфоБухгалтер, версия 8.1 (ТОО "Информатик", Россия, www.ib.ru) Финансы без проблем, версия от 18.05.99 ( Хакерс Дизайн, Украина, www.hdru.com) Оценка функций программы может принимать значения: 0 - отсутствует 1- неудовлетворительно реализована 2- удовлетворительно реализована 3- хорошо реализована Таблица 1 СРАВНИТЕЛЬНЫЕ ХАРАКТЕРИСТИКИ БУХГАЛТЕРСКИХ ПРОГРАММ Характеристики 1С Акцент ИБ ФБП Для бухгалтера Синтетический учет 3 3 3 3 Многомерный аналитический учет 2 3 0 2 Многоуровневый аналитический учет 3 3 2 3 Мультивалютный учет 2 2 2 2 Шаблоны типовых операций 2 2 2 2 Подготовка первичных документов 2 3 2 2 Построение произвольных форм первичных документов 3 3 2 1 Стандартные формы отчетности, соответствие текущему законодательству 3 3 3 3 Средства построения произвольных отчетов 3 3 2 2 Возможность изменять правила построения отчетов по произвольным критериям без использования программирования 1 3 0 0 Возможность создания отчетов за произвольные периоды времени 2 2 2 2 Охват всех участков работы (т.е. отражение хозяйственных операций в управленческом, налоговом и бухгалтерском учете) 3 3 2 2 Возможность ведения учета по нескольким предприятиям 3 3 2 2 Полнота набора хранимой информации (т.е. набор должен быть достаточен для построения отчетов произвольной выборки) 2 3 1 2 Наличие подробной справочной системы 3 2 2 2 Максимальная визуализация информации на экране 2 3 2 1 ИТОГО: 39 44 29 31 Для системного администратора Обмен данными с внешними программами и базами данных 3 3 1 2 Скорость обработки информации 2 3 2 3 Сетевой режим 2 2 1 2 Администрирование прав доступа 3 3 0 1 Режим "Клиент-Сервер" 2 3 0 2 Инструменты проверки целостности данных, восстановления, архивирования и переноса информации (собственные или внешние) 3 3 1 2 Встроенный предметно-ориентированный язык программирования 2 3 2 2 Решение проблемы 2000 года 3 3 3* 3 ИТОГО: 20 23 10 17 Для директора Соотношение цена/функциональность 2 3 1 2 Всего 61 70 40 50 * в этой программе подобной проблемы не было изначально Пояснения к таблице: изюминкой Акцент-бухгалтерии являются мастера отчетов, позволяющих за считанные секунды создавать довольно сложные отчеты, требующие часов программирования на встроенном языке других сравниваемых программ. Кроме того, на редкость удачно построена визуализация информации на экране. Выбирая вкладку документов, вы можете перемещаться по иерархическому справочнику, в котором размещены, например, группы операций с товаром, и тут же видеть эти документы, редактировать и создавать новые, выполнять различные отчеты по этим документам. Выбирая вкладку корреспондентов или объектов учета, вы также сразу видите всю информацию по корреспонденту или объекту учета. Есть возможность сделать отчет произвольной выборки (например, по корреспонденту), даже не добавляя, например, субконто. В общем, это нужно видеть. Кроме того, встроенный предметно и объектно-ориентированный язык Акцент-бухгалтерии практически идентичен языку Basic, что, на мой взгляд, существенно облегчает его изучение (любой, посещавший уроки информатики в школе, без труда вспомнит основные команды бейсика). 1С обладает широкими возможностями по программированию настроек, однако чтобы сделать что-то более-менее сложное самому, необходимо потратить массу времени на обучение. К тому же чуть ли не каждый дилер считает делом чести создать собственную настройку, поэтому невозможно ввести единый стандарт на конфигурацию. А это уже напоминает историю Вавилонской башни. Интерфейс с пользователем из-за обилия возможностей конфигурирования, на мой взгляд, "тяжеловат". Было много нареканий пользователей на быстродействие клиент-серверной версии "1С: Предприятие 7.5", однако в версии 7.7 имеется значительный прогресс. Эта программа - безусловный лидер по числу продаж. Финансы без проблем - ветеран рынка, непохожий на других и продолжающий идти своим, особым, путем. Однако аскетизм пользовательского интерфейса понравится немногим. Инфобухгалтер - довольно заурядная программа, проигрывающая каждой из вышеперечисленной тройки в различных аспектах. Кроме того, программа не позволяет использовать многомерную аналитику, не имеет "клиент-серверной" версии, обладает весьма слабым конструктором форм. Создается впечатление, что версия программы датируется не 1999 годом выпуска, а, максимум, 1997. Предупреждения к таблице: следует подчеркнуть, что в любое сравнение неизбежно вкрадывается субъективность автора, основанная на его личном опыте и мировосприятии. при использовании данной таблицы для выбора программы автоматизации крайне желательно сделать самостоятельные оценки по предлагаемым критериям. ОСТРЫЕ РИФЫ Согласие есть продукт при полном непротивлении сторон. Ильф и Петров. Имейте в виду, что после приобретения программ ваши основные проблемы только начинаются: Во-первых, встает проблема обучения персонала. Вряд ли ваши бухгалтера или складские работники самостоятельно смогут освоить все режимы программ. Во-вторых, появляется проблема психологического шока. Так как помимо трудностей с освоением, программа накладывает на ваших работников жесткие требования по аккуратности и точности работы, неизбежно меняются условия работы персонала, в начальный период значительно повышается трудоемкость. При этом многие люди начинают чувствовать себя лишними, опасаются быть уволенными, чувствуют на себе "злой всевидящий глаз железного монстра". Женская истерика со слезами будет еще не худшим проявлением такой ситуации. Вполне возможен скрытый саботаж, попытки "очернить" программу и т.д. и т.п. Поэтому персонал нужно подготавливать заранее, возможно, применять какие-то способы материального и морального поощрения, побеспокоиться о дополнительном обучении. В-третьих, в начале работы вы можете получать неверные данные. Большинство программ обладают развитыми средствами контроля, но, учитывая ваш малый опыт работы с новым программным комплексом, вряд ли вы сразу сможете использовать их в полной мере. То есть крайне желателен постоянный контакт с поставщиками программных комплексов и обязателен период опытной эксплуатации системы, когда данные, получаемые с помощью программ, проверяются с помощью параллельного "ручного" учета. ПОСЛЕСЛОВИЕ Внедряй, мой друг, обязательно внедряй. Хорошая система сделает тебя счастливым, а плохая - философом Почти Сократ Цель статьи будет достигнута, если оптимисты разочаруются, скептики еще раз убедятся в своей правоте, а пессимисты увидят шанс снова стать оптимистами. Первым разочарование позволит лучше подготовиться. Вторые, возможно, откажутся вообще от внедрения САУЧ и тем сэкономят свои деньги, нервы, время, а также нервы и время поставщиков программных комплексов. Третьи, возможно, сделают оптимальный выбор, ведущий к успеху.