Приложения Office 2000 - что нового?

Microsoft Access 2000

Уже с первых своих версий Access завоевал широкую популярность у разработчиков, как эффективная реляционная база данных с интуитивным интерфейсом представления данных в виде таблиц и запросов, возможностью создания форм и отчетов. Access широко используется для ведения базы данных предприятий малого и среднего бизнеса. Access 2000 представляет новое поколение этого популярного продукта, в котором сохранены все достоинства предыдущих версий, а, с другой стороны, сделаны весьма существенные нововведения, отражающие общую тенденцию развития Office 2000. Можно говорить о трех основных направлениях развития Office 2000, нашедших отражение в Access 2000:

• Использование веб-страниц, как рабочего пространства, отражающее общую тенденцию миграции Office 2000 в Интернет.
• Переход от настольных к корпоративным приложениям, построенным на клиент-серверной платформе.
• Использование разнообразных источников данных.

Microsoft Access 2000 и Интернет

Публикация данных на веб-страницах открывает широкие возможности в совместной работе над документами. Однако статические страницы, представляющие мгновенные снимки состояния базы данных, не всегда удовлетворяют возрастающим запросам пользователей. Полноценный анализ данных требует возможности работы с динамическими страницами, возможность выполнять разнообразные операции над данными, не ограничиваясь их простым просмотром. Идя навстречу этим потребностям, в Access 2000 можно создавать три типа веб-страниц:

• Статические веб-страницы.
• ASP-страницы и страницы в формате IDC/HTX.
• Страницы доступа к данным.

Статические HTML-файлы. Статические HTML-файлы или статические веб-страницы можно создавать из таблиц, запросов, форм и отчетов. В обозревателе Интернета отчеты отображаются в формате отчета, а таблицы, запросы и формы отображаются в формате таблиц. Статические HTML-файлы используются для обозревателей Интернета, поддерживающих язык HTML версии 3.2 или более поздней. Чтобы статические HTML-файлы были доступны в Интернете, следует опубликовать их в веб-папках. Для этого необходимо экспортировать соответствующий объект базы данных, сохранив его в формате HTML - документа, выбрав в качестве местоположения веб-папку на сервере.

При доступе к данным через обозреватель Интернета для их просмотра достаточно один раз загрузить статический HTML-файл с веб-сервера. Однако эти файлы представляют собой снимок данных, сделанный на момент публикации файлов. Со статическим HTML-файлом не связан ни один источник данных ODBC, поэтому при изменении данных необходимо вновь экспортировать файлы, чтобы иметь возможность просматривать новые данные в обозревателе Интернета.

ASP-страницы и страницы в формате IDC/HTX. Страницы ASP или IDC/HTX можно создавать из таблиц, запросов и форм. Они являются динамическими страницами, связанными с источником данных. Динамику этим страницам придают сценарии, написанные на VBScript. Эти сценарии выполняются на сервере, именно там происходит взаимодействие с базой данных, результатом выполнения является статический HTML-файл. Генерируемые сервером HTML-файлы отображаются в обозревателе Интернета в табличном формате и доступны для просмотра в любых обозревателях Интернета. Такие страницы удобно применять, когда требуется просматривать изменяющиеся данные в таблице, связанной с источником данных ODBC, при этом на клиентской машине достаточно ограничиться только чтением данных.

Чтобы генерируемые сервером HTML-файлы, были доступны в Интернете, соответствующие веб-страницы следует опубликовать в веб-папках на сервере. Для этого необходимо экспортировать соответствующий объект базы данных, сохранив его в формате ASP или IDC/HTX, выбрав в качестве местоположения веб-папку на сервере. Сама база данных также должна быть доступна на сервере, а пользователи, работающие с этой страницей в обозревателе, должны иметь права на работу с этой базой данных.

При каждом открытии или обновлении файла ASP или HTX веб-сервер динамически создает файл HTML, а затем отправляет его обозревателю Интернета.

Страницы доступа к данным представляют собой специальный тип веб-страниц, предназначенный для просмотра и работы через Интернет или интранет с данными, хранящимися в базах данных Microsoft Access или базах данных Microsoft SQL Server. Страница доступа к данным может также включать данные из других источников, таких как, например, Microsoft Excel. Страница также может содержать дополнительные элементы управления, включая электронные таблицы, сводные списки и диаграммы.

Страницы доступа реализованы с использованием динамического языка DHTML и потому являются интерактивными. Они позволяют пользователям при работе в обозревателе выполнять над данными различные операции, не ограничиваясь простым просмотром. Интерактивная работа с такими страницами возможна только в обозревателе Internet Explorer версии 5.0, входящем в комплект поставки Office 2000, или более поздней его версии.

Для просмотра данных страницы и взаимодействия с ними достаточно один раз загрузить страницу с веб-сервера в Internet Explorer. Поскольку на страницах используется динамический HTML, доступ к базе данных в среде клиент-сервер, как правило, весьма эффективен.

Разработка различных типов страниц доступа к данным. Страницы доступа к данным могут быть разработаны в режиме конструктора страниц в Microsoft Access или с использованием специального Мастера. Страница представляет собой отдельный файл, хранящийся за пределами Microsoft Access; однако при создании этого файла Microsoft Access автоматически добавляет ярлык к нему в окно базы данных.

Рис. 13. Окно базы данных Access, показывающее объекты типа "Страницы доступа к данным"

Разработка страниц доступа к данным аналогична разработке форм и отчетов: используется список полей, панель элементов, элементы управления, диалоговое окно Сортировка и группировка и т.д. Тем не менее, разработка страниц доступа к данным имеет ряд существенных отличий от разработки форм и отчетов. Способ разработки страницы зависит от ее предназначения.

• Составление отчетов в интерактивном режиме. Страницы доступа к данным, содержащие отчеты, часто используются для объединения и группировки сведений, хранящихся в базе данных, а также для публикации сводок данных. Например, страница может публиковать сводки по продажам для каждого региона, в котором проводятся операции. С помощью маркеров развертывания можно перейти от общей сводки данных, такой как список всех регионов и общий объем продаж по ним, к подробностям по продажам отдельных товаров в каждом регионе. Редактировать данные на страницах этого типа невозможно, хотя страница может содержать кнопки панели инструментов, позволяющие сортировать и фильтровать данные.
• Ввод данных. Этот тип страниц доступа к данным используется для просмотра, добавления и редактирования записей.
• Анализ данных. Страницы доступа к данным этого типа могут включать сводные списки - аналог форм Microsoft Access или отчетов Microsoft Excel, - которые позволяют реорганизовывать данные для их анализа различными способами. Страница может содержать диаграммы для анализа тенденций, закономерностей и выполнения сравнений между данными в базе данных или электронные таблицы, в которые можно вводить и редактировать данные, а также использовать формулы для выполнения некоторых вычислений, выполняемых в Microsoft Excel.

Использование страниц доступа к данным в Internet Explorer. Страница доступа к данным непосредственно связана с базой данных. При просмотре в Microsoft Internet Explorer для пользователя отображается копия страницы. Поэтому любой отбор данных, сортировка и другие изменения способа отображения данных - включая изменения в сводном списке или электронной таблице - влияют только на копию страницы. Однако изменения в самих данных - изменение значений, добавление или удаление данных - сохраняются в исходной базе данных, и поэтому доступны всем, кто просматривает страницу. Для получения справки по работе со страницей в обозревателе Интернета пользователю достаточно нажать кнопку Справка на панели перехода по записям. Файл справки для вывода на экран автоматически добавляется к каждой странице доступа к данным, публикуемой с панелью перехода по записям.

Рис. 14. Страница доступа к данным, открытая в Internet Explorer, с открытым окном получением справки

Использование страниц доступа к данным в Microsoft Access. Со страницами доступа к данным также можно работать в режиме страницы в Microsoft Access. Страницы доступа к данным могут дополнять формы и отчеты, используемые в приложении базы данных.

Access 2000 и разработка клиент-серверных приложений

Главными особенностями, связанными с реализацией клиент-серверных приложений на основе Access 2000, является введение:

• новой машины данных - Microsoft Data Engine (MSDE)
• нового объекта - проекта Microsoft Access.

Ядро MSDE. MSDE можно рассматривать как ядро обработки данных в архитектуре клиент-сервер, альтернативное ядру базы данных Microsoft Jet для файлового сервера. MSDE обеспечивает как локальное, так и удаленное хранение данных, совместимое с Microsoft SQL Server 7.0. MSDE работает в Microsoft Windows версии NT 4.0 или более поздней, либо в Windows 95 или более поздней версии. Технология MSDE разработана и оптимизирована для использования на рабочих станциях пользователей или серверах рабочих групп относительно небольшой мощности.

Поскольку MSDE основывается на том же ядре обработки данных, что и SQL Server, большинство проектов Microsoft Access или приложений в архитектуре клиент-сервер выполняются в любой версии без изменений. Однако в отличие от SQL Server 7.0, ядро MSDE имеет предел 2 Гб на размер базы данных, не поддерживает симметричную многопроцессорную обработку (SMP) в Windows 95 или более поздней версии и не может быть издателем репликации (хотя может быть подписчиком репликации) при использовании транзакционной репликации.

MSDE может использоваться в качестве альтернативы базам данных Microsoft Access в следующих случаях.

• В качестве базы данных малого сервера рабочей группы. Приложения разрабатываются с помощью проекта Access, подключенного к MSDE. Предполагается, что рабочая группа и ее деловые потребности могут расти со временем, пока однажды не возникнет необходимость в использовании всех возможностей приложения SQL Server 7.0, выполняемого на более крупном сервере сети.
• В качестве подписчика репликации в среде реплицированной базы данных SQL Server. Например, при наличии перемещающихся пользователей, работающих вдали от основного рабочего места, обновляющих MSDE на переносных или не подключенных к сети компьютерах, но затем периодически подключающихся к главной базе данных SQL Server для согласования изменений.
• Для простоты разработки и тестирования проекта Access или приложения в архитектуре клиент-сервер на персональном компьютере или рабочей станции с последующим подключением к базе данных SQL Server.

Проект Microsoft Access. Проект Microsoft Access (.adp) представляет собой новый тип объектов Access, предоставляющих эффективный, естественный доступ к базам данных Microsoft SQL Server или к ядру MSDE с помощью архитектуры компонентов OLE DB. С помощью проекта Access можно легко создать приложение типа клиент-сервер. Такое приложение может быть традиционным решением, основанным на формах и отчетах, или решением на базе Интернета, использующим страницы доступа к данным, либо сочетать в себе весь спектр возможностей.

Рис. 15. Взаимосвязь проекта и базы данных

Работа с проектом Microsoft Access очень похожа на работу с базой данных Access. Процесс создания форм, отчетов, страниц доступа к данным, макросов и модулей одинаков. Подключившись к базе данных SQL Server или ядру MSDE, можно просматривать, создавать, изменять и удалять таблицы, представления, сохраненные процедуры и схемы баз данных с помощью средств разработки Microsoft SQL Server Design Tools.

В отличие от базы данных Microsoft Access, проект Access не содержит объектов, основанных на данных или на определениях данных: таблиц, представлений, схем баз данных или сохраненных процедур (которые также могут содержать программу приложения). Вместо этого перечисленные объекты базы данных хранятся в базе данных SQL Server.

Проект Access представляет универсальную основу для построения клиентских приложений, работающих с Microsoft SQL Server или с ядром MSDE.

Наряду с появлением страниц доступа и проектов Access были сделаны и другие, возможно, не столь значимые, но существенные улучшения возможностей Access.

Форматирование

Формат базы данных. В Access 2000 изменился формат базы данных - mdb-файла. При открытии базы данных Access 97 происходит автоматическое преобразование к новому формату. С другой стороны, базу данных Access 2000 можно сохранить в формате Access 97.

Преобразование данных и объектов в формат SQL Server с помощью мастера. Мастер преобразования в формат SQL Server преобразует базу данных Microsoft Access (.mdb) в новую или существующую базу данных Microsoft SQL Server версий 6.5 или 7.0, либо в новый проект Microsoft Access (.adp) путем преобразования данных и описаний данных и переноса объектов базы данных.

Поддержка кодировки Unicode. В связи с переходом на кодировку Unicode при записи данных разрешается использовать символы любого языка, поддерживаемые кодировкой Unicode. Возможно сжатие Unicode, чтобы компенсировать эффект расширения требуемого дискового пространства для хранения данных.

Работа с евро. Для отображения сумм в евро можно наряду с другими валютами использовать настройку "Евро" (# ###,##) в свойстве Формат поля (Format).

Новые элементы окна базы данных. Интерфейс окна базы данных в Microsoft Access 2000 (Рис. 13) обеспечивает более широкие возможности просмотра и управления объектами базы данных. В левой части окна помещена панель в стиле Outlook 2000, обеспечивающая быстрый доступ к объектам базы данных. На панели размещаются вкладки (кнопки) для доступа к объектам и группам, объединяющим объекты различных типов. Добавлена вкладка для работы со страницами доступа к данным. При создании проекта Access на панели отображаются вкладки для доступа к объектам, связанным с проектом (Рис. 15), в том числе хранимым процедурам и диаграммам базы данных.

Новые средства работы с данными и с макетом базы данных. В Microsoft Access 2000 добавлены следующие новые средства, облегчающие работу с данными и макетом базы данных.

• Блокировка записей. Базы данных Microsoft Access, помимо блокировки страниц, (при которой записи блокируются страницами по 4 Кбайт), теперь поддерживают блокировку отдельных записей. Уровень блокировки задается при помощи нового параметра базы данных, Блокировка записей при открытии БД (меню Сервис, команда Параметры, вкладка Другие). Фактический уровень блокировки зависит от того, как запрограммирована база данных Access.
• Поиск и замена. Теперь существует возможность свободного перехода между диалоговыми окнами Поиск и Замена, а также между данными в представлении или окне.
• Просмотр связанных данных в подтаблице. Просмотр и редактирование данных таблиц, запросов, форм, связанных отношением подчиненности, носит естественный характер, позволяя в подтаблицах просматривать все связанные данные. Подтаблицы позволяют раскрыть все уровни иерархии связанных данных.
• Интеллектуальная замена имен объектов в базе данных. Access 2000 автоматически исправляет побочные эффекты, возникающие при переименовании объектов базы данных

Использование объектов данных Microsoft ActiveX (ADO). Объекты данных Microsoft ActiveX (ADO) используются для доступа к данным и выполнения с ними действий на сервере баз данных с использованием любого средства доступа OLE DB.

Новые возможности форм и отчетов. Microsoft Access 2000 предоставляет новые возможности, ускоряющие и облегчающие создание отлично выглядящих форм и отчетов.

• Группировка полей и других элементов управления. Команда Группировать из меню Формат позволяет провести группировку взаимосвязанных полей и других элементов управления формы или отчета.
• Условное форматирование. Команда Условное форматирование из меню Формат позволяет изменять параметры элементов управления (цвет фона, шрифт и другие) в зависимости от действий пользователя при работе с формой.
• Создание форм и отчетов для баз данных SQL Server. В проекте Microsoft Access можно создавать формы и отчеты для базы данных SQL Server при помощи тех же инструментов, что используются для их создания в базе данных Microsoft Access.
• Распространение отчетов среди пользователей, не имеющих Microsoft Access. Экспортируйте отчеты Microsoft Access в формат файлов снимка отчета (.snp). Для просмотра, печати и отправки снимков отчетов по электронной почте используется программа "Просмотр снимков".
• Новые средства защиты, сопровождения и преобразования базы данных
• Защита баз данных Access на уровне пользователя с помощью мастера. Мастер защиты теперь гораздо более прост в обращении и его использование является предпочтительным методом определения защиты баз данных Microsoft Access на уровне пользователя с применением общих схем.
• Защита программ Visual Basic с помощью пароля. Модули в формах и отчетах теперь можно защитить с помощью пароля Visual Basic для приложений (VBA), создаваемого в редакторе Visual Basic; защита программ на уровне пользователя теперь недоступна.
• Использование усовершенствованной программы сжатия. Сжатие баз данных Microsoft Access и проектов Microsoft Access рекомендуется выполнять с помощью усовершенствованной служебной программы, которая объединяет в рамках одного процесса сжатие и восстановление и является более безопасной и эффективной.
• Автоматическое сжатие. Для автоматического сжатия баз данных Microsoft Access или проектов Microsoft Access при их закрытии следует установить флажок "Сжать при закрытии".

Новые возможности макросов. Microsoft Access 2000 предоставляет новые макрокоманды, с помощью которых можно открывать страницы доступа к данным и новые объекты базы данных, диаграммы, сохраненные процедуры и представления в проекте Microsoft Access (.adp).

Объектная модель Access 2000. Существенные изменения были сделаны в объектной модели Access 2000 при программировании на VBA. Появилось много новых объектов, у многих ранее существовавших объектов появились новые свойства, методы и события. Эти изменения связаны как с появлением новых возможностей Access 2000, так и с продолжающимся сближением объектной модели Access с моделями других приложений Office 2000. Некоторые ранее существовавшие объекты теперь спрятаны и не показываются в браузере объектов, но продолжают существовать, обеспечивая обратную совместимость с предыдущими версиями. Их использование не рекомендуется при разработке новых программных модулей.