Офисные сети электронной почты

Одной из базовых функций информационной системы организации любого масштаба является обеспечение обмена информацией как внутри организации, так и за ее пределами. Данная задача решается с помощью программного продукта, входящего в комплект серверных приложений Microsoft® BackOffice® - Microsoft Exchange® Server и клиентского приложения, являющегося компонентом Microsoft Office® 2000 - Microsoft Outlook® 2000.

В Microsoft Outlook 2000 расширила возможности предыдущих версий Outlook 97/98, главным образом, в области поддержки Интернет-стандартов и систем совместной работы, а также удобства и простоты управления. Outlook 2000 обеспечивает возможности клиента электронной почты и средства совместной работы для пользователей систем обмена сообщениями и предлагает еще более мощные средства для работы с Microsoft Exchange Server в сетях предприятий. К новым и улучшенным возможностям Microsoft Outlook 2000 можно отнести:

Поддержка стандартов Интернета. Outlook 2000 обеспечивает поддержку протоколов SMTP, POP3, IMAP4, LDAP, NNTP, уведомлений о передаче или прочтении сообщений, языка DHTML, расширений S/MIME, vCard, vCalendar и iCalendar.

Усовершенствованные средства управления электронной почтой и данными. Работа с электронной почтой и данными является одной из повседневных задач современных пользователей. Outlook 2000 включает новые средства, расширяющие возможности управления электронной почтой, календарем и контактной информацией, а также обеспечивающие дополнительную простоту использования и возможности интеграции.

Совместная работа через Интернет и Microsoft Exchange Server. Интернет больше не ограничен только веб-страницами и электронной почтой. Outlook 2000 предлагает новые способы сотрудничества и совместного использования информации через Интернет. Рабочие группы и предприятия могут использовать Outlook и Microsoft Exchange Server в качестве универсальной платформы для разработки и развертывания широкого спектра систем совместной работы - от средств управления контактными данными для рабочих групп до приложений по организации документооборота и контроля в масштабах целого предприятия.

Новые возможности работы в режиме удаленного доступа. На современных предприятиях, многие сотрудники которых работают вне офиса, средства удаленного доступа с каждым днем приобретают все большее значение. Outlook 2000 обеспечивает пользователей Exchange Server новыми возможностями, позволяющими сохранять уровень производительности работы во время поездок. В Outlook 2000 также повышено качество подключения к поставщикам услуг и почтовым серверам Интернета.

Обмен сообщениями и документами в организации

Основная функция Microsoft Exchange Server - пересылка сообщений. В простейшем случае сообщение представляет собой текстовый фрагмент, который пересылается в почтовый ящик одного или нескольких адресатов. Даже эта нехитрая возможность позволяет существенно сократить время, затрачиваемое служащими на коммуникации внутри организации, - переговоры, совещания и прочее.

Помимо информационных сообщений между отдельными рабочими местами внутри организации довольно часто курсируют различные документы. Microsoft Exchange Server содержит встроенные механизмы для пересылки документов. В простейшем случае это может быть файл, присоединенный к сообщению. Если документ хранится на общедоступном файловом сервере в сети, можно пересылать не сам файл, а указывающий на него ярлык.

Microsoft Exchange оптимально использует ресурсы сервера, и в том случае, если одно и то же сообщение пересылается нескольким абонентам одновременно, в информационном хранилище Microsoft Exchange сохраняется только одна его копия.

Можно встраивать в сообщение другое сообщение или ярлык, указывающий на сообщение, хранящееся на сервере Microsoft Exchange. Этот механизм очень удобен в тех случаях, когда надо оповестить многих сотрудников о поступлении новой информации.

Программа Microsoft Outlook позволяет формировать и пересылать сообщения в различных форматах. В простейшем случае это может быть обычный плоский текст (plain text), однако Microsoft Exchange позволяет пересылать и форматированные документы, включающие различные структурированные фрагменты, например внедренные ActiveX-документы (см. Рис. 38). При этом Microsoft Outlook является полноценным OLE-контейнером. При активизации внедренного объекта пункты меню и панели инструментов изменяются, что позволяет редактировать объект по месту, не загружая специального приложения.

Рис. 38 Возможности Outlook 2000 по созданию сообщений

Сообщения подобного типа могут пересылаться как в формате RTF, так и формате MIME, в том случае если они адресованы абонентам Интернета. Microsoft Outlook 2000 позволяет формировать сообщения и в формате HTML. В этом случае редактор сообщений позволяет не только создавать сообщения сложного формата, но и внедрять в них элементы ActiveX и Java-апплеты.

Обмен информацией в Интернете

Microsoft Exchange Server предоставляет пользователям системы возможность обмениваться информацией как внутри системы, построенной на его основе, так и с абонентами внешних систем электронной почты, в частности Интернета. При этом для работы с сообщениями Microsoft Exchange Server и других систем электронной почты применяются одни и те же средства подготовки и просмотра сообщений. Единственным отличием является адрес отправляемого сообщения. В случае обмена сообщениями с абонентами Интернета адрес либо может быть явно введен в поле "Кому", либо может храниться в персональной адресной книге пользователя или в глобальной адресной книге Microsoft Exchange Server.

Существует две возможности работы с внешними системами электронной почты - использование программных шлюзов и прямое подключение к информационной службе, обеспечивающей доступ к средствам передачи информации различных систем непосредственно из Microsoft Outlook.

Клиентское программное обеспечение Microsoft Outlook построено по модульному принципу, что дает возможность использовать различные конфигурации, обеспечивающие его многофункциональность. Одним из модулей Microsoft Outlook является информационная служба, которая осуществляет доступ к различным средствам хранения и передачи информации. Так, в комплект Microsoft Outlook помимо службы доступа к серверу Microsoft Exchange входит также служба, обеспечивающая доступ к серверу электронной почты Интернета по протоколам POP3/SMTP. При таком способе соединения клиентский компьютер должен быть либо непосредственно подключен к сети Интернет, либо соединен с Интернетом через коммутируемый телефонный канал по протоколу PPP.

В случае использования для связи с внешней системой электронной почты программного шлюза пользователь системы посылает сообщение на сервер Microsoft Exchange. Тот анализирует адрес получателя и передает сообщение в программный шлюз (коннектор) Internet Mail, функционирующий на сервере. Программный шлюз осуществляет все преобразования, которые требуются для пересылки сообщения в сеть Интернет, формирует заголовок сообщения и его конверт, а также в случае необходимости кодирует текст сообщения и вложения в необходимом формате.

При использовании информационной службы Microsoft Exchange взаимодействие с внешней системой осуществляется на базе клиентского протокола, и пользователь имеет доступ только к сообщениям, полученным в его персональный почтовый ящик. Программный же шлюз применяет для обмена с внешней почтовой системой соответствующий протокол межсерверного взаимодействия. Коннектор Internet Mail является полнофункциональным сервером SMTP. При получении сообщения из сети Интернет программный шлюз производит поиск имени получателя сообщения в глобальной адресной книге организации и пересылает сообщение именно этому абоненту Microsoft Exchange.

Поддержка мобильных и удаленных пользователей

Microsoft Exchange обеспечивает доступ к информации не только работающим непосредственно в локальной сети организации, но и удаленным пользователям (Рис. 39).

Удаленные пользователи могут подключиться к локальной сети организации, используя службы удаленного доступа RAS (Remote Access Service) Windows 2000/NT по коммутируемому телефонному каналу, и получить доступ к ресурсам обмена сообщениями Microsoft Exchange Server. При этом пользователь либо работает со своим почтовым ящиком непосредственно на сервере, либо, скачав его содержимое на локальный компьютер, продолжает работу в автономном режиме (offline). Имеется также возможность скачать на локальный компьютер и содержимое адресной книги, хранящейся в Microsoft Exchange Server.

Другим способом удаленного подключения к ресурсам обмена сообщениями Microsoft Exchange является использование протокола POP3/IMAP/SMTP. Этот протокол обеспечивает доступ к почтовым ящикам в сети Интернет.

Microsoft Exchange Server является полнофункциональным POP3- и IMAP-сервером, и пользователи организации могут получить доступ к своим почтовым ящикам с помощью любой клиентской программы, обеспечивающей работу по этим протоколам из любой точки Интернета. И, наконец, входящий в состав Microsoft Exchange Server компонент Outlook Web Access, представляющий собой расширение Microsoft Internet Information Server, позволяет использовать для работы с сообщениями Microsoft Exchange любой обозреватель Интернета. Естественно, два последних способа становятся доступными пользователям только в том случае, если почтовый сервер организации непосредственно подключен к Интернету.

Рис. 39 Поддержка удаленных и мобильных пользователей

Управление логикой обработки сообщений и автоматизация обработки сообщений

Программа Microsoft Outlook способна автоматически выполнять множество действий, облегчающих управление логикой обработки сообщений и обеспечивающих контроль за текущим состоянием сообщений. Так, при передаче сообщения есть возможность дать системе указание автоматически переслать в почтовый ящик отправителя информацию о доставке получателю, и о прочтении данного сообщения. Сообщению можно приписать атрибуты срочности, после чего в окне просмотра почтового ящика подобные сообщения будут отмечаться особым значком. При подготовке нового сообщения Microsoft Outlook имеется дополнительная закладка, в которой определяются различные параметры управления логикой обработки сообщения.

Так, можно указать системе, кому будут направляться ответы (Reply) на данное сообщение (по умолчанию ответы направляются абоненту, пославшему сообщение), в какой папке будут автоматически сохраняться копии отправленного сообщения (по умолчанию это папка "Отправленные"). Помимо этого можно определить время отсроченной доставки сообщения, а также срок, по истечении которого сообщение будет автоматически удалено из почтового ящика получателя, несмотря на то, что оно еще не было прочитано.

Все сообщения Microsoft Outlook могут быть отнесены к той или иной категорий. После присвоения сообщению категории существенно упрощается его поиск в папках Microsoft Exchange. Список категорий может быть модифицирован пользователем по его усмотрению.

Полезной функцией Microsoft Outlook является также возможность отмечать сообщения, устанавливать флажки сообщений. Сообщения, которые подлежат выделению, помечаются красным флажком. После этого в заголовке сообщения появляется дополнительная информация о том, какие действия и когда именно необходимо произвести с данным сообщением, при этом в указанное время на экране появится напоминание о приближении указанного срока.

Механизм правил (Rules Wizard) обработки сообщений позволяет описывать сценарии автоматической обработки сообщений, попадающих в папку, в зависимости от конкретных условий (Рис. 40). Используя механизм фильтра, для сообщений, отвечающих критериям фильтрации, можно назначать различные сценарии обработки. Например, системе можно дать команду выдать на экран извещение о получении сообщения, специфическое для данного типа сообщений, либо проиграть тот или иной звуковой фрагмент. Можно автоматически удалить письмо, отвечающее заданным критериям, или переправить его какому-либо абоненту или скопировать в ту или иную папку. Имеется также возможность заранее подготовить шаблон ответа на письмо, получения которого вы ожидаете. Каждая папка может содержать набор специфических правил для автоматической обработки поступающих в нее сообщений.

Рис. 40. Использование Мастера правил

Правила могут обрабатываться Microsoft Exchange Server или Microsoft Outlook. В случае обработки правил на стороне сервера не требуется, чтобы Outlook был запущен. В Microsoft Exchange, в так называемом Ассистенте отсутствия, реализована возможность запрограммировать работу почтовой программы в том случае, если планируется продолжительное отсутствие пользователя на рабочем месте. Кроме определения набора правил, можно задать автоматическое отправление сообщения определенного типа в ответ на любое входящее письмо. После однократной установки поведения системы во время вашего отсутствия, вам будет достаточно перед уходом с работы просто активизировать Ассистент отсутствия.

Microsoft Exchange позволяет программно управлять правилами обработки сообщений, а также расширять имеющийся набор обработчиков правил. Для этого в Microsoft Exchange реализован механизм обработки событий - Microsoft Exchange Event Service.