Digital Dashboard: технология создания корпоративных порталов для предприятий в России

 

 

Прошло уже около года с тех пор, как Билл Гейтс впервые представил Digital Dashboard ‑ новую эффективную технологию и концепцию создания рабочих мест для сотрудников современных корпораций, стремящихся получить максимальную выгоду как от внедрения информационных технологий, так и, что особенно важно, от своего «человеческого капитала».

 

После объявления в июне 2000 года второй версии Digital Dashboard стало ясно, что это – достаточно зрелая технология, она начала оправдывать ожидания бизнеса, и, безусловно, заслуживает внимания как технических специалистов, так и руководителей компаний.

 

С появлением Digital Dashboard «корпоративные порталы» перешли из категории красивых концепций в разряд доступных и практичных инструментов бизнеса.

 

 


Содержание

Что такое корпоративный портал. 3

Что такое Digital Dashboard. 4

Какие ключевые задачи бизнеса помогает решить Digital Dashboard. 5

А важно ли это для российского бизнеса?. 8

Рост конкуренции. 8

Учет и контроль. 8

Процент с «интеллектуального капитала». 8

Низкий психологический барьер. 8

Не меняйте коней на переправе. 8

Без информации нет бизнеса. 9

Цена тоже имеет значение. 9

Как устроен DDB-портал. 11

Digital Dashboard на вашем предприятии. 13

 

 

Что такое корпоративный портал

 

 

Представьте, что на некотором предприятии развернута сеть, установлено офисное и почтовое программное обеспечение, налажены сбор и хранение данных под управлением СУБД. Тут кончаются чисто технические проблемы, за которые обычно отвечает ИТ-отдел, и начинается тяжелый труд руководителя. Нужно определить, какую информацию будет получать каждый сотрудник, и как он ею будет пользоваться.

 

Сотрудникам нужны удобные средства коллективной работы и контроля исполнения, свежие новости, сведения о производстве и продаже из баз данных, инструменты анализа и принятия решений. Вполне может оказаться, что большую часть дня высокооплачиваемые специалисты тратят на поиск необходимой информации. С другой стороны – раздавать всю корпоративную информацию каждому сотруднику тоже неуместно.

 

Как быть?

Наиболее распространенный и уже проверенный практикой ответ таков – создать корпоративный портал. (См., например, публикацию «Рабочий портал» в журнале «Эксперт» ‑ http://archive.expert.ru/algoritm/99/99-34-97/portal.htm)

 

Первые корпоративные порталы «умели» только объединять информацию из различных веб-источников (серверов новостных агентств и интрасетевых сайтов отдельных подразделений компании). Microsoft создала технологию Digital Dashboard, позволяющую интегрировать все источники и потоки информации извне и внутри корпорации и легко контролировать доступ сотрудников к каждому из них.

 

Теперь корпоративный портал вполне может стать эффективным инструментом и вашего бизнеса.

Что такое Digital Dashboard

 

Электронная информационная панель (Digital Dashboard, DDB) ‑ настраиваемое решение для сотрудников, работающих со знаниями (knowledge workers). DDB может объединять персональную, групповою, корпоративную и внешнюю информацию, предоставляя доступ к различным инструментам анализа и групповой работы с помощью одного щелчка мышью Она обеспечивает сотрудникам компании интегрированный доступ с их рабочих мест к источникам знаний корпорации, предлагая эффективный способ принятия решений благодаря немедленному доступу к ключевой бизнес-информации.

 

Компании могут быстро разрабатывать и развертывать свои собственные решения на базе электронный информационных панелей (ЭИП), используя для этого комплект ресурсов Digital Dashboard Resource Kit 2.0 и комплекты третьих фирм (например, ). Этот комплект включает все необходимые инструменты и документацию, примеры электронных панелей и готовые компоненты, которые можно использовать для создания различных ЭИП. Используя Digital Dashboard Resource Kit 2.0, компании могут запускать электронные панели не только в Microsoft Outlook 2000, но и в таком веб-браузере как Microsoft Internet Explorer.

                                                                                  Подробнее см. Digital Dashboard. Обзор

 

Какие ключевые задачи бизнеса помогает решить Digital Dashboard

 

Различные комплекты Digital Dasboard используются в самых различных областях – для доставки деловых новостей Dou Jones и Reuters (производитель ‑ Factiva – www.factiva.com), управления оборудованием (производитель ‑ Honeywell – www.honeywell.com), поддержки принятия решений (производитель ‑ Knosiswww.knosysinc.com). Ужен несколько сотен фирм от Австралии до России заявили о разработке DDB-компонентов и приобрели необходимый для этого опыт.

 

Рисунок 1

 

Панель Digital Dashboard корпорации Honeywell (рис.1) содержит DDB-компоненты, позволяющие контролировать до полумиллиона параметров производственного оборудования.

 

Предлагаемый Microsoft Digital Dashboard Resource Kit 2.01 (DDRK 2.01) включает правила создания, инструменты и готовый набор повторно используемых компонентов, с помощью которого можно решить большинство типовых задач современного бизнеса. На его основе можно создавать системы, позволяющие:

-          узнавать последние деловые новости;

-          знакомиться с ценами на продукцию, услуги, акции;

-          анализировать состояние складов;

-          контролировать работу технологического оборудования;

-          организовать документооборот;

-          отслеживать заказы и платежи;

-          общаться с клиентами и партнерами;

-          руководить коллективным выполнением проектов;

-          контролировать исполнительскую дисциплину;

-          охранять помещения и коммерческие секреты;

-          выполнять сложный анализ состояния и тенденций бизнеса;

-          и многое другое.

 

Разумеется, для создания современной информационной системы недостаточно просто комплекта базовых DDB-компонентов. Они только представляют конечным потребителям информацию, для сбора, накопления и анализа которой вашей компании понадобятся операционная система Microsoft Windows 2000, система поддержки электронной почты и коммуникаций Microsoft Exchange 5.5 или выходящий вскоре Exchange 2000, система управления базами данных Microsoft SQL 7.0, набор офисных приложений Microsoft Office 2000. Все это вместе с DDRK 2.01 представляет удивительно мощный и полный комплекс – цифровую нервную систему вашего предприятия (Digital Nervous System), позволяющую надежно хранить, эффективно обрабатывать и предоставлять в наглядной форме практически неограниченный объем информации, необходимый для вашего успешного бизнеса.

 

Рисунок 2

 

На рис. 2 представлено вид типичного рабочего места сотрудника российского предприятия, использующего демонстрационную панель Digital Dashboard, предоставленную ему в рамках данного проекта.

 

Digital Dashboard – эффективная технология, позволяющая создавать отдельные DDB-компоненты и целые «рабочие панели», содержащие именно ту информацию и именно в том виде, как это требуется для эффективного исполнения служебных обязанностей каждым сотрудником. Панели легко настраивать для каждого рабочего места. Можно разрешать или запрещать доступ сотрудников к определенным видам информации. Можно разрешить или запретить им самостоятельно изменять состав и расположение DDB-компонентов на их «рабочих панелях».

 

Рисунок 3. Состав и компоновку рабочих мест легко менять методом «перетащи и оставь»

 

Простые, но полезные, рабочие панели легко могут создать сотрудники ИТ-отдела практически любого предприятия. Сложные компоненты, обращающиеся к важным корпоративным ресурсам (базам данных, финансовым системам и пр.) или внешним сервисам (Reuters, ПРАЙМ-ТАСС, Интерфакс и др.) могут с применением новейших технологий и стандартов (XML, ActiveX и других) разработать специалисты компаний-партнеров Microsoft. В любом случае, теперь разработка самого современного корпоративного портала может быть выполнена значительно быстрее и дешевле, чем с использованием любой другой технологии. А сопровождение и использование будет значительно проще и удобнее.

 

И при этом, в отличие от большинства других технологий создания корпоративных порталов, Digital Dashboard позволяет объединять и «фильтровать» для наиболее эффективного использования не только веб-сервисы, но и почтовые службы, офисные документы (например отчеты в Microsoft Word 2000, таблицы в Excel 2000, письма и контакты в Outlook 2000), базы данных и административные ресурсы.

А важно ли это для российского бизнеса?

 

Еще недавно многие представители российского бизнеса полагали, что современные технологии – удел только передовых иностранных корпораций. С тех пор ситуация радикально изменилась.

 

Рост конкуренции

Сегодня и внутри России, в каждом городе, и на международном рынке, наши предприятия встречают жесткую конкуренцию. Чтобы выдержать ее и, тем более, победить в ней, нужно сокращать издержки, работать быстро и адресно, заботиться о хороших отношениях с клиентами. Эффективная информационная система c удобным доступом к ресурсам через Digital Dashboard ‑ один из самых полезных инструментов не только облегчающих работу сотрудников, но и буквально «навязывающий» им темп, аккуратность и корректность, которых избалованный потребитель ждет на рынке.

 

Учет и контроль

Не секрет, что в быстро меняющихся условиях рынка, характерных для России даже больше, чем для многих других стран, ничто не представляет такой опасности, как неполная или устаревшая информация.

 

Руководитель должен точно знать конъюнктуру рынка, наличные ресурсы, действия конкурентов и государственных органов. Самый эффективный на сегодня способ собрать все это в пригодном для использования виде, проконтролировать корректность, и не утонуть в море информации – использовать Digital Dashboard

 

Процент с «интеллектуального капитала»

Давно прошли те времена, когда хорошие работники в России стоили дешево. Сегодня занять руководящий пост в перспективной российской компании считается почетным и выгодным для менеджера родом даже из самой богатой страны. А настоящих специалистов по сбыту все равно никогда не хватит на всех…

 

Навряд ли Вы захотите, чтобы эти, с трудом найденные, за долгие годы воспитанные или приглашенные за большие деньги, сотрудники расходовали свое дорогое время на листание старых отчетов или расчеты на калькуляторе. Если вы попробуете подсчитать экономию от внедрения Digital Dashboard и Office 2000, то, вполне возможно, удивитесь – на многих предприятиях она уже в первый год окупает расходы не только на приобретение программного обеспечения, но и на все необходимые фирме компьютеры и другое аппаратное обеспечение.

 

Низкий психологический барьер

При массовом внедрении информационных систем отсутствие у персонала необходимого опыта и просто страх перед новыми незнакомыми программами могут надолго отодвинуть момент, когда информатизация действительно начинает давать отдачу.

 

Используйте Digital Dashboard и время на обучение и привыкание радикально сократится – используя простой, наглядный и привычный для большинства интерфейс сотрудники легко начнут работать с самыми разнообразными информационными ресурсами.

 

Не меняйте коней на переправе

Внедрение Digital Dashboard ни в коем случае не означает, что Вам придется выбросить все имевшиеся у Вас программы финансового и складского учета, управления персоналом или сбытом. Просто теперь у всех сотрудников компании, наконец, появиться доступ именно к тем возможностям этих систем, которые им нужны в соответствии с их служебными обязанностями. Вы также сможете легко заменять устаревшие и добавлять новые ресурсы и программы.

 

Для крупных предприятий, и таких в России немало, интеграция разнородных и обычно несовместимых информационных систем, используемых в различных территориальных и функциональных подразделениях, представляет серьезную проблему. С такой же проблемой сталкиваются крупные корпорации и государственные органы во всем мире.

 

Еще недавно казалось, что в реальных условиях большой компании наладить взаимодействие разнородных информационных систем или невозможно или слишком дорого. Но сейчас Microsoft предложила действительно радикальное решение‑ «универсальный клей» для информационных систем современного бизнеса – спецификацию и сервер BizTalk (http://www.microsoft.com/biztalk/). В самое ближайшее выйдет промышленный релиз BizTalk Server. Следите за сообщениями о его использовании вместе с Digital Dashboard.

 

Без информации нет бизнеса

И российские и иностранные бизнесмены всегда сетовали, что в России иногда трудно получить даже самую необходимую для ведения дел информацию. До сих пор нельзя сказать, что ситуация исправлена полностью. Но ведь, чем труднее добыть информацию, тем дороже она ценится, и тем важнее обладать ею для делового успеха.

 

Сегодня, в соответствии с Законами Российской Федерации ряд государственных органов собирает и распространяет разнообразную статистическую информацию; в России успешно работает ряд аналитических и маркетинговых фирм, проводящих самые разнообразные исследования рыночной конъюнктуры; наконец, как российские (например ПРАЙМ-ТАСС – www.prime-tass.ru и Интерфакс – www.interfax.ru) так и ведущие мировые агентства (например Reuterswww.reuters.ru) наладили сбор и распространение деловых новостей для российского рынка.

 

Нужно только уметь своевременно и эффективно воспользоваться этими возможностями.

 

Цена тоже имеет значение

До сих пор некоторым руководителям российского бизнеса, воспитанным на мэйнфреймах и беспорядочной автоматизации начала 90-х годов, представляется, что внедрение информационных технологий стоит астрономических сумм. Некоторые даже смирились с этой мыслью и тратят фантастические средства на устаревшие решения. Еще недавно также думали и капитаны мирового бизнеса.

 

Ситуацию в значительной мере переломила корпорация Microsoft, превратив разработку программного обеспечения из таинственного искусства в промышленный процесс. Секрет популярности продуктов Microsoft в том, что они, как правило, содержат именно те возможности, которые действительно необходимы практическому бизнесу. Microsoft никогда не предлагает потребителям «возможность ради возможности», не гонится за абстрактными идеями и даже проверяет свои новые продукты «на себе» ‑ внедряя их в собственной деловой практике. Каждое новое поколение программных продуктов Microsoft предоставляет потребителям значительно больше возможностей и непрерывно улучшает соотношение «цена/потребительские качества».

 

Digital Dashboard не является исключением. С помощью этой технологии процесс создания интегрированных корпоративных систем значительно упрощается. Конечно, по прежнему, современная информационная система не возникнет в вашей фирме «сама собой». Но , просто к сведению, создание корпоративного портала на базе Digital Dashboard для этого проекта, включающее проектирование баз данных и разработку компонентов для доставки новостей, построения графиков, коллективной работы и демонстрации самых различных сервисов, заняло у команды компании Exteria (www.exteria.ru) всего три недели…

 

Как устроен DDB-портал

 

Говоря очень коротко, пользователи («клиенты») информационной системы, построенной по DDB технологии, работают с «информационными панелями», на которых могут размещаться Web PartsDDB-компоненты, предоставляющие удобный доступ к самой различной внешней и внутрикорпоративной информации. Панели могут располагаться в Microsoft Outlook 2000 или Internet Explorer 5 и выше.

 

Администратор системы имеет возможность контролировать состав «информационных панелей» сотрудников. Корпорация Microsoft разработала специальный инструмент, облегчающий настройку или создание компонентов ‑ WebPart Builder. Компоненты имеют множество настраиваемых предопределенных свойств, таких как размеры и частота обновления.

 

Описания компонентов (ASP-, XML- и XSL-файлы) централизованно хранятся в Digital Dashboard factory ‑ «Фабрике DDB-компонентов». Специальные расширения обеспечивают эффективную работу Microsoft SQL Server 7.0 и Internet Information Server 5.0 с описаниями, «содержимым» и правилами использования компонентов.

 

Рисунок 4. Структура DDB-портала во внутренней сети предприятия

 

Ряд DDB-компонентов, обеспечивающих коллективную работу (общие папки проектов, контакты и пр.) требует, чтобы на предприятии использовался сервер почты и коммуникаций Microsoft Exchange Server 5.5 и выше. Аутентификация пользователей в DDB-подходе основана на средствах регистрации Windows 2000 и может использовать мощную модель безопасности Kerberos.

 

В предлагаемом вашему вниманию проекте структура DDB-сервера намного сложнее, чем будет в большинстве реальных предприятий.

 

Для того, чтобы попробовать в действии компоненты для системных администраторов и коллективной работы необходимо будет в соответствии с инструкциями развернуть на сервере вашей компании оригинальный DDRK и компоненты для российского бизнеса. Ряд компонентов будут использовать Microsoft Exchange Server или Microsoft SQL Server, установленные в вашей компании.

 

В то же время, для работы целого ряда компонентов потребуется только установить Интернет-соединение с центральным веб-сервером нашего проекта – www.msddb.ru.

 

В первую очередь это относится к компонентам деловых новостей, погоды, трекинга почтовых отправлений. В реальной корпоративной информационной системе источники обновляемой информации для них будут находиться на серверах вашей корпоративной сети, что, разумеется, сделает доступ к информации намного более быстрым, а защиту сети – еще более надежной.

 

Благодаря сотрудничеству ведущих деловых информационных агентств Reuters (www.reuters.ru), ПРАЙМ-ТАСС (www.prime-tass.ru), «Интерфакс» (www.interfax.ru), компьютерного информационного агентства «Алгоритм» (www.algo.ru), компании экспресс-доставки DHL (www.dhl.ru), финансовой группы «Ренессанс-Капиталл» (www.rencap.com), компании по разработке ПО для анализа и прогноза погоды «МэпМэйкерс» (www.mapmak.orc.ru), Price Express (Группа Консультант-Плюс) (http://www.price.ru), агентства «ИЗВЕСТИЯ-фото» (http://photo.izvestia.ru/), Санкт-Петербургского филиала Института открытого общества (http://www.spb.osi.ru) и пейджинговой компании Multi-Page (http://www.multi-page.ru/), Вы имеете возможность попробовать различные реальные сервисы. Разумеется, они предоставлены только в рамках данного проекта  для ознакомления с возможностями DDB-технологии без каких либо явных или подразумеваемых гарантий. Для коммерческого использования этих и других сервисов Вы должны обратиться непосредственно в эти организации.

 

Digital Dashboard на вашем предприятии

 

DDB – удобная и эффективная технология. Однако не стоит забывать, что она предназначена для создания корпоративных информационных систем. А этот процесс требует решения не только технических, но и организационно-управленческих проблем.

 

Начните с пилотного проекта. Не стоит думать, что «пилот» могут выполнить ваши ИТ-специалисты в свободное от основной работы время. Особенно на первом этапе им будет очень полезна помощь руководителей компании и, вполне вероятно, специалистов из фирмы-партнера Microsoft.

 

Определите, какова будет цель пилотного проекта – какая группа сотрудников сможет решать, какие задачи с помощью первых DDB.

 

Обязательно нужно назначить куратора проекта из числа высших руководителей компании. Он сможет решить вопрос о доступе к внутренним источникам и подписке на внешние, выступит арбитром при определении функциональности создаваемых панелей, проконтролирует освоение первыми пользователями.

 

Разумеется, результаты «пилота» следует тщательно проанализировать и популяризовать в компании. Вполне вероятно, что уже на этом этапе среди сотрудников появится много сторонников быстрого внедрения DDB.

 

Тем не менее, масштабному развертыванию должно предшествовать тщательное планирование:

-          определение категорий сотрудников, которые будут пользоваться DDB;

-          определение видов и источников информации и уточнение процедур доступа к ним (вполне вероятно, что в вашей компании уже имеется много внутренних источников данных, но они изолированы – представляют собой «острова информации» ‑ Information Islands);

-          выбор варианта развертывания Digital Dashboard (например, ИТ-специалисты должны иметь в виду, что существуют различные варианты размещения «хранилища» DDB-компонентов – в файловой системе Microsoft Windows 2000, в базе Microsoft SQL Server, в Exchange Server 2000);

-          некоторым компаниям, использующим старые или несовместимые версии программного обеспечения может понадобиться «наведение порядка» в своем хозяйстве – выбор Платформы Microsoft для корпоративных приложений (http://www.microsoft.com/enterprise/Products.htm)

-           определение процедур аутентификации, контроля доступа и защиты информации;

-          формализация типовых бизнес-процедур для каждой категории работников;

-          выбор состава и функциональности DDB-компонентов (полезно иметь в виду, что многие компоненты можно сделать «read-only» ‑ как правило, в компании, получать информацию может значительно больше сотрудников, чем уполномочено ее изменять);

-          программирование и дизайн компонентов (в большинстве случаев это – понятная и не очень сложная процедура, но в серьезной реализации вполне может потребоваться знание XML, ASP, ActiveX и умение управлять большими проектами);

-          тестирование технических аспектов реализации, удобства использования (usability), соответствия бизнес-процедурам компании, поведения компонентов при нештатных ситуациях (недоступность или ошибки источников);

-          тестирование функциональными группами сотрудников в «обстановке, приближенной к боевой»;

-          доработка с учетом первого опыта использования;

-          обучение персонала (как правило, не нужно стремиться сразу объяснить все детали и возможности, отдавайте предпочтение неформальной и даже приятной для сотрудников приятной процедуре);

-          официальное открытие и выпуск пресс-релиза;

-          не стоит думать, что все сразу пойдет само собой

 

Более подробную информацию о процессе имплементации Digital Dashboard можно найти в документе «Business Process Assessment Guide. White Paper»