Расширение функциональных возможностей Microsoft Office 2000

Официальный документ

Опубликован: октябрь 1998 г.

Для получения обновленной информации, пожалуйста, обращайтесь на Web-узел по адресу http://www.microsoft.com/office/

Введение

В качестве прямого ответа на запросы потребителей при разработке MicrosoftÒ Office 2000 были выбраны следующие приоритеты: снижение стоимости владения, повышение интеграции с Web и улучшенная поддержка корпоративного программного обеспечения. Хотя Microsoft Office 2000 и сам по себе является значительным достижением, его сочетание с другим программным обеспечением Microsoft, таким как Microsoft FrontPage™, Microsoft Internet Explorer и операционные системы Microsoft Windows NTÒ Server и Workstation, обеспечивает еще более широкую функциональность. Этот документ посвящен функциональным возможностям Microsoft Office 2000, которые могут быть расширены за счет использования других продуктов Microsoft.

Снижение стоимости владения

Одна из наиболее широко обсуждаемых сегодня тем, связанных с информационными технологиями — совокупная стоимость владения персональными компьютерами и пути ее снижения. Снижение стоимости владения Microsoft Office является наивысшим приоритетом для Office 2000, что выражается в новых возможностях администрирования, а также в непрекращающемся поиске путей облегчения работы на персональных компьютерах.

Наиболее важным для крупных организаций фактом является совместимость форматов файлов Microsoft Office 2000 и Microsoft Office 97. Это означает, что пользователи Office 97 и Office 2000 могут свободно обмениваться документами. Office 97 сможет открыть любой файл Office 2000 без всякого преобразования. Однако, некоторые особенности форматирования, доступные в Office 2000, не будут отображаться в Office 97, поскольку он не может их распознать. Исключение составляет только Access из-за введения поддержки Unicode (прежде Access не поддерживал такой формат файлов). Access 2000 будет обеспечивать обратную совместимость благодаря возможности сохранения файлов в формате Access 97.

Кроме того, Microsoft Office 2000 открывает новые перспективы благодаря таким своим особенностям, как единая исполняемая международная версия, которая может быть установлена практически в любой национальной версии операционной системы Microsoft WindowsÒ , и самовосстанавливающиеся приложения, которые автоматически выявляют и исправляют ошибки в файлах и настройках реестра, необходимых для их успешного запуска. Программы-мастера Microsoft Office Custom Installation Wizard и Microsoft Office Profile Wizard делают простой и эффективной установку Microsoft Office 2000 в условиях вашей организации. Улучшенная поддержка "блуждающих" профилей дает пользователям Office 2000 возможность сохранять привычную среду со своим персональным набором настроек, независимо от того, за каким компьютером они работают (при условии, что они используют одну и ту же операционную систему).

Дополнительные возможности Office 2000 (например, поддержка средств безопасности операционной системы, адаптируемая система помощи и другие полезные усовершенствования) могут способствовать снижению затрат на поддержку его приложений. Все вышеупомянутые возможности доступны любому пользователю, независимо от того, с какими другими продуктами Microsoft он одновременно работает.

Некоторые из средств, однако, могут быть реализованы эффективнее на уровне операционной системы рабочей станции или сервера. Если основные проблемы системного администрирования решаются на уровне операционной системы, администратору будет легче администрировать всю рабочую станцию, а не только четыре-пять приложений. В последующих разделах обсуждаются возможности, способствующие снижению стоимости владения при сочетании Microsoft Office 2000 с другим программным обеспечением Microsoft.

Обновление оболочки операционной системы

Microsoft Windows 2000 Professional, Windows 98 и Microsoft Internet Explorer 4.01 — все они включают обновленную оболочку, которая поддерживает дополнительные функциональные возможности Office 2000. Для обновления оболочки в Windows 95 и Windows NT Workstation 4.0 будет выпущен пакет исправлений.

Установка по требованию

Установка по требованию обеспечивает автоматическую установку компонентов или приложений Office 2000 при возникновении соответствующей потребности. Если пользователь установил некоторые — но не все — компоненты Office, отсутствующие компоненты будут установлены, когда пользователь впервые попытается использовать их. Существует три способа активизировать процесс установки по требованию:

· Из приложений Office

· Из оболочки операционной системы (Меню Пуск)

· Из других приложений, например, если документ Word вложен в сообщение электронной почты

Первый метод подходит для любой операционной среды, где функционирует Office 2000. При сочетании Office 2000 с Windows 98 или Windows 95, либо Windows NT 4 с Internet Explorer 4.01 и обновлением оболочки подходит как первый, так и второй метод. Windows Installer установлен, если присутствует любой из этих продуктов. Если служба Windows Installer доступна, она обрабатывает запрос на установку приложения и может осуществлять ее из различных источников, а не только из одного жестко заданного. Последний из методов требует наличия Windows 2000 Professional. Это повышает "живучесть" продуктов Office 2000 на протяжении всего его жизненного цикла.

Единый интерфейс документа (Single Document Interface — SDI)

При использовании приложений Office 2000 каждый открытый документ отображается в панели задач Windows. Ранее в панели задач отображались только активные документы. Word for Windows будет отображать в панели задач отдельные документы во всех операционных системах, где работает Office 2000. Microsoft Excel, программа для работы с презентационной графикой PowerPoint и Microsoft Access, однако, используют для реализации этой возможности обновление оболочки операционной системы. Эти усовершенствования облегчают буксировку содержимого из одного документа в другой через панель задач.

Web-папки

Web-папки предоставляют возможность просматривать содержимое Web-серверов из Проводника Windows точно так же, как если бы вы работали с серверами в сети или локальными дисками. Office 2000 поддерживает возможность выполнения операций "вырезания" (cut), копирования и вставки (или буксировки) документов с Web-сервера на сервер сети или локальный диск, либо с локального диска или сервера сети на Web-сервер. Это облегчает работу с содержимым Интернета или интрасети и позволяет рядовым пользователям размещать документы на узле или сервере интрасети.

Развитие Office 2000 в среде Windows 2000 Professional

В Windows 2000 Professional будут значительно развиты надежность, безопасность, возможности организации работы в сети и достижения высокой производительности, которые делают сегодняшнюю версию Windows NT мощной корпоративной операционной системой для рабочих станций. Более того, в сочетании с Windows 2000 Server, Windows 2000 Professional будет единственной операционной системой для рабочих станций, которая поддерживает все передовые средства управления и администрирования, помогающие организациям снизить совокупную стоимость владения (TCO) почти вдвое по сравнению с другими средами семейства Windows.

Windows 2000 Professional содержит поистине революционные средства, такие как технология управления IntelliMirror^TM, в которой сочетаются мощь и гибкость распределенных вычислений с отличной управляемостью среды. Технология управления IntelliMirror подразумевает "интеллектуальное кэширование и синхронизацию" пользовательских данных, приложений, системных файлов, административных настроек на серверах, работающих под управлением Windows 2000 Professional.

Эти нововведения наряду с широчайшей поддержкой разнообразного оборудования и программного обеспечения, всесторонним набором средств для облегчения перехода на другие продукты и продолжающейся поддержкой инициативы "Нулевого администрирования" (Microsoft Zero Administration Initiative for Windows) сделают Windows 2000 Professional операционной системой номер один для всех компаний и организаций. В настоящее время Windows 2000 Professional проходит бета-тестирование, а появление ее версии Beta 2 ожидается летом 1998 г.

Поддерживая возможности, предоставляемые Windows 2000 Professional, Microsoft Office в еще большей степени способствует снижению стоимости владения.

Возможности, доступные при использовании Windows 2000 Professional

Усовершенствованная установка по требованию

В среде Windows 2000 Professional установка по требованию выполняется даже в случае, если обращение к компоненту производится из другого приложения. При настройке установки Office 2000 на рабочие станции конечных пользователей администраторы могут указать, что определенные компоненты или приложения должны устанавливаться по требованию. Если пользователь получит по электронной почте документ Word 2000, а на его компьютере будет установлен только Word for Windows 95, то Word 2000 будет установлен автоматически без всякого вмешательства со стороны пользователя, поскольку администратор указал, что Word 2000 следует устанавливать по требованию.

Volatile Policies Branch

В Windows 2000 Professional имеется новый раздел реестра — Volatile Policies Branch (сменная ветвь политик), который обеспечивает зависимость пользовательских настроек от используемого компьютера или организационной единицы. Поскольку эта ветвь реестра обладает специальными свойствами и "монтируется" при регистрации пользователя, параметры реестра автоматически пересоздаются. Например, профессору, зарегистрировавшемуся на компьютере в лаборатории, а не в своем кабинете, потребуются (и он их получит) другие настройки. Другой пример —сотрудники крупной организации, которые регистрируются в сети со своих домашних компьютеров. Хотя им необходим доступ к информационным ресурсам, они, возможно, не захотят восстанавливать на своих домашних компьютерах все те настройки, которые они используют на рабочих местах.

Возможности, доступные при использовании Windows 2000 Professional и Windows 2000 Server

Чтобы некоторые средства Office 2000 использовались так, как было задумано, необходимо наличие как Windows 2000 Professional, так и Windows 2000 Server. Windows 2000 Server предоставляет предприятию возможности, преимуществами которых пользуется и Office 2000.

Присвоение и публикация

Служба Microsoft Installer Service, которая будет поставляться как с Microsoft Office 2000, так и с Windows 2000 Professional, позволяет "присвоить" приложения пользователям или компьютеру либо “опубликовать” их для пользователя. Чтобы присвоить приложение пользователю или компьютеру, Windows 2000 Professional устанавливает небольшую порцию информации, такой как описание нового типа файла, данные для службы installer и ярлыки приложений, но фактически не устанавливает самих приложений. Эта информация-анонс становится доступна при очередной регистрации пользователя в Windows 2000 Professional. Пользователь видит ярлыки приложений и двойной щелчок по любому их них приводит к реальной установке программного обеспечения.

Публикация приложения — это гораздо менее активная форма распространения программ. При публикации приложения информация о нем помещается в хранилище классов службы каталога Windows 2000 Server Active Directory. Все приложения, информация о которых присутствует в этом хранилище, отображаются в новом окне "Установка и удаление программ" панели управления Windows 2000 Professional. С его помощью пользователи могут найти разрешенную к использованию версию конкретного приложения, которое может быть необходимо только части пользователей, а организации не придется специально разрабатывать такое приложение.

Предположим, вы решили, что всем сотрудникам организации необходимы Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Access и Microsoft OutlookÔ — клиент для обмена сообщениями и организации совместной работы, однако приложение Microsoft FrontPageÒ для создания Web-узла и управления им получат только те, кто активно выразит такое желание. В этом случае вы можете присвоить Word, Excel, PowerPoint и Access всем группам, а FrontPage опубликовать в панели управления, чтобы разработчики для Web имели к нему простой доступ.

Active Directory

Active Directory — это входящая в состав Microsoft Windows 2000 Professional служба каталогов следующего поколения, которая вобрала в себя все самое лучшее из трех источников: службы Internet Domain Name Service (DNS) в качестве средства поиска ресурса, стандартов присвоения имен X.500 и протокола доступа к каталогу LDAP как своего основного протокола. Это сочетание обеспечивает возможности взаимодействия, необходимые для унификации и управления специализированными каталогами приложений, а также другими каталогами сетевой операционной системы. Оно также предоставляет универсальную службу каталогов, которая служит единой точкой администрирования всех ресурсов, включая файлы, периферийные устройства, соединения, базы данных, доступ к Интернету, пользователей, любые другие объекты, службы и сетевые ресурсы.

Microsoft Office 2000 использует преимущества Active Directory, предоставляя администраторам возможность создать целый ряд серверов распространения Office 2000 и указать их в оповещении под общим именем. Это позволяет сбалансировать нагрузку и обеспечить резервирование при развертывании Office 2000.

IntelliMirror

Технология IntelliMirror — это совокупность средств, разработанных для облегчения администрирования в сети, снижения затрат и повышения его эффективности. IntelliMirror встроена в Windows 2000 Professional и Windows 2000 Server и для успешного применения требует поддержки со стороны прикладного программного обеспечения. С помощью технологии IntelliMirror Windows 2000 Server может создавать на сервере зеркальные копии среды рабочих станций. Такая возможность обеспечивает несколько преимуществ:

· Простота восстановления среды. Поскольку среда зеркально отображена на сервере, она может быть легко восстановлена на любом компьютере, работающем под управлением Microsoft Windows 2000 Professional. Если на компьютере возникла какая-либо проблема, просто замените его, и все, включая программное обеспечение Office 2000, данные и настройки, будет восстановлено.

· Полноценная поддержка "блуждающих" пользователей. Поскольку среда пользователя зеркально отображена на сервере, он может зарегистрироваться на любом компьютере, работающем под управлением Windows 2000 Professional, и получить доступ к своим данным, программному обеспечению и настройкам. Если компьютер работает в автономном режиме, Windows 2000 Professional автоматически синхронизирует файлы и настройки, когда пользователь снова подключается к сети. Хотя Office хорошо поддерживает "блуждающих" пользователей и при использовании Windows NT 4.0, поддержка со стороны Windows 2000 Professional обеспечивает более широкие возможности. Windows 2000 Professional способна отслеживать соответствие типов файлов приложениям, и Microsoft Office использует это свойство. Например, пользователь A работает с Office 2000, а файлы *.DOC связаны с Microsoft Word 2000. У пользователя Б Microsoft Word даже не установлен — он работает с программой WordPad, поэтому его файлы *.DOC связаны с WordPad. Если пользователь A попытается работать на компьютере пользователя Б, здесь будут автоматически установлены Word 2000 и все настройки пользователя A.

· Эффективный запуск из источника (run from source). Установите Office 2000 для использования в режиме “запуск из источника ” (с сервера), и Windows 2000 Professional создаст в локальном кэше копии файлов, которые реально используются. Это повышает производительность и снижает трафик в сети. Кроме того, технология управления IntelliMirror будет проверять, соответствуют ли файлы в локальном кэше файлам на сервере, и автоматически обновит их, если на сервере появятся более новые версии.

Более тесная интеграция с Web

Microsoft Office 2000 более тесно интегрирован с Web и предоставляет удобные и простые в использовании средства для создания информационного содержимого, публикации в Web, а также облегчает поиск документов в Web и их использование. Многие из этих возможностей целиком обеспечиваются средствами Microsoft Office и независимы от обозревателя или серверного программного обеспечения, используемых в вашей организации. Ниже приведены примеры некоторых новых возможностей:

· Формат файлов HTML. Сохранение файлов в формате HTML осуществляется так же просто, как и сохранение в обычном формате приложений, при этом точность воспроизведения значительно повысилась. Кроме того, в файле сохраняется информация, позволяющая впоследствии эффективно работать с ним в исходном приложении. Например, если пользователь создает электронную таблицу и сохраняет ее в HTML-файле, все ее элементы будут правильно отображены в обозревателе. Более того, если пользователь вновь откроет этот файл в Microsoft Excel 2000, значение формул будет вычислено заново, динамические сводные таблицы PivotTableÒ "оживут" и все остальное будет работать так, как если бы файл оставался в формате Microsoft Excel. Другими словам, обеспечивается абсолютно точное двустороннее преобразование таблиц Excel из двоичного формата (*.XLS) в HTML и обратно в двоичный.

· Усовершенствованные возможности приложений. В некоторые приложения добавлена поддержка широко используемых возможностей формата HTML. Например, в Microsoft Word была добавлена поддержка использования фреймов при создании оглавления. Левый фрейм содержит элементы оглавления в виде ссылок, а не встроенных в документ строк, как это делается в документах, предназначенных для вывода на печать.

· Сохранение в Web. Облегчено не только сохранение в формате HTML, но также сохранение документа как Web-страницы на Web-сервере. Для этого нужно просто выбрать маршрут, как если бы это был сервер вашей сети и сохранить файл. Это также означает, что пользователи Office 2000 могут легко использовать документы совместно со специалистами, создающими Web-узлы с помощью FrontPage 2000. Например, сохранить документ Word в формате HTML непосредственно на узле Интернета или интрасети, созданном средствами FrontPage.

Некоторые из новых функциональных возможностей Microsoft Office 2000 фактически реализуются сочетанием Office со специфическими возможностями обозревателя, Web-сервера или обоих сразу. Далее эти возможности рассмотрены более подробно.

Создание интрасетей и управление ими

Сочетание Microsoft Office 2000 и FrontPage 2000 предоставляет организациям всеобъемлющее решение для создания Web-узлов и интрасетей рабочих групп и управления ими. FrontPage 2000 дает пользователям возможность создавать узлы, точно соответствующие их представлениям, легко обновлять Web-узлы и работать с ними средствами Office. Пользователи Office 2000 могут теперь сохранять HTML-документы непосредственно на Web-узле, созданном с помощью FrontPage, а такие особенности, как общие с Office меню и панели инструментов обеспечивают пользователям Office быстрое и комфортное освоение FrontPage 2000. Развитые возможности совместной работы в web, такие как check-in и check-out, а также многоуровневое управление безопасностью позволяет коллективам работать вместе, сохраняя при этом конфиденциальность. Поскольку web-узлы (и в Интернете и в интрасетях) интернациональны по своей природе, FrontPage 2000 интегрирован с новыми возможностями Office 2000 для повсеместного развертывания, что облегчает его внедрение в масштабах организации.

Возможности, доступные при использовании программы-обозревателя

Некоторые из функциональных возможностей Microsoft Office 2000 подразумевают использование программы-обозревателя Интернета (браузера) для просмотра информационного содержимого, созданного приложениями Office. Различные версии обозревателей поддерживают различные версии HTML и других стандартов Web. Хотя пользователи любого обозревателя Netscape или Microsoft (версии 3 или выше) будут с удовольствием использовать возможности, описываемые далее в этом разделе, те, кто работает с Internet Explorer 5.0, смогут делать это наиболее эффективно. В настоящее время Internet Explorer 5.0 обеспечивает самую высокую точность воспроизведения — это результат поддержки более передовых средств и компоновок, которые были включены в спецификацию HTML.

Microsoft Internet Explorer 3.x, Netscape Navigator 3.x

Просмотр файлов в формате HTML

Если ваш обозреватель обеспечивает поддержку HTML хотя бы на уровне Microsoft Internet Explorer или Navigator 3.x, ваши пользователи смогут просматривать HTML-содержимое, созданное приложениями Microsoft Office 2000. Пользователи Microsoft Office 2000 могут создавать HTML-файлы, которые смогут просматривать все, у кого есть обозреватель, независимо от используемой ими платформы. Пользователи, работающие с более поздней версией Internet Explorer, увидят HTML-документ, который будет больше похож на исходный документ приложения Office.

Поддержка этих возможностей версиями 3.x обозревателей ограничена в силу поддерживаемой ими версии HTML. Одновременное отображение текста и графики, сложное форматирование или такие эффекты PowerPoint, как плавные переходы и анимация, поддерживаться не будут. Файлы Microsoft Excel отображаются в обозревателях 3.x как единое целое, поэтому фрагмент текста не может быть выделен и скопирован.

Microsoft Internet Explorer 4.01

Пользователи Internet Explorer 4.01 будут располагать всеми функциональными возможностями, которые доступны пользователям Internet Explorer 3.x, а также некоторыми дополнительными, описанными ниже.

Улучшенный просмотр файлов в формате HTML

Пользователи Internet Explorer 4.01 смогут просматривать HTML-содержимое, созданное с помощью приложений Microsoft Office 2000 с более высокой точностью воспроизведения, чем та, которую обеспечивают более ранние версии обозревателей. Среди более адекватно отображаемых деталей — динамические элементы (builds), анимация и встроенные шрифты в HTML-файлах, сформированных PowerPoint. Графические элементы Word компонуются лучше, а файлы, сгенерированные Microsoft Excel, выглядят как настоящий текст.

Вложенные таблицы стилей

Вложенные таблицы стилей (Cascading Style Sheets — CSS) — это стандарт Интернета, разработанный в тех же целях, что и стили в Word — для согласованного использования форматирования в документе. Приложения Office 2000 используют вложенные таблицы стилей для более сложного форматирования документов, особенно документов Word и презентаций PowerPoint. Только новейшие обозреватели, такие как Microsoft Internet Explorer 4 и 5, а также Netscape Navigator 4 поддерживают вложенные таблицы стилей.

Возможности Microsoft Outlook

Многие возможности клиента для обмена сообщениями и совместной работы Microsoft Outlook реализуются с помощью Internet Explorer 4.01. Это было справедливо для Outlook 98 и столь же справедливо для Outlook 2000. Internet Explorer 4 не обязательно должен использоваться по умолчанию обозревателем, его оболочка просто может быть установлена в системе.

· HTML-почта. Поддержка HTML-почты дает пользователям возможность посылать и принимать сообщения электронной почты в формате HTML. Поскольку HTML — это стандартный формат представления информации в Web, который может использоваться для создания электронных сообщений с богатым графическим оформлением (форматированные шрифты, параграфы, иллюстрации и ссылки), пользователи могут не беспокоиться о том, что у получателя может оказаться клиент электронной почты, позволяющий работать только в текстовом режиме.

· Поддержка MHTML. Формат MIME HTML (MHTML) дает пользователям возможность включать изображения прямо в сообщения электронной почты или посылаемые Web-страницы. Изображения пересылаются вместе с сообщением, и для их отображения не требуется подключения к Интернету или интрасети.

· Публикация календаря в HTML-формате. Пользователи легко могут опубликовать свой календарь из Outlook в виде интерактивной Web-страницы. После публикации Web-страница может быть просмотрена с помощью любого интернет-обозревателя, размещена на Web-узле или послана по электронной почте. При публикации пользователи могут отключить элементы, помеченные как личные или конфиденциальные. Кроме публикации календарей из персональных папок, пользователи могут разместить в Интернете или послать по электронной почте любой проект или коллективный календарь.

· URL в панели Outlook. Пользователи смогут теперь добавлять в панель Outlook ярлыки для интернет-адресов. До сих пор пользователи могли добавлять в панель только ярлыки папок Outlook, Общих папок или папок с файлами. Теперь пользователи могут создавать ярлыки для любых часто посещаемых ими страниц и узлов. Эти Web-страницы могут просматриваться непосредственно в правой панели Outlook или в используемом по умолчанию обозревателе.

· Планирование интерактивных мероприятий. Средствами Outlook вы можете спланировать и включить в расписание интерактивные мероприятия, такие как конференцию NetMeetingÔ или широковещательную презентацию PowerPoint. Outlook напомнит вам о мероприятии и может автоматически запустить необходимое программное обеспечение.

· Интеграция со средствами безопасности Microsoft Internet Explorer. Outlook 2000 использует преимущества концепции зон безопасности, реализованных в Internet Explorer 4.0 и более поздних версиях, чтобы защитить пользователей от потенциально опасной HTML-почты. Пользователи могут установить в зонах безопасности различные уровни защиты. В соответствии с этими уровнями пользователи могут управлять тем, будут ли исполняться сценарии или активные компоненты HTML-сообщений. Администраторы могут заранее установить параметры зон безопасности, обеспечив более высокую защищенность корпоративных пользователей и интрасетей.

Широковещательные презентации PowerPoint

С помощью средств широкого вещания презентаций (Presentation Broadcasting) пользователи могут устраивать презентации в интрасети, показывая HTML-слайды, а также комментировать их, используя потоковое аудио и видео (для демонстрации видео необходим сервер Microsoft NetShowÔ.)

Поддержка анимированных и мультимедийных элементов PowerPoint

Пользователи, обладающие обозревателем Internet Explorer версии 4.01 или более поздней, могут насладиться анимацией, звуком, речевым комментарием и видеофрагментами в HTML-файлах, сформированных в PowerPoint.

Microsoft Internet Explorer 5

Пользователи Internet Explorer 5 будут иметь все функциональные возможности, которые доступны пользователям предыдущих версий Internet Explorer, а также некоторые дополнительные, описанные ниже.

Улучшенный просмотр файлов в формате HTML

Пользователи Internet Explorer 5 смогут просматривать HTML-файлы, созданные приложениями Microsoft Office 2000 с самой высокой точностью воспроизведения. Internet Explorer 5 имеет встроенную поддержку отображения и масштабирования векторов, что обеспечивает лучшее воспроизведение и меньший размер файлов — сформированных приложениями Office HTML-документов, включая презентации PowerPoint. Такие эффекты форматирования как малые прописные буквы и вертикальный текст в Word, которые отображались другими обозревателями некорректно, будут выглядеть так же, как и в приложениях Office, где они были созданы.

Страницы доступа к данным (Data Access Pages)

Несмотря на схожесть с классическими формами и отчетами Access, страницы доступа к данным были специально разработаны для просмотра, редактирования и формирования отчетов в обозревателе. Пользователи создают такие страницы почти так же, как формы и отчеты, однако могут при этом использовать новые Web-ориентированные средства, а также возможности буксировки. Таким образом, страницы доступа к данным являются, по существу, HTML-страницами, обеспечивающими "живую" связь (связанные) с данными, которые могут находиться в базе данных Microsoft Access или даже в хранилище Microsoft SQL ServerÔ. Страницы доступа к данным хранятся в виде HTML-файлов отдельно от файлов баз данных Access (.mdb). Это дает пользователям возможность легко отправлять страницы доступа к данным по электронной почты или публиковать их в Интернете как HTML-страницы. В результате любой, у кого есть Microsoft Internet Explorer 5, может пользоваться базой данных Access без необходимости устанавливать на своем компьютере Microsoft Access.

Возможности, доступные при использовании серверного программного обеспечения

Некоторые из новых функциональных возможностей Microsoft Office 2000 наряду с возможностями обозревателя фактически используют средства Web-сервера. Там, где это было можно, в Microsoft Office 2000 применялись уже реализованные функции. Там, где эквивалентных серверных компонентов не существовало, группа разработки Microsoft Office написала необходимые серверные расширения (известные под названием Microsoft Office Server Extensions).

Windows NT Server 4.0

Поддержка трансляции презентаций PowerPoint для массовой аудитории

Если в организации имеется сервер на основе Microsoft Windows NT 4 с установленным сервером NetShowÔ, пользователи могут устраивать презентации в интрасети, демонстрируя HTML-слайды и комментируя их с помощью потокового аудио и видео. Службы NetShow используют технологию потокового многоабонентского вещания для распространения "живого" или записанного аудио и/или видео в интрасети. PowerPoint 2000 добавляет к этому простую в использовании технологию широковещательной трансляции презентаций непосредственно из PowerPoint. Видеокамера для этого не обязательна, хотя при необходимости использовать видео соответствующая поддержка обеспечивается. Поскольку презентация распространяется в формате HTML, для ее просмотра на PC, Macintosh или рабочей станции UNIX зрителям необходимо иметь только совместимый обозреватель. Это средство может использоваться, например, для проведения общих собраний, презентаций для удаленных групп или собраний географически распределенных коллективов. Проводящему презентацию обозреватель не требуется, однако зрители должны иметь Microsoft Internet Explorer 4.0 или более поздней версии, за исключением пользователей Macintosh, которым потребуется как минимум Internet Explorer 5.0. Службы NetShow не требуются, когда число зрителей не превышает 16 и в презентации отсутствует видео.

Любой сервер HTTP 1.1 с поддержкой PUT-протокола

Web-серверы, не поддерживающие PUT-протокол, могут использовать HTTP только для рассылки документов на клиентские компьютеры. Серверы HTTP 1.1 с поддержкой PUT позволяют приложениям Microsoft Office 2000 сохранять файлы на этих серверах. В их числе все серверы, которые могут поддерживать расширения FrontPage, включая Windows NT Server Internet Information Services (IIS), серверы Unix, Web-серверы Apache, Netscape и Sun. Сами расширения FrontPage при этом не требуются. Поскольку большинство современных серверов обеспечивает такую поддержку, практически все могут воспользоваться рассматриваемыми дополнительными функциональными возможностями Office 2000.

Сохранение в Web

Пользователи могут опубликовать любой HTML-документ, созданный в приложении Office 2000, прямо из этого приложения. Ранее, пользователям приходилось привлекать для публикации файлов на Web-сервере специальные средства, не входившие в состав Office, однако теперь они могут сделать это с помощью пунктов меню в самом приложении.

Любой сервер HTTP-DAV

DAV (распределенное авторство и управление версиями) — это новый открытый стандарт Интернета, который был создан для организации двусторонней связи через Web-сервер. Он открывает перед пользователями возможность посылать и получать или публиковать документы на Web-сервере, используя открытые стандарты Интернета. This allows DAV будет интегрирован в последующие версии серверных продуктов.

Навигация на Web-узле

На любых клиентских компьютерах с установленным обновлением оболочки операционной системы, о котором упоминалось ранее в этом документе (Microsoft Windows 95 и 98, Internet Explorer 4.01, Windows NT 4 и Windows 2000 Professional), Microsoft Office 2000 позволяет работать с Web-сервером так же, как если бы это был обычный файл-сервер. В диалоговом окне “Открытие документа ” в Microsoft Word или в Windows Explorer пользователь может щелкнуть по Web-серверу, развернуть и свернуть папки и просмотреть их содержимое — для этого ему необязательно знать полный HTTP-адрес. Разница между этой возможностью и описанным выше сохранением в Web заключается в том, что при сохранении в Web пользователь должен знать полный HTTP-адрес.

Возможности, доступные при использовании Microsoft Internet Information Services (IIS)

Все вышеописанное плюс возможности, перечисленные далее.

Службы удаленных данных (Remote Data Services)

Службы удаленных данных (Remote Data Services — RDS) — это метод извлечения данных из Web-страницы, который поддерживается Microsoft Access. RDS состоят из двух главных компонентов — клиентского, который является элементом ActiveXÒ, и серверного, который является сервером ActiveX, а также RDS-приложения.

Интегрированные средства безопасности

Поскольку IIS функционирует в среде Windows NT Server, его средства безопасности интегрированы с системой безопасности Windows NT. Таким образом, все решения на основе Microsoft Office 2000, в которых вы применяете Web-ориентированные функциональные возможности, будут использовать преимущества системы безопасности Windows NT.

Internet Information Services с расширениями FrontPage

Организации, эксплуатирующие IIS с расширениями FrontPage, получат все преимущества от использования ранее описанных серверных расширений, а также смогут применять дополнительные функциональные возможности.

Работа с "встроенными" файлами

На самом деле HTML-формат не предусматривает наличия встроенных объектов — вместо этого отслеживаются ссылки на файлы, например, графические. Когда пользователи перемещают, удаляют или копируют HTML-файлы, все "встроенные" объекты обычно остаются на своем прежнем месте и с ними не происходит ничего того, что делается с HTML-файлом. При использовании Windows 2000 Professional, Internet Information Services и FrontPage Extensions, файлы, относящиеся к HTML-файлу, перемещаются, копируются или удаляются вместе с ним.

Internet Information Services с расширениями Office Server Extensions (OSE)

Как уже упоминалось выше, Microsoft Office 2000 комплектуется серверными расширениями, которые функционируют только в среде IIS и Windows NT. Эти серверные расширения Office Server Extensions открывают новые возможности для организации совместной работы, которые не были бы доступны при использовании только средств самого Microsoft Office, на базе которых они построены.

AutoNavigation

AutoNavigation — это средство, обеспечивающее отображение содержания Web-сервера, включая документы Office, в виде Web-страницы. При этом используется иерархическое представление, аналогичное каталогу файлов, благодаря которому пользователи могут легко открывать, распечатывать, копировать и вставлять Web-файлы.

Коллективное обсуждение документов

С помощью Office Server Extensions пользователи могут организовать обсуждение как в самих документах Office 2000, так и в HTML-файлах средствами обозревателя. Комментарии могут добавляться из приложений Office или из обозревателя — с помощью специальной панели инструментов, вставляемой клиентом Office 2000. При работе с обозревателями версии 3.x (Netscape Navigator 3 или Internet Explorer 3), комментарии могут относиться только ко всему документу — они не могут быть встроены или интегрированы в документ — и отображаются в панели обсуждения в верхней части окна. При использовании обозревателя версии 4 или выше комментарии могут быть "подстрочными" или интегрироваться непосредственно в тело документа. В панели инструментов имеются кнопки для вставки новых комментариев, перемещения по существующим комментариям, их редактирования и ответа на чужие комментарии, а также включения и отключения панели обсуждения.

Фактически, сами комментарии сохраняются в базе данных MSDE (Microsoft Data Engine), которая входит в состав Office 2000 и имеет ту же самую архитектуру, что и Microsoft SQL Server 7.0. Если вы предполагаете, что объем комментариев может быть очень большим, вы можете заменить MSDE на SQL Server 7.0. Поскольку комментарии хранятся отдельно, они не влияют на скорость просмотра документа и его размер, а их количество и длина практически не ограничены. Кроме того, пользователю необходимо обладать правом записи только на сервер с базой данных, а не на тот, где расположен сам Web-узел. Это дает пользователям возможность обсуждать документ на любом узле в Интернете, не ограничиваясь корпоративной интрасетью. Пользователи могут оформить подписку на документ и его обсуждение и смогут знакомиться с ними в автономном режиме. Естественно при этом новые комментарии не могут быть добавлены.

Рассмотрим пример, иллюстрирующий выгоду от подобных обсуждений. Представьте, что вы написали новый документ — предложили спецификации продукта или стандарт. Для вас важно получить отклики пользователей любых платформ, однако вы не хотите, чтобы кто-нибудь редактировал или изменял предложенный вами исходный вариант. Благодаря упорядоченному обсуждению размер и целостность исходного документа сохранятся. В то же время будет организована обратная связь, собраны и обнародованы полезные мнения.

Подписка и извещение в Web

Возможности подписки и извещения повышают эффективность совместной работы, обеспечивая информированность пользователей о текущем состоянии дел. Пользователи, подписавшиеся на определенный документ или набор документов на Web-сервере с установленными расширениями Microsoft Office Server Extensions, получают по электронной почте уведомления при любых изменениях состояния выбранного документа. Пользователи могут выбрать, какие уведомления им будут присланы — при изменении, создании или удалении документа. Пользователи можно извещать об изменениях немедленно или, в случае, если документ подвергается частым изменениям, только один раз в день или раз в неделю.

Программное обеспечение NetMeeting для организации конференций

NetMeeting — это уже существующее средство, которое облегчает и делает привлекательной совместную работу нескольких пользователей без необходимости находиться в одном помещении. В сочетании с Office 2000, пользователи получают возможность проконсультироваться со своими коллегами, не совершая перелет через всю страну и не арендуя большой конференц-зал.

Конференции NetMeeting и совместное редактирование

Интеграция с программным обеспечением для организации конференций Microsoft NetMeeting позволяет начать конференцию и совместно работать над любым документом Office, коллективно редактируя его. При этом пользователи могут вместе эксплуатировать все средства создания и редактирования Microsoft Office в интерактивном режиме и реальном времени. Например, автор и технический специалист могут совместно проверить документ и внести в него изменения, сидя на своих рабочих местах в разных концах страны (или мира!).

Интеграция Microsoft NetMeeting

Пользователи могут легко планировать конференции в режиме реального времени с помощью Outlook 2000, а система NetMeeting будет автоматически запущена для проведения сеанса совместной работы над документом Office.

Посредством Outlook 2000 ведущий может запланировать широковещательную презентацию точно так же, как и другие встречи. Когда аудитория собрана, для "настройки на предстоящее действие" автоматически генерируется и становится доступной страница “Lobby” ("Фойе"). Когда ведущий готов начать презентацию, презентация сохраняется в формате HTML и копируется на сервер по указанному пути. Если сервер служб NetShow установлен, страницы будут автоматически доставлены абонентам. Пока зрители "готовятся в фойе к предстоящему мероприятию ", HTML-страницы кэшируются на их компьютерах. Когда ведущий начинает презентацию, отдельный поток многоабонентского вещания, содержащий аудио и видео (если оно используется), а также команды управления слайдами посылаются на компьютеры аудитории. Зрители свободно могут присоединяться и после начала "сеанса".

Презентации по требованию

PowerPoint 2000 обеспечивает запись презентации во время ее проведения, что позволяет всякому, кто пропустил это мероприятие, увидеть и услышать все, что делал ведущий позднее. Если ведущий пользуется микрофоном, PowerPoint 2000 может записать и звуковое сопровождение, либо ведущий может использовать новые средства PowerPoint 2000 для добавления в презентацию дикторского текста.

Улучшенная интеграция и поддержка корпоративной среды

На протяжении многих лет Microsoft Office часто был первым продуктом, в котором реализовались стандарты, позволяющие ему исполнять роль клиентской частью корпоративных приложений, а не просто быть средством индивидуальной работы. Office 4 — который появился в 1993 г. — поддерживал OLE и поэтому мог использоваться другими приложениями, а также другие корпоративные стандарты, такие как ODBC (Open Database Connectivity), Microsoft Mail и Lotus Notes. Microsoft Office 2000 продолжил эту традицию и может использоваться в качестве клиента корпоративных приложений за счет улучшения доступа к данным, развитых средств подготовки корпоративных отчетов и высокой пригодности к созданию специализированных решений на его основе.

Доступ к данным

Все вышеупомянутые средства поддержки работы в корпоративной среде реализованы и в Microsoft Office 2000 с добавлениями и усовершенствованиями, адресованными всем потребителям. Среди них, например, развитые средства импорта текста в Microsoft Excel. Многие пользователи продуктов семейства Microsoft BackOfficeÒ высказывали пожелания о том, чтобы интеграция Office с SQL Server была улучшена и обеспечивала поддержку средств повышения производительности и новых функциональных возможностей SQL Server 7.0.

OLE DB

Access 2000 поддерживает OLE DB — современный стандарт для доступа к данным. Посредством OLE DB базы данных Access 2000 могут быть напрямую связаны с Microsoft SQL Server вместо опосредованной связи через Jet-ядро — традиционно используемый по умолчанию механизм СУБД в Access. "Продвинутые" пользователи и разработчики могут теперь создавать свои решения, сочетая простоту использования и возможности быстрой разработки клиентского интерфейса Access с масштабируемостью, производительностью и надежностью Microsoft SQL Server версии 6.5 или последующих. Обработка осуществляется Microsoft SQL Server, что обеспечивает создание решений с истинной архитектурой клиент/сервер. Высоко квалифицированные пользователи и разработчики высоко оценят возможности разработки с использованием интерфейса Access, а конечные пользователи обнаружат, что ввод данных столь же столь же прост, как и работа с другими приложениями Office. Поддержка OLE DB в Microsoft Office была проверена в сочетании с платформами Microsoft SQL Server, Oracle, Thor и JOLT.

Поддержка служб OLAP Microsoft SQL Server

Office 2000 обеспечивает поддержку служб OLAP SQL Server — нового средства интерактивного анализа данных (Online Analytical Processing — OLAP) SQL Server 7.0, которое открывает перед пользователями широкие возможности всестороннего анализа больших объемов данных с исключительно высокой производительностью. Поскольку Office тесно интегрирован с хранилищами данных на основе SQL Server, широчайший круг пользователей получит доступ к корпоративной информации. Например, пользователи могут использовать динамические сводные таблицы PivotTable в Microsoft Excel 2000 для создания стационарных локальных кубов данных SQL Server средствами служб OLAP SQL Server. Таким образом, пользователям предоставляется новый метод высокопроизводительного анализа больших массивов данных — непосредственно в привычном и знакомом интерфейсе Microsoft Excel 2000. Кроме того, устранены существовавшие в предыдущих версиях Excel ограничения при работе с данными в динамических сводных таблицах PivotTable. Компоненты Office, обеспечивающие его интеграцию с Web (Office Web Components), также обеспечивают поддержку OLAP, реализуя возможности просмотра и построения диаграмм в обозревателе.

Средства Access 2000 для создания решений клиент/сервер

Поскольку Access славится своими простыми в использовании программами-мастерами, эти средства были расширены и охватили сферу создания решений с архитектурой клиент/сервер. Различные программы-мастера облегчают "продвинутым" пользователям Access и разработчикам создание баз данных с архитектурой клиент/сервер.

Пользователи Access высоко оценят возможность использовать популярные программы-мастера Access, такие как Мастер отчетов (Report Wizard), Мастер форм (Form Wizard), Мастер элементов управления (Control Wizard) и Мастер кнопок (Button Wizard) в качестве интерфейса к Microsoft SQL Server. Все эти программы-мастера были обновлены для поддержки новой архитектуры клиент/сервер.

Средства проектирования решений с архитектурой клиент/сервер

Новое средство проектирования — Microsoft Access Project — предоставляет пользователям возможности для создания объектов Microsoft SQL Server и управления ими в режиме конструктора, включая таблицы, представления, хранимые процедуры и диаграммы базы данных. Это позволяет существующим "продвинутым" пользователям и разработчикам расширить свои знания и навыки в разработке баз данных на среду клиент/сервер.

Средства администрирования на основе Microsoft SQL Server

Microsoft Access 2000 дает пользователям возможность решать задачи администрирования Microsoft SQL Server, такие как репликация, резервное копирование и восстановление, а также управление безопасностью. Это означает, что пользователи могут эксплуатировать на клиентской стороне Access 2000 для выполнения задач по администрированию SQL.

Корпоративные отчеты

Уже несколько лет Microsoft Excel является лидирующим продуктом для работы с корпоративными отчетами. Его средства финансового анализа в сочетании с такими уникальными инструментами, как динамические сводные таблицы PivotTable, являются основой систем формирования корпоративных отчетов во многих организациях. Включенные в Microsoft Office 2000 усовершенствования облегчают использование динамических сводных таблиц Pivot Table и позволяют создавать динамические сводные диаграммы PivotChartÔ, которые обновляются синхронно со сводными таблицами PivotTable. Далее будут рассмотрены возможности, которые адресованы пользователям, сочетающим Office 2000 с другими технологиями, подобными интрасетям и базам данных.

Усовершенствованные Web-запросы

Для организаций, работающих с Web или интрасетями, Microsoft усовершенствовала средство работы с Web-запросами (Web Queries) в Microsoft Excel. Новая программа-мастер Web Query Wizard значительно облегчает извлечение данных из Web в Microsoft Excel. Эта программа-мастер руководит пользователем в процессе извлечения данных из Web-страницы в Microsoft Excel 2000 и создает файл запроса, помогая ему выбрать Web-страницу, фрагмент содержимого для импорта и тип форматирования. Данные, полученные на основании запроса, могут обновляться автоматически по заданному расписанию.

Web-компоненты Office

В состав Office 2000 включены три новых Web-компонента — Электронная таблица (Spreadsheet), Диаграмма (Chart) и Сводная таблица (PivotTable) — обеспечивающие доступ к корпоративным данным с помощью любого обозревателя. Компонент Электронная таблица реализует основные функции работы с электронными таблицами в обозревателе, позволяя вводить текст и числа, создавать формулы, осуществлять пересчет, сортировать данные и устанавливать фильтры, а также форматировать таблицы. Обеспечивается поддержка закрепленных областей для сохранения заголовков строк и столбцов неподвижными при перелистывании данных, а также редактирование в ячейках и изменение размеров строк и столбцов. Компонент Диаграмма обеспечивает интерактивное и автоматическое обновление при внесении изменений в данные, служащие основой для построения диаграммы. Компонент Сводная таблица аналогичен Сводной таблице в Microsoft Excel 2000 и предоставляет способ динамического отображения и анализа информации из базы данных в обозревателе. Компонент Сводная таблица создан в расчете на совместное использование с Microsoft Access или Microsoft Excel и основан на технологии страниц доступа к данным (Data Access Page). Он позволяет пользователям просматривать данные, осуществлять их динамическую сортировку и фильтрацию, группировать данные по строкам и столбцам, подводить итоги и анализировать, что стоит за ними. Все это помогает пользователям работать более эффективно как с большими, так и с компактными наборами данных. Хотя автор страницы доступа к данным задает первоначальное представление, пользователь может обратиться к функции выбора из списка полей (Field List Chooser) и отбуксировать динамически связываемые с источником поля прямо на страницу.

Рисунок 1. Один из Web-компонентов Office — электронная таблица Office Spreadsheet предоставляет пользователям возможность работать с данными Microsoft Excel 2000 в среде обозревателя.

Заключение

Microsoft Office 2000 соответствует целям, которые были поставлены при его создании — сокращению стоимости владения, усилению интеграции с Web и улучшению поддержки Web и корпоративной среды. Пользователи Office 2000 выиграют от этих усовершенствований независимо от того, в какой среде они работают. Однако те пользователи, которые также используют Microsoft Internet Explorer 5.0, Windows 2000 Professional и Windows 2000 Server, Microsoft Internet Information Server, NetMeeting, NetShow и SQL Server 7.0 смогут убедиться, что Microsoft Office 2000 предлагает решения сегодняшних проблем, выходящие далеко за рамки возможностей традиционных пакетов офисных приложений.

Для получения подробной информации обращайтесь на Web-сервер по адресу: http://www.microsoft.com/office/

u u u u

Данный документ является предварительным и может быть подвергнут изменениям до выпуска окончательной коммерческой версии. Он носит исключительно информационный характер. Microsoft не дает в нем никаких гарантий, ни явных, ни подразумеваемых. Информация, представленная в данном документе, может быть изменена без предварительного уведомления. Весь риск от использования или ответственность за результат использования этого документа несет пользователь. Приведенные примеры компаний, организаций, продуктов, персон и событий могут быть вымышленными. Все ассоциации с реальной компанией, организацией, продуктом или персоной не являются намеренными и не должны такими представляться. Ответственность за подчинение всем применимым в данном случае законам об авторском праве несет потребитель. В рамках авторских прав никакая часть данного документа не может быть воспроизводиться, храниться или вводиться в поисковую систему, а также быть передана в какой бы то ни было форме или какими бы то ни было средствами (электронными, механическими, фотокопировальными, записывающими или другими) для каких бы то ни было целей без специального письменного разрешения корпорации Microsoft.

Microsoft может обладать патентами, патентными заявками, товарными знаками, авторскими правами или другой интеллектуальной собственностью, имеющей отношение к теме настоящего документа. За исключением случаев, явно отраженных в лицензионном соглашении Microsoft, предоставление данного документа не обеспечивает вам лицензию на эти патенты, товарные знаки, авторские права или другую интеллектуальную собственность.

Microsoft, ActiveX, BackOffice, FrontPage, IntelliMirror, NetMeeting, NetShow, логотип Office, Outlook, PivotChart, PivotTable, PowerPoint, Windows и Windows NT являются либо зарегистрированными товарными знаками, либо товарными знаками корпорации Microsoft в США и/или других странах.

Названия реальных компаний и продуктов, упомянутые в данном документе, могут являться товарными знаками их законных владельцев.