Обзор возможностей Microsoft Office 2000 Small Business

Новые возможности

Описание и преимущества для малого бизнеса

Интегрированная электронная почта

Во все приложения Office 2000 интегрированы функции работы с электронной почтой, что упрощает совместное использование информация. Новая кнопка, находящаяся на стандартной панели инструментов в каждом из приложений, предназначена для вставки в начало файла заголовка сообщения. Таким образом, пользователи могут посылать документ как сообщение электронной почты.

Самовосстанавливающиеся приложения

Office 2000 автоматически выявляет и исправляет ошибки так, что пользователь может даже не заподозрить об их возникновении. При необходимости Office 2000 автоматически проверяет и переустанавливает файлы и настройки реестра, которые требуются для нормальной работы.

Установка по требованию

Программы и компоненты устанавливаются по мере необходимости, что позволяет экономить дисковое пространство. Ярлыки, значки и команды для некоторых, еще не установленных, программ или компонентов Office 2000 отображаются, свидетельствуя об их доступности.

HTML как сопутствующий формат файлов[*]

Все приложения Office могут сохранять и открывать HTML-файлы, обеспечивая высокую точность воспроизведения. Простота использования формата HTML доведена до того же уровня, что и у оригинальных форматов приложений (*.doc, *.xls, *.ppt и *.mdb).

Сохранение в Web

Эта функция позволяет опубликовать копию активного документа в формате HTML, сохранив ее прямо на Web-сервере.

Составной буфер обмена (Collect and Paste)*

Новые средства работы с “составным буфером обмена” облегчают сбор информации из нескольких источников.

Подписка и уведомления

Пользователи могут подписаться на документ или HTML-страницу и указать, когда они хотят получать уведомления о внесении в этот документ изменений. Это автоматизирует процесс отслеживания обновлений или изменений интересующих пользователей документов.

Тематические комплекты и шаблоны оформления

Тематические комплекты элементов оформления были разработаны и согласованы между приложениями Office, средством FrontPage для создания Web-узлов и управления ими, а также программой Publisher, чтобы облегчить создание Web-страниц и печатных материалов с единым дизайном. Например, предприятия малого бизнеса могут создать в Word отчет и выбрать точно такой же дизайн для своих презентаций PowerPoint, брошюр Publisher, Web-узла на базе FrontPage и электронных сообщений Outlook.

Совместимость с 2000 годом

Office 2000 предоставляет набор новых инструментов, средств и защитных мер, обеспечивающих корректную работу приложений в новом тысячелетии, включая поддержку управления принудительным использованием четырехзначного обозначения года.

Поддержка валюты Евро

Excel 2000 поддерживает обозначения новой валюты Евро —  как в виде специального символа, так и в виде трехбуквенного кода ISO.

Интернациональный интерфейс

Пользователи могут изменить язык интерфейса, что никоим образом не повлияет на работу приложения, а также вводить текст на любом языке, не переключая язык интерфейса.

Мастер базы данных

Программа-мастер помогает пользователям в процессе создания новой базы данных Small Business Customer Manager, объединяющей бухгалтерские данные с информацией о клиентах.

Фильтры для основных финансовых приложений

Настраиваемые фильтры для QuickBooks и QuickBooks Pro 6.0 for Windows®, QuickBooks 99 и QuickBooks 99 Pro, а также Peachtree Office Accounting 1.1 (США); ACCPAC Simply Accounting 6.0 for Windows и M.Y.O.B. 6.0 и 7.0 (США и Канада); Microsoft Money 99 в вариантах Personal и Business, а также других основных финансовых приложений, использующихся во всем мире. Полный список приведен в Приложении B.

Обновление финансовых данных

Обеспечивает обратный импорт данных из файлов финансовых приложений после того, как они подвергнутся существенным изменениям.

Многоуровневая парольная защита

Гарантирует полный контроль доступа к данным. Позволяет назначить администратора, который определяет уровень доступа каждого из сотрудников к информации. Предусмотрено три уровня доступа.

Расширенные поля данных о контактах

Дает пользователям возможность сохранять в папке Контакты приложения Outlook более подробную информацию.

Импорт и экспорт информации о контактах

Позволяет обеспечить постоянную синхронизацию отдельных папок, содержащих информацию о контактах, с базой данных Small Business Customer Manager, а также осуществлять двусторонний обмен информацией и автоматически помечать дубликаты.

Централизованное хранилище данных о заказчике

Обеспечивает нескольким пользователям, имеющим соответствующие права, одновременный доступ к основным данным о клиенте. Функционирует как центральная база данных о заказчиках, которая отправляет и принимает данные из множества пользовательских файлов Outlook с информацией о контактах.

Индивидуальные настройки

Дает пользователям возможность настраивать данные в соответствии со своими специфическими потребностями и осуществлять доступ к ним из любого места, в том числе, с различных компьютеров.

Средство Activity Tracker

Сохраняет информацию о взаимоотношениях с клиентом, такую как отправка письма, получение телефонного звонка и т.д.,  к которой могут иметь доступ все пользователи.

Представления Hot Views

Автоматизируют подготовку таких отчетов, как “Самые крупные клиенты” или “Самые популярные продукты“, на основе информации из базы данных Small Business Customer Manager. Hot Views могут запускаться из простого раскрывающегося меню.

Представления Views

Автоматизируют выполнение запросов к корпоративной базе данных Small Business Customer Manager для получения специфической информации. Views группируются по четырем основным категориям: Клиенты, Продукты, Продажи и Рентабельность.

Фильтры

Позволяют еще более конкретизировать данные, полученные средствами Hot Views или Views. Small Business Customer Manager включает заранее созданные фильтры для основных разделов, облегчающие конкретизацию запросов.

Шаблоны

Автоматически формируют документы приложений Office, такие как описание ассортимента или рекламные листовки, на основе генерируемой информации. Документы уже отформатированы, и в них включены коды для слияния и почтовой рассылки, поэтому пользователи могут сразу же начать работу.

Простое слияние

Формирует список адресатов на основе данных, полученных средствами Hot Views или Views, и позволяет создать документ с помощью Publisher или Word.

Мастер бизнес-плана Business Plan Wizard

Интервьюирует пользователя, задавая ему ряд вопросов и предоставляя связанную с ними информацию и материалы. Информация, полученная в ходе интервью, используется для создания заготовки бизнес-плана. Процесс может быть в любой момент остановлен, а его состояние сохранено, что позволяет работать над планом в течение длительного времени. Предусмотрено создание нескольких вариантов плана для различной аудитории. Формирует подробную заготовку бизнес-плана. Допускает использование нескольких заготовок, если имеется более одной компании или сценария.

Образец плана Sample Plan

Демонстрирует, как превратить подробную заготовку в законченный документ. Будучи полноценным бизнес-планом, образец может использоваться в качестве справочного пособия о том, сколько и какой информации пользователь должен включить в свой бизнес-план.

Тематические Страницы Category Content Pages

Помогают разобраться с большей частью информации Business Planner, организуя темы, с которыми пользователи хотят ознакомиться, в соответствии с их важностью. Чтобы просмотреть связанные с темой статьи, шаблоны и ресурсы, достаточно щелкнуть по ней. Воспользуйтесь аннотациями для поиска статей, представляющих наибольший интерес.

Поиск

Быстрый поиск статей, примеров, шаблонов и ресурсов в случае, когда пользователь имеет в виду конкретную тему или заголовок. С помощью функции Find пользователи могут осуществлять в Business Planner поиск по названиям или ключевым словам, либо полнотекстовый поиск.

Примеры из реальной жизни

Демонстрируют пользователям, как информация Business Planner может применяться в реальных ситуациях. Каждый пример подобран специально с ориентацией на владельцев и менеджеров предприятий малого бизнеса.

Информационный центр

Включает собрание полезных адресов, советы по дальнейшему изучению различных, связанных с бизнесом, тем, Web-ссылки и списки множества других ресурсов, призванных помочь пользователям в формировании и развитии бизнеса.

Шаблоны

Предоставляют пользователям возможность создавать основные документы, связанные с деловой деятельностью, такие как бюджеты, отчеты о прибылях и убытках и другие материалы для финансовых организаций и инвесторов. Инструкции по использованию включены в шаблоны и расположены в непечатной области в начале каждого документа. Ссылки на статьи Business Planner и в Web указывают на подробную информацию о том, как и когда использовать шаблоны и, в случаях, когда это полезно, на другие шаблоны, которые следует использовать перед текущим.

Основные возможности

Описание и преимущества для малого бизнеса

Мастер анализа эффективности приобретения или аренды Buy vs. Lease Wizard

Эта популярная программа-мастер усовершенствована и позволяет проводить всесторонний анализ нескольких вариантов аренды, покупки в кредит или за наличные. Диалоговые окна были перепроектированы для повышения интуитивности и облегчения анализа, также были добавлены новые средства формирования отчетов об анализе и построения диаграмм для упрощения интерпретации полученных данных.

Диаграммы

Финансовые отчеты в Small Business Financial Manager включают диаграммы. Владельцы предприятий малого бизнеса могут легко отобразить состояние дел компании в виде графических диаграмм вместо рядов и колонок с числами. Предусмотрено формирование графических отчетов о тенденциях доходов и расходов, тенденциях движения денежной наличности, структуре доходов (продажи по клиентам/сегментам продукции), а также секторной диаграммы баланса ("пирог").

Усовершенствованная фильтрация данных

Позволяет легко модифицировать даты начала и окончания отчетного периода при использовании Мастера отчетов вместо возврата к началу процесса для внесения небольших изменений.

Улучшенная поддержка финансовых пакетов

Small Business Financial Manager 2000 поддерживает следующие финансовые пакеты: QuickBooks и QuickBooks Pro 6.0 for Windows, QuickBooks 99 и QuickBooks 99 Pro (США); ACCPAC Simply Accounting 6.0 for Windows и M.Y.O.B. 6.0 и 7.0 (США и Канада); Microsoft Money 99 в вариантах Personal и Business.

Мастер импорта списков Import List Data Wizard

Эта программа-мастер помогает пользователям найти и выбрать подходящие списки почтовой рассылки среди множества файлов различных типов, включая базы данных Access, электронные таблицы Excel или папки Контакты  в Outlook. После того, как список выбран, пользователь может легко создать для него фильтр или выбрать один из уже использовавшихся ранее.

Мастер проверки почтовых кодов Dial-A-ZIP Address Verification Wizard

Эта программа-мастер соединяет пользователя с базой данных Национальной почтовой службы США ZIP+4 через Интернет для проверки списка почтовой рассылки на предмет корректности адресов, почтовых индексов, форматов и наличия дубликатов. Пользователь легко может изменить или удалить любые адреса непосредственно в процессе работы с программой-мастером.

Интеграция с Word и Publisher

Когда список почтовой рассылки готов, Direct Mail Manager реализует преимущества функциональных возможностей слияния для почтовой рассылки в Word и Publisher, чтобы помочь пользователю осуществить прямую почтовую рассылку документов или публикаций.

Пособие по прямой почтовой рассылке Direct Mail Primer

Это ссылка на углубленную информацию, предоставляемую почтовой Службой США о том, как организовать эффективное прямое взаимодействие по почте.

Ссылки на поставщиков списков

Предоставляет пользователям доступ к тематическим спискам потенциальных клиентов от infoUSA — поставщика списков почтовой рассылки. С помощью Direct Mail Manager пользователи могут получить доступ к Web-узлу infoUSA для просмотра доступных списков и расценок, затем приобрести адреса и скопировать их прямо в Direct Mail Manager.

Ссылки на службы почтовой рассылки

Используя эти ссылки, пользователь может отправить документы и списки рассылки в службу почтовой рассылки, например, Pitney Bowes DirectNET или NeopostExpress, поручив им позаботиться о рассылке.

Новые возможности

Описание и преимущества для малого бизнеса

Панель предварительного просмотра

Пользователи могут быстро просмотреть сообщения, не открывая их. Это средство включает поддержку работы с вложениями, гиперссылками в HTML, а также зашифрованными и снабженными цифровой подписью сообщениями.

Просмотр Web

При щелчке по ярлыку в панели Outlook Bar, связанному с Web-страницей, она отображается в правой панели окна Outlook. Поддерживается простейшая навигация в Web, отображаемая страница может быть открыта в используемом по умолчанию Web-обозревателе.

Извещения о получении сообщения (уведомление о прочтении)

Outlook формирует и отслеживает уведомления о прочтении, соответствующие стандартам Интернета.

iCalendar — групповое планирование в Интернете

Групповое планирование можно организовать через Интернет. Пользователи могут опубликовать или получить информацию о свободном/занятом времени для планирования собраний, а также отправлять и получать приглашения на встречу и отвечать на них через Интернет.

Персональные списки распространения

Пользователи могут создавать списки распространения, содержащие контакты из одной или нескольких папок Контакты и Глобального списка адресов Microsoft Exchange Server.

Протоколирование деятельности, связанной с контактами

Пользователи могут проследить все сообщения электронной почты, задачи, мероприятия и документы, относящиеся (связанные) к каждому контакту.

Ярлыки панели Outlook

Пользователи легко могут создавать в панели Outlook ярлыки для любого файла, папки или Web-страницы.

Усовершенствованный мастер Web-узлов Web Site Wizard

Эта программа-мастер шаг за шагом помогает представителям малого бизнеса создать динамичный Web-узел с множеством страниц. Для повышения привлекательности Web-узла пользователям предлагаются легко настраиваемые готовые Web-формы, звуковое оформление и содержащие мультипликацию gif-файлы.

Мастер быстрой публикации Quick Publications Wizard

В течение нескольких минут пользователи могут создать простые одностраничные издания, имеющие профессиональный дизайн и компоновку, которые могут использоваться в различных целях.

Мастер каталогов Catalog Wizard

Представители малого бизнеса могут теперь создавать печатные каталоги и буклеты, настраивая вид каждой страницы в точном соответствии своим потребностям.

Наборы элементов оформления Design Sets

Десять новых наборов Design Set для деловой деятельности, таких как Scallops и Borders, позволяют каждому представителю малого бизнеса найти подходящее оформление для придания общего стиля всем своим маркетинговым материалам. Общее число Design Sets — 40.

Автоматическая вставка маркеров и нумерация

Облегчает создание маркированных и нумерованных списков и делает его столь же простым, как и в Word.

Поддержка Microsoft Office

Пользователи Microsoft Word и Office увидят более знакомые и привычные для них панели инструментов, меню и функции, что облегчит им применение Publisher для решения задач, требующих использования настольной издательской системы.

Совместное использование файлов

Publisher 2000 поддерживает сохранение и преобразование публикаций в форматах Publisher 98, HTML или PostScript, открывая перед пользователями из сферы малого бизнеса возможности совместного или повторного использования публикаций.

Развитые средства редактирования текста

Новая панель инструментов Measurements обеспечивает простой доступ к средствам точного размещения объектов и расширенным функциональным возможностям для редактирования текста, таким как разрядка, кернинг и масштабирование.

Горизонтальное и вертикальное отражение

Теперь пользователи могут зеркально отобразить любой графический элемент по вертикали или горизонтали.

Мастер Pack and Go

Эта удобная программа-мастер упаковывает публикацию, шрифты и графику, расположенные на нескольких дисках, для их перевозки и успешного вывода на печать в местном бюро полиграфических услуг или промышленной типографии. Это единственное, что требуется пользователю, чтобы гарантировать успешный вывод на печать в местном бюро полиграфических услуг или промышленной типографии.

Поддержка типографской печати тиража

Publisher 2000 обеспечивает полную поддержку полиграфической печати, включая автоматическое преобразование и цветоделение для печати дополнительными цветами или с полиграфических форм (CMYK). Кроме того, совершенные средства, такие как цветовые ловушки, управление ссылками на графические элементы и список шрифтов, обеспечивают промышленным типографиям полный контроль, необходимый им, чтобы предлагать экономически эффективные решения для печати.

Автоматическое преобразование в CMYK

Эта возможность обеспечивает пользователям гибкость, необходимую для печати их публикаций в промышленных типографиях, использующих полноцветный четырехкомпонентный процесс. Она особенно удобна для пользователей, которые нуждаются в крупных тиражах и решениях для высококачественной печати.

Улучшенная печать в дополнительных цветах

Улучшенная поддержка дополнительных цветов позволяет достичь экономии при печати в один, два или три дополнительных цвета (включая черный). Поддержка цветов PANTONE — популярной цветовой схемы, позволяет пользователям указать конкретный цвет краски, которая должна использоваться при печати публикации, что гарантирует соответствие результатов печати задуманному дизайнером цветовому оформлению.

Внедрение шрифтов

Publisher 2000 автоматически внедряет все используемые в публикации шрифты, гарантируя, что они будут доступны при выводе на печать, независимо от того, где она производится. Кроме того, для промышленных типографий предоставляется полная информация о лицензионных правах на все шрифты.

Замечание: Все шрифты, включенные в Publisher 2000, предусматривают полные права на использование во встроенном виде.

Новые возможности

Описание и преимущества для малого бизнеса

Средства индивидуального оформления

Пользователи могут настроить сообщения электронной почты, выбрав индивидуальный шрифт, фон и элементы оформления. Это помогает предприятиям малого бизнеса выглядеть солиднее.

Принцип Click and Type

Пользователи могут вводить текст в любом месте страницы после двойного щелчка по нему. Это упрощает компоновку сложных документов.

Масштабирование при печати

Word 2000 предоставляет пользователям возможность масштабировать страницы документа при их выводе на печать. Это облегчает преобразование документов, которые были созданы в расчете на другой формат бумаги. Кроме того, пользователи получают возможность печатать более одной страницы документа на одном листе бумаги, что очень удобно для просмотра длинных документов (к тому же способствует уменьшению потреблению бумаги, а, следовательно, помогает сохранить природу).

Загрузка/сохранение в формате HTML

Пользователи могут создать документ в Excel 2000 и сохранить его как HTML-файл, затем опять открыть его в Excel, сохранив возможность использования предоставляемых им средств.

Сохранение в Web

Процесс публикации целой таблицы Excel или ее фрагмента в Web был упрощен. Кроме того, Excel 2000 позволяет сохранить данные электронной таблицы и диаграммы в виде интерактивных Web-страниц.

Буксировка

Excel 2000 поддерживает буксировку табличных данных из обозревателя прямо в таблицу Excel.

Расширенные Web-запросы

Новое диалоговое окно Excel 2000 облегчает любому пользователю получение данных из Web непосредственно в Excel для их отслеживания или анализа.

Сводные таблицы OLAP

Excel 2000 предоставляет пользователям возможность создавать динамические представления сводных таблиц PivotTable средствами OLAP (оперативной аналитической обработки — online analytical processing), взаимодействующими с каким-либо поставщиком OLE DB for OLAP.