Технико-экономическое обоснование внедрения Microsoft Office 2000 в крупных и средних организациях

Аннотация

Microsoft Office 2000 является новейшим и наиболее перспективным пакетом прикладных программ офисного делопроизводства. С одной стороны, он предоставляет в распоряжение специалистов по информационным технологиям новые инструментальные средства, которые позволяют более гибко и оптимально управлять рабочей средой Microsoft Office, с другой — содержит новые средства на основе современных Web-технологий, упрощающие совместную работу и коллективный доступ к информации. Грамотное использование новых возможностей Office 2000 позволяет компаниям выйти на качественно новый уровень развития бизнес-процессов, при этом существенно экономя средства на повседневную поддержку и эксплуатацию приложений. Более того, Microsoft Office является целостной платформой для построения решений, критически важных для бизнеса. Это позволяет организации достичь результатов за более короткое время, чем раньше, и таким образом добиться больших успехов и повысить свою конкурентоспособность. Для конечных пользователей внедрение и использование Microsoft Office означает упрощение рутинной работы и повышение продуктивности труда.

 

Основной целью данного документа является исследование технико-экономические вопросов эффективного применения Microsoft Office 2000 для средних и крупных российских компаний для варианта пятилетней эксплуатации внедренного пакета.

 

Результаты исследования показали, что инвестиции окупаются в конце первого года эксплуатации, а доход от инвестиций во внедрение Microsoft Office 2000 в конце третьего года эксплуатации рассматриваемого периода составит более 200%. Таким образом, в результате рассмотрения технических и экономических показателей доказано, что внедрение Microsoft Office 2000 является экономически весьма выгодным и, что особенно важно, позволяет повысить качество работы персонала.

 

Документ состоит из четырех глав и двух приложений. В первой главе «Общее описание проблемы» содержится подробное описание модели компании, используемой для расчета основных показателей. Перечень количественных и качественных характеристик компании, а также описание методики расчета затрат и прибылей приведен во второй главе «Данные и модели».

 

В третьей главе «Экономическая эффективность проекта» приведены экономические показатели, рассчитанные на основе рассмотренной в предыдущей главе модели, а также ряд качественных выгод, которые не могут быть оценены количественно. Более подробные сведения о расчете экономических показателей вынесены в приложениях 1 и 2.

 

В четвертой, заключительной главе документа «Технологическое обоснование экономического эффекта использования Microsoft Office 2000», подробно рассмотрен перечень основных функций и возможностей Microsoft Office 2000.

 

Документ разработан компанией — официальным поставщиком решений на базе продуктов и технологий Microsoft, имеющей значительный опыт автоматизации в различных сфер бизнеса. Документ рассчитан на финансовых менеджеров и специалистов в области информационных технологий.

Оглавление

Аннотация. 2

Оглавление. 3

Общее описание проблемы.. 4

Общее описание модели компании. 4

Пользователи. 6

Выполняемые операции. 7

Краткий обзор результатов. 7

Данные и модели. 8

Данные, использованные при расчете. 8

Сведения об организации. 8

Экспертные оценки специалистов. 9

Предположения, сделанные в ходе анализа. 12

Модели затрат и прибылей. 13

Модель затрат. 13

Модель прибылей. 13

Экономическая эффективность проекта. 13

Затраты.. 13

Затраты на аппаратно-программные средства. 13

Затраты на администрирование и поддержку. 14

Затраты на разработку. 14

Затраты на оплату коммуникационных услуг. 15

Затраты, связанные с работой конечных пользователей. 15

Затраты, вызванные простоями. 15

Свод затрат. 15

Выгоды.. 16

Снижение затрат на администрирование и поддержку офисного ПО.. 16

Снижение трудозатрат конечных пользователей на обслуживание собственных рабочих мест  17

Снижение потерь рабочего времени конечных пользователей, вызванных простоями. 17

Повышение производительности труда конечных пользователей за счет перераспределения рабочего времени  17

Анализ результатов. 18

Качественные выгоды.. 19

Подсистемы «Management» , «Back Office» , «Front Office». 19

Подсистема «Management». 19

Подсистемы  «Back Office». 20

Подсистемы «Интеграция – IT». 20

Технологическое обоснование экономического эффекта использования Microsoft Office 2000. 20

Задачи планирования, анализа и контроля. 21

Групповое планирование в Интернет/интранет. 21

Инструменты поиска и организации. 22

Интеграция с Microsoft Project 22

Формирование отчетности. 22

Функции подготовки корпоративных отчетов. 23

Использование Веб-технологий для формирования отчетности. 23

Подготовка внутренней и внешней корреспонденции. 24

Улучшенных эргономические формирования документов. 24

Функции коллективной работы с документами. 25

Распространение внешней корреспонденции. 25

Интеграция с Интернет-технологиями для распространения документов. 25

Обеспечение доступа к данным.. 26

Подготовка презентационной графики. 26

Установка, настройка и эксплуатация Microsoft Office. 26

Задачи внедрения Microsoft Office. 26

Обеспечение безопасности и целостности. 27

Настройка и управление. 28

Приложение 1: Примеры расчетов по модели затрат. 29

Затраты на аппаратно-программные средства. 29

Затраты на администрирование и поддержку. 29

Затраты на разработку. 30

Затраты на оплату коммуникационных  услуг. 30

Затраты, связанные с работой конечных пользователей. 30

Затраты, вызванные простоями. 31

Приложение 2: Примеры расчетов по модели  прибылей. 32

Снижение затрат на администрирование и поддержку офисного ПО.. 32

Снижение трудозатрат конечных пользователей на обслуживание собственных рабочих мест. 33

Снижение потерь рабочего времени конечных пользователей, вызванных простоями. 34

Повышение производительности труда конечных пользователей за счет перераспределения рабочего времени  34

 

Общее описание проблемы

Общее описание модели компании

Среди  прогнозируемых специалистами тенденций послекризисного развития российского бизнеса достаточно заметное место занимают факты, свидетельствующие  о возрастании роли средних и крупных предприятий. Структурный кризис 1998 года со всей очевидностью показал, что основным уязвимым местом бизнес-структур явилось качество управления деятельностью организации в целом. Причиной «падения» части компаний явилось не столько то, что они допустили неоправданные в бизнес-риски, а то, что многие крупные организации, быстрый рост которых пришелся на период гиперинфляции, не создали механизма управления, способного адекватно реагировать на неожиданные изменения внешней среды.

Конкурентоспособными на посткризисном рынке окажутся те и только те компании, которые смогут предложить клиенту не только стандартный для данной индустрии набор продуктов, а новые виды услуг, новые формы обслуживания, освоить новые способы проведения  маркетинговых кампаний, например, за счет использования электронных средств бизнес-коммуникации – электронной почты и страниц в Internet.  Однако в первую очередь, как уже говорилось выше, конкурентоспособность компании будет определяться качеством управления всеми сферами его деятельности. Существенно повысить качество управления организацией в целом можно лишь за счет комплексного совершенствования выполнения всех функций и всех направлений его деятельности.

Практически в любой компании можно выделить следующие три функциональные подсистемы:

·                    Back Office - Организация работы предприятия

·                    Management - Управление работой предприятия

·                    Front Office  - Работа с клиентами.

Рисунок 1.  Функциональная схема компании

Каждая из этих подсистем, в соответствии с ее задачами, работает с разными внешними структурами: клиентами, партнерами, акционерами. На  Рисунке 1 сплошными линиями обозначены приоритетные отношения, штриховыми – второстепенные.

В совокупности  эти подсистемы образуют сложный механизм, управление которым невозможно без  хорошей системы интеграции и внутреннего контроля за деятельностью всех  элементов. Особое место в этой системе должен занимать контроль качества исполнения принимаемых решений. Повседневная деятельность компании характеризуется выполнением огромного объема в значительной степени «рутинных» операций, но на их фоне ни одно решение руководства не должно «забываться»: оно должно быть либо выполнено точно в срок, либо своевременно скорректировано руководством, либо отменено. Следующим по важности звеном после системы внутреннего контроля является механизм регламентации работы организации. Выполнение любых процедур и операций должно четко регламентироваться внутренними стандартами, положениями и инструкциями, входящими в систему внутрифирменной организационно-управленческой документации.

Совершенствование качества управления невозможно также и  без системы поддержки принятия решений. Проблемы многих российских компаний состоят не в том, что необходимая для принятия решений информация отсутствует или недостоверна, а в том, что она недоступна для руководства или поступает к нему с большим запаздыванием. Наличие единой технологии обработки и анализа информации соответствующими структурными службами и обеспечение доступа руководства к этой информации дает возможность оптимизировать оперативную деятельность организации, определять и своевременно корректировать  тактические действия, разрабатывать сценарии развития на стратегическом уровне.

Обеспечение интеграции основных подсистем возможно только путем адекватного обмена информацией и должно рассматриваться как задача отдельной функциональной подсистемы, являющаяся ядром всей инфраструктуры компании. Данная задача решается путем использования современных информационных технологий – специализированных систем и пакетов автоматизации деятельности и офисного программного обеспечения Microsoft Office 2000. Использование Microsoft Office 2000 позволяет решить основные задачи управления предприятием и организации работы предприятия, обеспечивает новые возможности интеграции основных подсистем и взаимодействия с внешними структурами.

Целью данного документа является обоснование эффективности внедрения Microsoft Office 2000 для решения вышеупомянутых задач в крупной и средней компании, работающей на российском рынке.

Пользователи

В общем случае, можно выделить следующие категории пользователей:

·                    Подсистема Management

·                    Администрация. В эту категорию пользователей входят менеджеры среднего и высшего уровней. Менеджеры высшего уровня занимаются решением вопросов стратегического планирования деятельности компании, а также осуществляют контроль за состоянием основных показателей финансово-хозяйственной деятельности. Менеджеры среднего звена занимаются разработкой и решением тактических задач, значительная часть их времени посвящена непосредственно управлению персоналом.

·                    Подсистема Front Office

·                    Служащие. Значительная доля рабочего времени сотрудников этой категории уходит на выполнение основных бизнес-операций  и работу с клиентами. Данная работа подразумевает использование специализированных программ автоматизации деятельности.

·                    Подсистема Back Office

·                    Маркетинг и PR.  Сотрудники данных подразделений  обеспечивают взаимодействие с внешними контрагентами компании, занимаются также аналитической деятельностью, связанной с маркетинговым изучением рынка (анализом спроса на услуги, сегментацией рынка, отбором целевых групп и разработкой набора услуг), обеспечивают разработку и проведение кампаний по продвижению услуг компании.

·                    Юристы, претензионно-исковые отделы. Сотрудники юридических служб обеспечивают правовую поддержку деятельности компании, учет договорных материалов; участвуют в подготовке локальных нормативных актов, документов, положений, инструкций, приказов и т.д., регламентирующих внутреннюю организацию и деятельность, его руководящих органов, филиалов и подразделений.

·                    Финансово–аналитическая служба. Сотрудники, обеспечивающие сбор данных, анализ финансово-хозяйственной деятельности компании и финансового состояния контрагентов – клиентов, конкурентов, партнеров, а также анализ на финансовом и фондовом рынках. Занимаются подготовкой аналитической отчетности руководству.

·                    Бухгалтерия. Деятельность сотрудников бухгалтерии, как правило, автоматизируется на базе специализированных бухгалтерских систем. Однако обязательным требованием к такого рода системам является совместимость с продуктами Microsoft Office, так как данная категория сотрудников интенсивно использует этот пакет.

·                    Референты. Основными обязанностями сотрудников этой категории являются подготовка, редактирование и согласование различного рода документов.

·                    Подсистема Интеграция -IT

·                    Отделы информационных технологий. Внедрение  и сопровождение офисного ПО. Специалисты этой категории связаны с обслуживанием конкретных рабочих мест сотрудников, публикацией (распространением) корпоративной информации через Web.

·                    Отделы информационных технологий. Администрирование, внедрение и поддержка специализированного ПО.  Сотрудники обслуживают специализированную программу автоматизации деятельности.

Выполняемые операции

Операции, выполняемые сотрудником компании, делятся на следующие виды:

·                                 на эффективность выполнения операций может влиять использование Microsoft Office 2000 или программного обеспечения, базирующегося на его использовании отдельных компонент

·                                 на эффективность выполнения операций может влиять использование специализированных программ

·                                 на эффективность  выполнение операций не влияет использование любого программного обеспечения

·                                 телефонные разговоры (внутренние, городские, междугородние, международные)

·                                 работа с бумажными формами и документами.

Для оценки экономического эффекта от внедрения Microsoft Office рассматриваются операции, относящиеся к первой категории:

·                                 задачи планирования, анализа и контроля

·                                 формирование отчетности

·                                 подготовка внутренней и внешней корреспонденции

·                                 распространение внешней документации

(В вышеприведенном списке имеются в виду действия, которые данной категории работников необходимо предпринять в рамках их служебных обязанностей для работы с документами. В число этих задач входит, например, придание документам соответствующего внешнего оформления, изменение их статуса (например, на «открытый», «для партнеров» или «для немедленного распространения») и их передача читателям или следующей категории работников, вовлеченных в процесс «публикации».)

·                                 внутренние (внутрикорпоративные) совещания.

·                                 поиск источников информации (как внешних, так и внутрикорпоративных);

·                                 составление отчетов;

·                                 обслуживание рабочего места (удаление и перемещение документов, создание каталогов, обновление ПО, архивация, ожидание завершения регламентных операций, выполняемых сотрудником отдела информационных технологий и т.д.);

Краткий обзор результатов

Анализ экономической эффективности внедрения Microsoft Office 2000 выполнен для типовой модели крупной и средней компании.

Модель затрат построена в соответствии с моделью Total Cost of Ownership (TCO), разработанной корпорацией Microsoft и Interpose. Две статьи затрат – затраты на администрирование и затраты на поддержку – объединены в одну статью, так как эти функции строго не разделены между сотрудниками Отделов информационных технологий.

Оценка выгод от внедрения пакета делается на основе величины сокращения трудоемкости операций, выполняемых сотрудниками разных категорий.

 

Таблица A.  Сводные результаты «Затраты – Выгоды».

 

Затраты

Выгоды

Нарастающим итогом

1 год

-$5 553 352

$4 233 108

$4 233 108

2 год

-$10 868 331

$15 486 610

$19 719 719

3 год

-$8 368 089

$24 147 959

$43 867 678

4 год

-$9 160 298

$26 456 928

$70 324 606

5 год

-$9 836 199

$28 765 896

$99 090 502

Итого

-$43 786 269

$99 090 502

 

 

В результате, доход от инвестиций за рассматриваемый период составил 226.49%.

Данные и модели

Данные, использованные при расчете

Приведенные в этом разделе данные служат иллюстрацией расчета экономического эффекта внедрения Microsoft Office 2000. Для расчета данных по любой средней или крупной организации предлагается использовать прилагаемую к настоящему документу электронную таблицу Microsoft Excel.

Сведения об организации

При расчете были использованы следующие данные, предоставленные Представительством корпорации «Майкрософт» в Москве:

·                                 Предприятие состоит из Центрального Аппарата и 75 территориально-удаленных филиалов. Различий в смысле технического и программного обеспечения между Центральным предприятием и филиалами нет

·                                 Первоначальное количество рабочих станций, на которые устанавливается офисное программное обеспечение – 50 000.

·                    В течение первого и второго годов внедрения продукта количество рабочих станций остается неизменным.

·                    В течение третьего, четвертого и пятого года темп роста числа рабочих станций составляет 10% от первоначального количества в год. В конце пятого года количество рабочих станций увеличивается до 65 000.

·                                 Требуемые технические характеристики рабочих станций: процессор Pentium 166 MHz и выше, минимальный объем оперативной памяти — 32 МБ, минимальный объем дискового пространства — 5 ГБ.

·                    Технические характеристики 20% рабочих станций: процессор 486SX, объем оперативной памяти – 8 Мб, объем дискового пространства – 500 Мб и требуют модернизации. Модернизация 40 % таких станций выполняется в первый год внедрения продукта, оставшееся количество – во второй год.

·                                 В организации имеются лицензии на использование Microsoft Windows NT Server, Microsoft Exchange Server, Microsoft SQL Server. Лицензиями клиентского доступа в соответствии с требованиями рабочего места обеспечены все рабочие станции. Стоимость дополнительных лицензий клиентского доступа к серверам, требующихся в результате увеличения количества рабочих станций в расчете не учитывается.

·                                 Для решения задач автоматизации деятельности используются прикладные системы (Diasoft, R-Style Soft или собственные программы).

·                                 В организации внедряется продукт Microsoft Office 2000 Professional, русская версия. Принимается следующая модель лицензирования:

·                    30% лицензий FPP – т.е. 30% рабочих станций не имеют лицензий на использование более ранних версий Microsoft Office и лицензируются с «нуля»

·                     70% — VUP – т.е. на 70% рабочих станций установлен лицензионный Microsoft Office 97 и докупаются лицензии Version Upgrade.

·                    Согласно правилам программы Open License из прайс-листа корпорации Microsoft берутся цены, соответствующие уровню E (для средней организации — уровень D).

·                                 Всего пользователей офисного ПО – 50 000. Основные категории пользователей офисного ПО и средние величины себестоимости чел/мес. приведены в Таблице 1.

·                                 Персонал Отделов информационных технологий делится на две группы:

·                    первая группа занимается администрированием, поддержкой, внедрением офисного ПО и обучением пользователей;

·                    вторая группа – поддержкой и внедрением специализированных программ автоматизации. В каждом филиале два сотрудника занимаются сетевым и системным администрированием.

 

Таблица 1. Категории пользователей Microsoft Office 2000.

 

Категория пользователей

Количество сотрудников

в % (к общему кол-ву)

Себестоимость 1 чел/мес. (в USD)

Администрация

2 500

5,00%

$1 500

Маркетинг и PR

500

1,00%

$700

Финансово-аналитическая служба

500

1,00%

$900

Бухгалтерия

1 500

3,00%

$600

Референты

1 500

3,00%

$300

Служащие

37 500

75,00%

$500

Отделы информационных технологий. Внедрение  и сопровождение офисного ПО

1 500

3,00%

$700

Отделы информационных технологий. Внедрение  и сопровождение спец. ПО и администрирование

2 000

4,00%

$700

Юристы, претензионно-исковые отделы

380

0,76%

$900

Экспертные оценки специалистов

При расчете, для определения данных по распределению рабочего времени групп пользователей, указанных в Таблице 1, были использованы экспертные оценки специалистов Представительства Корпорации «Майкрософт» в Москве и  ООО «Астро Софт Пресс».

Предполагалось, что на рабочих местах изначально используется Microsoft Office 97 с подключением к Microsoft Exchange Server для обмена сообщениями.

После внедрения Microsoft Office 2000 также используется Microsoft Exchange Server для почтовой службы.

Распределение рабочего времени персонала до и после внедрения Microsoft Office 2000  приведено в Таблице 2.

 

Таблица 2. Распределение рабочего времени.

 

 

Администрация

Маркетинг и PR

Бухгалтерия

Фин.-аналитическая служба

Референты

O97ex

O2Kex

O97ex

O2Kex

O97ex

O2Kex

O97ex

O2Kex

O97ex

O2Kex

Подготовка документов

10,50%

8,75%

10,42%

8,68%

15,22%

12,18%

11,33%

9,44%

20,50%

17,08%

Редактирование документов

7,70%

4,20%

5,80%

3,16%

8,77%

4,56%

14,26%

11,88%

20,40%

11,13%

Согласование документов

26,30%

12,27%

5,80%

2,71%

8,77%

4,56%

7,56%

5,04%

22,20%

10,36%

Внутренние совещания

10,50%

8,05%

5,80%

4,45%

7,01%

5,26%

3,78%

2,65%

0,00%

0,00%

Телефонные звонки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

внутренние

1,26%

1,26%

0,15%

0,15%

0,21%

0,21%

0,38%

0,38%

0,38%

0,38%

местные

6,83%

5,46%

4,91%

3,90%

2,73%

2,28%

2,64%

1,76%

3,46%

2,77%

междугородние

1,38%

0,92%

4,50%

3,00%

0,05%

0,04%

0,04%

0,03%

0,00%

0,00%

международные

1,26%

0,84%

0,30%

0,20%

0,08%

0,06%

0,08%

0,06%

0,00%

0,00%

Публикация материалов

2,10%

0,84%

5,80%

2,32%

4,21%

1,26%

3,78%

1,21%

0,00%

0,00%

Поиск источников

3,50%

1,75%

14,40%

7,20%

3,51%

1,76%

20,11%

10,06%

14,46%

7,23%

Составление отчетов

5,45%

3,77%

10,42%

7,21%

12,62%

8,41%

25,22%

17,46%

0,00%

0,00%

Обслуживание раб. мест

1,60%

0,08%

1,60%

0,80%

1,60%

0,80%

1,60%

0,80%

1,60%

0,80%

Итого (работы, связанные с офисным ПО)

78,38%

48,19%

69,90%

43,78%

64,78%

41,38%

90,78%

60,77%

83,00%

49,75%

Работы, не связанные с офисным ПО

21,62%

21,62%

30,10%

30,10%

35,22%

35,22%

9,22%

9,22%

10,00%

10,00%

Итого

100,00%

69,81%

100,00%

73,88%

100,00%

76,60%

100,00%

69,99%

93,00%

59,75%

 

 

 

 

 

 

 

Таблица 2. Распределение рабочего времени (продолжение).

 

 

Служащие компании

Юристы, претензионно - исковые отделы

Отделы ИТ.  Офисное ПО

Отделы ИТ.
Спец. ПО.

O97ex

O2Kex

O97ex

O2Kex

O97ex

O2Kex

O97ex

O2Kex

Подготовка документов

3,50%

2,70%

11,33%

9,44%

10,37%

8,29%

3,50%

2,70%

Редактирование документов

4,90%

2,50%

12,40%

6,76%

3,20%

2,67%

4,90%

2,50%

Согласование документов

0,00%

0,00%

14,20%

6,23%

3,20%

2,13%

0,00%

0,00%

Внутренние совещания

0,00%

0,00%

3,78%

2,89%

3,20%

2,24%

0,00%

0,00%

Телефонные звонки

 

 

 

 

 

 

 

 

внутренние

0,00%

0,00%

2,66%

2,66%

0,26%

0,26%

0,00%

0,00%

местные

0,00%

0,00%

3,46%

2,89%

1,60%

1,07%

0,00%

0,00%

междугородние

0,00%

0,00%

4,50%

3,38%

1,00%

0,80%

0,00%

0,00%

международные

0,00%

0,00%

0,06%

0,05%

0,01%

0,01%

0,00%

0,00%

Публикация материалов

0,00%

0,00%

0,00%

0,00%

10,37%

3,32%

0,00%

0,00%

Поиск источников

0,00%

0,00%

4,44%

2,22%

10,69%

5,35%

10,69%

5,35%

Составление отчетов

0,00%

0,00%

6,95%

4,81%

6,95%

4,81%

0,00%

0,00%

Обслуживание раб. мест

1,60%

0,80%

1,60%

0,80%

47,91%

41,67%

1,60%

0,80%

Итого (работы, связанные с офисным ПО)

10,00%

6,00%

65,38%

42,13%

98,76%

72,62%

20,69%

11,35%

Работы, не связанные с офисным ПО

90,00%

90,00%

34,62%

34,62%

2,15%

2,15%

79,31%

79,31%

Итого

100,00%

96,00%

100,00%

76,75%

100,91%

74,77%

100,00%

90,66%

Предположения, сделанные в ходе анализа

·                                 Средняя стоимость модернизации рабочей станции составляет – 200 USD.
Модернизации подлежат рабочие станции с характеристиками: процессор 486SX, объем оперативной памяти – 8 Мб, объем дискового пространства – 500 Мб. Требуемые технические характеристики: процессор Pentium 166 MHz, объем оперативной памяти – 32 МБ, объем дискового пространства – 5 ГБ.

·                                 Стоимость услуг Internet – провайдера составляет:

·                    для канала с пропускной способностью 256 Кбит/с (Центральный Аппарат) –  1 300 USD в месяц

·                    для канала с пропускной способностью 64 Кбит/с (филиалы) – 350 USD в месяц.

·                                 Время простоев конечных пользователей, связанных со сбоями в работе ПО, требующими вмешательства специалистов, составляет

·                    до внедрения пакета - 33% от времени, затрачиваемого на обслуживание собственных рабочих мест

·                    после внедрения пакета - 25% от времени, затрачиваемого на обслуживание собственных рабочих мест.

·                                 Увеличение числа сотрудников во всех категориях, кроме групп Отделов информационных технологий, обслуживающих офисное ПО, происходит пропорционально увеличению числа рабочих станций. Рабочее время сотрудников, высвободившееся в результате внедрения Microsoft Office 2000, используется для освоения новых форм ведения бизнеса.

·                                 Количество сотрудников групп Отделов информационных технологий, обслуживающих офисное ПО, не увеличивается. С ростом числа обслуживаемых рабочих мест изменяется доля рабочего времени, затрачиваемого сотрудниками на администрирование, поддержку ПО и обучения пользователей. Как было сказано выше, общее количество сотрудников второй группы Отдела информационных технологий, занимающихся поддержкой и внедрением специализированных программ автоматизации составляет в рассматриваемой модели компании 1 500 человек. В таблице 3 приведено распределение обязанностей сотрудников данной группы по типам деятельности. В графе «Занятость» можно видеть относительное изменение доли рабочего времени, затрачиваемого сотрудниками на каждый тип деятельности в ходе внедрения Microsoft Office 2000.

 

Таблица 3. Распределение обязанностей сотрудников Отделов информационных технологий, обслуживающих офисное ПО.

Тип деятельности

Количество

(чел)

Занятость (в %)

1 год

2 год

3 год

4 год

5 год

Администрирование

150

9%

14%

25%

28%

30%

Поддержка

1 170

13%

32%

36%

39%

42%

Внедрение

165

67%

100%

17%

17%

17%

Обучение

15

67%

100%

17%

17%

17%

 

 

Модели затрат и прибылей

Модель затрат

Как уже упоминалось, для оценки расходов выбрана модель TCO, разработанная Microsoft и Interpose. Однако, в указанной модели статьи затрат на администрирование и поддержку рассматриваются отдельно. В модели, примененной в данном документе, указанные статьи затрат объединены, поскольку их разделение представляется нецелесообразным.

Рассматриваются следующие статьи затрат:

·                    Прямые:

·                    Затраты на аппаратно-программные средства

·                    Стоимость модернизации рабочих станций

·                    Стоимость лицензий программного обеспечения

·                    Затраты на администрирование и  поддержку

·                    Затраты на  заработную плату персонала подразделений информационных технологий, осуществляющего администрирование, техническую поддержку и обучение пользователей.

·                    Затраты на разработку

·                    Затраты на  заработную плату персонала подразделений информационных технологий, осуществляющего внедрение продукта, адаптацию к требованиям конкретного предприятия.

·                    Затраты на оплату коммуникационных услуг

·                    Косвенные затраты

·                    Затраты, связанные с работой конечных пользователей

·                    Затраты, вызванные простоями

Модель прибылей

Количественная оценка выгод, ожидаемых от эксплуатации системы, делается в терминах снижения трудозатрат и повышения производительности труда конечных пользователей за счет перераспределения рабочего времени.

·                    Снижение затрат на поддержку офисного ПО.

·                    Снижение трудозатрат конечных пользователей на обслуживание собственных рабочих мест.

·                    Снижение потерь рабочего времени конечных пользователей, вызванных простоями.

·                    Повышение производительности труда конечных пользователей за счет перераспределения рабочего времени.

Экономическая эффективность проекта

Затраты

Затраты на аппаратно-программные средства

Согласно описанной выше модели, в ходе внедрения Microsoft Office 2000 требуется выполнить модернизацию 10 000 рабочих станции. При этом модернизация 4 000 рабочих станций выполняется в первый год внедрения продукта, для оставшихся 6 000 модернизация проводится в течение второго года. Затраты рассчитываются согласно средней стоимости – 200 USD

Стоимость программного обеспечения рассчитывается согласно принятой модели лицензирования, правилам программы  Open License и ценам прайс-листа корпорации Microsoft.

Пример расчета приведен в Приложении 1. Результаты расчета представлены в Таблице 4.

Таблица 4.  Затраты на аппаратно - программное обеспечение.

 

Статьи затрат

1 год

2 год

3 год

4 год

5 год

За 5 лет

Модернизация раб. станций

$40 000

$0

$0

$0

$0

$40 000

Приобретение лицензий на программное обеспечение

$232 120

$53 340

$53 340

$53 340

$53 340

$445 480

Итого

$272 120

$53 340

$53 340

$53 340

$53 340

$485 480

 

Затраты на администрирование и поддержку

В модели затрат, принятой для данного анализа, рассматривается одна сводная статья затрат на администрирование и поддержку, так как в рассматриваемой организации обязанности по администрированию и поддержке ПО строго не разделены. Администрированием, поддержкой Microsoft Office 2000 и обучением пользователей в организации занимается выделенная группа сотрудников Отделов информационных технологий.

Количество сотрудников в данной группе – 60 человек. Из них:

Количество сотрудников в данной группе – 1500 человек. Из них:

·  150 занимаются сетевым и системным администрированием всей системы в целом,

·  165 занимаются внедрением ПО,

·  15 сотрудников выполняют централизованным обучением конечных пользователей,

·  остальные – администрированием и поддержкой самого офисного ПО. Величина затрат рассчитывается исходя из трудоемкости выполняемых операций и средней стоимости 1 чел/мес.

Величина затрат рассчитывается исходя из трудоемкости выполняемых операций и средней себестоимости 1 чел/мес., на основе данных Таблицы 2. Пример расчета см. в Приложении 1. Результаты расчета приведены в Таблице 5:

Таблица 5.  Затраты на администрирование и поддержку.

 

Статьи затрат

1 год

2 год

3 год

4 год

5 год

За 5 лет

Администрирование и  поддержка

$635 428

$2 339 529

$3 508 518

$3 971 423

$4 318 020

$14 772 918

Обучение конечных пользователей 

$84 000

$126 000

$21 000

$21 000

$21 000

$273 000

Итого

$719 428

$2 465 529

$3 529 518

$3 992 423

$4 339 020

$15 045 918

 

Затраты на разработку

В данном случае под разработкой понимается процесс адаптации продукта к требованиям организации и его внедрение.

Величина затрат считается исходя из трудоемкости и средней себестоимости  1 чел/мес. сотрудников Отделов информационных технологий, занимающихся внедрением Microsoft Office 2000, на основе данных Таблицы 2.  Пример расчета см. в Приложении 1. Результаты расчета приведены в Таблице 6:

Таблица 6.  Затраты на разработку.

 

Статьи затрат

1 год

2 год

3 год

4 год

5 год

За 5 лет

 Внедрение 

$924 000

$1 386 000

$231 000

$231 000

$231 000

$3 003 000

 

Затраты на оплату коммуникационных услуг

При определении величины затрат на оплату коммуникационных услуг считается, что оплата производится помесячно, стоимость услуг в месяц задана в модели и определяется пропускной способностью канала. Пример расчета см. в Приложении 1. Результаты расчета приведены в следующей таблице:

Таблица 7.  Затраты на коммуникационные услуги.

 

Статьи затрат

1 год

2 год

3 год

4 год

5 год

За 5 лет

Услуги Интернет-провайдера

$330 600

$330 600

$330 600

$330 600

$330 600

$1 653 000

 

Затраты, связанные с работой конечных пользователей

Величина затрат считается исходя из трудоемкости операций по обслуживанию конечными пользователями собственных рабочих мест и средней стоимости  1 чел/мес. Время, затрачиваемое одним сотрудником на выполнение этих операций, берется из Таблицы 2. Пример расчета см. в Приложении 1. Результаты расчета приведены в следующей таблице:

 

Таблица 8.  Затраты, связанные с работой конечных пользователей.

Статьи затрат

1 год

2 год

3 год

4 год

5 год

За 5 лет

 Затраты, связанные с работой конечных пользователей 

$482 979

$1 778 242

$2 755 177

$3 018 620

$3 282 063

$11 317 081

 

Затраты, вызванные простоями

Величины затраты, вызванные простоями, считаются так же, как и предыдущий вид затрат (см. Приложение 1). Как указано выше, было сделано предположение, что до внедрения пакета простои составляют 33% от времени, затрачиваемого на обслуживание собственных рабочих мест, и после внедрения пакета - 25% от времени, затрачиваемого на обслуживание собственных рабочих мест.

 

Таблица 9.  Затраты, вызванные простоями.

Статьи затрат

1 год

2 год

3 год

4 год

5 год

За 5 лет

 Затраты, вызванные простоями

$120 745

$444 560

$688 794

$754 655

$820 516

$2 829 270

 

Свод затрат

В таблице 10 приведены все полученные выше результаты. На рисунке представлено распределение затрат. 

Таблица 10.  Сводные результаты.

 

Статья

Затраты за 5 лет

I. Затраты на аппаратно-программные средства

$9 938 000

II. Затраты на администрирование и поддержку

$15 045 918

III. Затраты на внедрение

$3 003 000

VI. Затраты на оплату коммуникационных средств

$1 653 000

V. Затраты, связанные с работой пользователей

$11 317 081

VI. Затраты, вызванные простоями

$2 829 270

Итого

$43 786 269

 

 

 

Выгоды

Выгоды приведены ниже в терминах снижения затрат на все указанные ранее статьи затрат. Под снижением затрат понимается разница между теми затратами, которые были бы в том случае, если бы в организации не использовался Microsoft Office 2000 и теми затратами, которые будут в случае использования данного продукта.

Как можно видеть во всех, приведенных ниже, таблицах данного раздела, в ходе реализации полного проекта внедрения Microsoft Office 2000 в организации снижение затрат увеличивается с каждым годом внедрения.

Статьи, для которых рассчитано снижение затрат выбраны в соответствии с приведенной выше моделью прибылей.

Снижение затрат на администрирование и поддержку офисного ПО

Величина считается, исходя из снижения трудоемкости операций по обслуживанию рабочих мест конечных пользователей и стоимости 1 чел/мес. сотрудников Отделов информационных технологий.  Пример расчета см. Приложение 2. Результаты расчета приведены в таблице 11:

 

Таблица 11.  Снижение затрат на администрирование и поддержку.

 

 

1 год

2 год

3 год

4 год

5 год

За 5 лет

Обслуживание рабочих мест персоналом отделов информ. технологий

$36 324

$133 739

$207 214

$227 027

$246 840

$851 144

 

Снижение трудозатрат конечных пользователей на обслуживание собственных рабочих мест

Величина оценивается исходя из снижения времени, затрачиваемого конечными пользователями на обслуживание собственных рабочих мест, и стоимости 1 чел/мес. сотрудников каждой категории.

Величина снижения времени считается как разница между  затрачиваемым временем до внедрения пакета и затрачиваемым временем после внедрения, эти величины для всех категории берутся из Таблицы 2:

Пример расчета см. Приложение 2. Результаты расчета приведены в таблице 12:

 

Таблица 12.  Снижение затрат, связанных с работой конечных пользователей.

 

1 год

2 год

3 год

4 год

5 год

За 5 лет

 Затраты, связанные с работой конечных пользователей 

$482 979

$1 778 242

$2 755 177

$3 018 620

$3 282 063

$11 317 081

 

Снижение потерь рабочего времени конечных пользователей, вызванных простоями

Величина оценивается так же и по аналогичным формулам, как и снижение затрат, связанных с работой конечных пользователей.

Величина уменьшения времени, потерянного из-за простоев, оценивается согласно предположениям и данным из Таблицы 2:

Пример расчета см. Приложение 2. Результаты расчета приведены в следующей таблице:

 

Таблица 13.  Снижение затрат, вызванных простоями.

 

1 год

2 год

3 год

4 год

5 год

За 5 лет

 Затраты, вызванные простоями

$205 266

$755 753

$1 170 950

$1 282 914

$1 394 877

$4 809 759

 

Повышение производительности труда конечных пользователей за счет перераспределения рабочего времени

Для всех категорий величины оцениваются по формулам (5) и (6), приведенным в Приложении 2. Величины, участвующие в расчете также описаны в Приложении 2.

Для категории «Отделы информационных технологий – группа офисного ПО» в формулы подставляется  величина снижения времени на выполнение всех операций кроме операции «Обслуживание рабочих мест», то есть при оценке этой величины сотрудники Отделов информационных технологий рассматриваются как пользователи Office 2000.

 

Таблица 14.  Снижение трудозатрат на выполнение операций.

 

1 год

2 год

3 год

4 год

5 год

За 5 лет

Администрация

$1 952 191

$7 187 613

$11 136 363

$12 201 194

$13 266 026

$45 743 386

Маркетинг и PR

$140 586

$517 611

$801 977

$878 660

$955 344

$3 294 178

Аналитики

$269 706

$993 010

$1 538 553

$1 685 665

$1 832 778

$6 319 713

Бухгалтерия и финансовая служба

$300 139

$1 105 056

$1 712 155

$1 875 867

$2 039 579

$7 032 795

Референты

$273 215

$1 005 929

$1 558 569

$1 707 595

$1 856 622

$6 401 930

Служащие

$165 000

$607 500

$941 250

$1 031 250

$1 121 250

$3 866 250

Отделы информационных технологий. Офисное ПО

$233 811

$860 850

$1 333 786

$1 461 319

$1 588 853

$5 478 619

Отделы информационных технологий. Спец. ПО

$59 519

$120 214

$339 531

$371 996

$404 461

$1 295 721

Юристы, претензионно-исковые отделы

$114 371

$421 094

$652 436

$714 820

$777 204

$2 679 925

Итого

$3 508 539

$12 818 877

$20 014 619

$21 928 367

$23 842 116

$82 112 518

 

Анализ результатов

Результирующие величины затрат на внедрение Microsoft Office 2000  и выгод от использования этого продукта приведены в таблице 14 и отображены графически на диаграмме.

Таблица 14.  Сводные результаты «Затраты – Выгоды».

 

 

Затраты

Выгоды

Нарастающим итогом

1 год

-$5 553 352

$4 233 108

$4 233 108

2 год

-$10 868 331

$15 486 610

$19 719 719

3 год

-$8 368 089

$24 147 959

$43 867 678

4 год

-$9 160 298

$26 456 928

$70 324 606

5 год

-$9 836 199

$28 765 896

$99 090 502

Итого

-$43 786 269

$99 090 502

 

 


 

Таким образом:

·                    доход от инвестиций во внедрение Microsoft Office 2000 в конце третьего года эксплуатации (пятый год из рассматриваемого периода) составляет 226.49%.

·                    Инвестиции окупятся в течение первого года эксплуатации (второй год рассматриваемого периода).

Рассмотрим более подробно распределение количественных выгод по функциональным подсистемам.

 

 Таблица 15.  Распределение выгод по функциональным подсистемам.

 

1 год

2 год

3 год

4 год

5 год

За 5 лет

Management

$2 046 241

$7 533 888

$11 672 875

$12 789 007

$13 905 138

$47 947 151

Front Office

$635 250

$2 338 875

$3 623 813

$3 970 313

$4 316 813

$14 885 063

Back Office

$1 160 517

$4 272 811

$6 620 220

$7 253 229

$7 886 238

$27 193 016

IT

$391 101

$1 341 037

$2 231 052

$2 444 380

$2 657 707

$9 065 276

Итого

$4 233 108

$15 486 610

$24 147 959

$26 456 928

$28 765 896

$99 090 506

 


Из приведенной диаграммы следует вывод, что максимальный эффект по снижению трудозатрат и повышению производительности труда от внедрения Microsoft Office 2000 проявляется в сферах управления компании (49%) и организации работы компании (27%).

Таким образом, внедрение Microsoft Office 2000 действительно является экономически выгодным и, что особенно важно, позволяет повысить качество работы управленческого персонала.

Качественные выгоды

Эксплуатация Microsoft Office 2000 влечет за собой ряд выгод, которые крайне сложно корректно оценить в стоимостном выражении. Поэтому они не включены в модель прибылей, а приводятся в данном разделе.

Рассмотрим основные из качественных выгод в разрезе основных функциональных подсистем.

Подсистемы «Management» , «Back Office» , «Front Office»

Все количественные выгоды от внедрения пакета оценивались в терминах снижения трудозатрат. Следует отметить, что сокращение рабочего времени, затрачиваемого на выполнение рутинных «канцелярских» работ, позволяет сотрудникам компании уделять больше внимания качеству деятельности, приносящей реальную прибыль. Высвобожденное время может использоваться на освоение принципиально новых способов ведения бизнеса.

Подсистема «Management»

Основные качественные выгоды от внедрения пакета на уровне данной подсистемы связаны с прагматической ценностью получаемой информации для целей управления. Оперативное получение и анализ информации обеспечивает оперативное принятие важных решений, дает возможность контролировать их исполнение и своевременно корректировать принятые решения.

Подсистемы  «Back Office»

Еще одним фактором, плохо поддающимся  оценке в денежном выражении, является оценка экономического ущерба, который может быть причинен  предприятию в случае потери или порчи  данных. Крайне важной новой возможностью Microsoft Office 2000 является встроенная защита от вирусов, позволяющая снизить саму вероятность потери важной информации, а следовательно  и затраты, обусловленные вирусными атаками (складывающиеся из затрат вследствие простоев и затрат на ликвидацию последствий).

Пакет Microsoft Office 2000 предоставляет своим пользователем новый уровень обеспечения безопасности информации, что особенно важно с точки зрения предотвращения ущерба вследствие  несанкционированного доступа к данным.

Подсистемы «Интеграция – IT»

Стандартизация документации и упрощение обмена информацией ведут к ликвидации лишних промежуточных внутренних связей. Обеспечивается интеграция различных отделов, служб организации; сокращаются накладные расходы - расходы на командировки, оплата телефонных разговоров и услуг почты, что в конечном итоге ведет к снижению себестоимости услуг, предоставляемых компанией на рынке.

Технологическое обоснование экономического эффекта использования Microsoft Office 2000

На коробке Microsoft Office 2000 написан слоган: What Productivity Means Today? Разумеется, его появление не случайно. Программы, входящие в состав Microsoft Office 2000, разрабатывались с учетом опыта, накопленного шестьюдесятью миллионами пользователей предыдущих версий: они содержат новые возможности, позволяющие повысить производительность труда как специалистов в области информационных технологий, так и конечных пользователей.

Более подробно эти возможности описаны в документе  http://www.microsoft.com/rus/office2000/info/revguide.htm

В данном разделе приводится краткое описание основных возможностей пакета, позволяющих сократить время на выполнение той или иной операции.

Основные новые возможности Microsoft Office 2000, касаются оптимизации

·                                 Работы конечных пользователей

·                                 Обслуживания рабочих мест

Эффективное использование новых технологий, используемых в Microsoft Office, в решении бизнес-задач позволяет снизить совокупную стоимость владения информационной системой. Напомним, условно что в первом разделе документа перечень основных бизнес-задач, влияющих на работу конечных пользователей, был сгруппирован по следующим категориям:

—     задачи планирования, анализа и контроля

—     формирование отчетности

—     подготовка внутренней и внешней корреспонденции

—     распространение внешней документации

Кроме того, существенная часть расходов, связанных с эксплуатацией офисных приложений, приходится на проведение внедрения, обучения и собственно решения повседневных задач обслуживания рабочих мест. Эти функции являются специфическими для сотрудников управлений информационных технологий.

Задачи планирования, анализа и контроля

В эту группу собраны задачи, связанные с планированием рабочего времени рабочих ресурсов, котроля исполнительной дисциплины и анализа показателей деятельности предприятия в целом. Наиболее часто подобные задачи реализуются либо стандартными средствами компонент, входящих в состав Microsoft Office (в первую очередь, Microsoft Outlook для планирования и контроля и Microsoft Excel — для решения задач анализа), либо путем использования компонент Microsoft Office в бизнес-приложениях, разрабатываемых в организации или сторонними разработчиками.

Групповое планирование в Интернет/интранет

Групповое планирование стало доступным c применением Интернет/интранет технологий, что позволяет планировать мероприятия как между пользователями локальной сети, так и между пользователями Интернет. Пользователи могут теперь публиковать и загружать данные об интервалах занятости для планирования встреч, а также посылать, получать и отвечать на приглашения через Интернет.

·                    Веб-обсуждения. Позволяет присоединять комментарии и дискуссии о документах непосредственно к этим документам.

·                    Веб-подписка и веб-уведомления. Пользователь может подписаться на документ или HTML-страницу и указать, когда он хотел бы получать уведомления об изменениях в этом документе. Эта функция автоматизирует процесс получения информации об обновлениях и модификациях важных для пользователя страниц и документов.

·                    Публикация календаря в HTML-формате. Пользователи легко могут опубликовать свой календарь из Outlook в виде интерактивной Web-страницы. После публикации Web-страница может быть просмотрена с помощью любого интернет-обозревателя, размещена на Web-узле или послана по электронной почте. При публикации пользователи могут отключить элементы, помеченные как личные или конфиденциальные. Кроме публикации календарей из персональных папок, пользователи могут разместить в Интернета или послать по электронной почте любой проект или коллективный календарь.

·                    Трансляция презентаций. Программа презентационной графики PowerPoint теперь позволяет транслировать по сети слайд-шоу (презентацию) с комментариями лектора в реальном времени. Поскольку презентация передается в формате HTML, для ее просмотра слушателям требуется только обозреватель. Обратившись к странице, пользователи могут получить предварительную информацию или подключиться к уже начавшейся презентации. Время презентации можно планировать в Outlook.

Microsoft Outlook позволяет спланировать и включить в расписание интерактивные мероприятия, такие как конференцию NetMeeting или широковещательную презентацию PowerPoint. Outlook автоматически напомнит о мероприятии и может автоматически запустить необходимое программное обеспечение без вмешательства пользователя.

·                    Outlook 2000 обеспечивает значительное повышение производительности таких операций, как запуск и завершение программы, переключение между модулями и поиск информации о свободных и занятых интервалах времени.

·                    Все приложения Office 2000 включают команду “Conference”, которая запускает программу проведения конференций NetMeeting и позволяет работать над текущим документом вместе с одним или несколькими коллегами. При этом пользователи могут вместе эксплуатировать все средства создания и редактирования Microsoft Office в интерактивном режиме и реальном времени.

Пользователи могут опубликовать свой календарь из Outlook в виде интерактивной Web-страницы на Интернет или интранет-сервере компании. После публикации Web-страница может быть просмотрена с помощью любого интернет-обозревателя или послана по электронной почте. При публикации пользователи могут отключить элементы, помеченные как личные или конфиденциальные. Кроме публикации календарей из персональных папок, пользователи могут разместить в Интернета или послать по электронной почте любой проект или коллективный календарь

Пользователи могут легко посылать и получать информацию о контактах через Интернет в формате vCard и таким образом формировать собственную базу контактов.

Инструменты поиска и организации

Outlook 2000 облегчает поиск сообщений, встреч и задач благодаря применению инструмента поиска, выполненного в веб-стиле. Инструмент организации “Organize” обеспечивает быстрый и интуитивный доступ к папкам, представлениям и функциям фильтрации Outlook, а вкладка “Conditional Formatting” (Условное форматирование) помогает создавать правила выделения сообщению, так что пользователь может, например, вывести посланные напрямую сообщения зеленым цветом, а копии сообщений для других адресатов — синим

·                    URL-адреса в панелях команд (включая панель Outlook). Office позволяет обращаться к сетевым адресам с помощью обычных кнопок панели команд. Администраторы могут настроить пользовательский интерфейс приложения, включив кнопки для доступа к специализированным ресурсам компании, а конечные пользователи получают возможность быстро обращаться к ресурсам Интернета для получения дополнительной информации и просмотра страниц.

·                    Web-папки. Web-папки предоставляют возможность просматривать содержимое Web-серверов из Проводника Windows точно так же, как если бы вы работали с серверами в сети или локальными дисками. В диалоговом окне “Открытие документа ” в Microsoft Word или в Windows Explorer пользователь может щелкнуть по Web-серверу, развернуть и свернуть папки и просмотреть их содержимое — для этого ему необязательно знать полный HTTP-адрес.  Office 2000 поддерживает возможность выполнения операций "вырезания" (cut), копирования и вставки (или буксировки) документов с Web-сервера на сервер сети или локальный диск, либо с локального диска или сервера сети на Web-сервер. Это облегчает работу с содержимым Интернета или интрасети и позволяет рядовым пользователям размещать документы на узле или сервере интрасети.

Интеграция с Microsoft Project

Возможность интеграции с системой управления проектами Microsoft Project позволяет осуществлять автоматическое назначение заданий сотрудникам, собирать отчеты и отслеживать статус исполнения порученного задания. Использование Microsoft Project Central, включенного в состав Microsoft Project 2000, дает возможность публикации текущей проектной информации на Web-сервере.

Формирование отчетности

В эту категорию можно собрать задачи, связанные с подготовкой отчетов на основе структурированной информации (в первую очередь — числовой). Основными средствами подготовки отчетности являются Microsoft Excel и Microsoft Access. Применение компонентной модели COM+ дает возможность использовать компоненты анализа данных и формирования отчетов в собственных бизнес-приложениях, использующих Интернет/интранет-технологии.

Функции подготовки корпоративных отчетов

Excel 2000 включает три новых COM-приложения, а также ряд других новшеств и улучшений, которые должны упростить работу с корпоративными данными. WebCalc обеспечивает доступ из обозревателя к базовым функциям электронной таблицы, WebChart позволяет работать с простыми интерактивными диаграммами, а PivotList использует метафору иерархического списка PivotTable для динамического анализа данных в рамках DataPage.

Среди усовершенствований работы с диаграммами в Excel 2000 — несколько новых типов диаграмм (например, шаговые диаграммы и трехмерные комбинированные диаграммы), улучшенные возможности форматирования (метки данных, многоуровневые метки оси категорий и временной шкалы, а также задаваемые пользователем единицы измерения для оси значений) и диаграммы PivotChart (функции сводных таблиц PivotTable в применении к диаграммам).

Новый интерфейс позволяет создавать и изменять поля представлений PivotTable непосредственно из электронной таблицы Excel, перетаскивая нужные поля в сводную таблицу PivotTable, а также создавать динамически обновляемые диаграммы, которые связаны непосредственно с данными PivotTable.

Кроме того, пользователи могут сэкономить время, выполняя автоматическое форматирование данных в таблице PivotTable

Средства обработки запросов к базам данных в Excel 2000 значительно усовершенствованы и теперь позволяют при обновлении запроса вставлять новые столбцы в таблицу данных, сохранять форматирование и заполнять формулы в смежных столбцах.

Клиент-серверный подход позволяет Excel 2000 более эффективно работать с находящимися на сервере большими базами данных, поскольку на клиентскую часть передаются только необходимые пользователю агрегаты данных, а не весь их набор. Кроме того, Excel 2000 опирается на возможности технологии OLAP, которая представляет данные в иерархическом виде.

Поддержка OLE DB и ADO – современных стандартов для доступа к данным – повышает производительность при доступе к SQL Server и другим источникам данных OLE DB.

Новое диалоговое окно Excel 2000 “Web Query” (Веб-запрос) дает пользователю возможность ввести данные из Интернета непосредственно в Excel для последующего контроля и анализа. Оно проводит пользователя по всем этапам переноса данных с веб-страницы в Excel, помогая создать файл запроса на основе выбранного указателя ресурса URL и параметров импортирования данных. Страницы веб-запросов могут автоматически обновляться в соответствии с заданным графиком.

Excel поддерживает новую валюту евро как в виде символа, так и в виде трехбуквенного кода ISO, что позволяет формировать отчеты с использованием этой валюты.

Использование Веб-технологий для формирования отчетности

Использование COM-технологии дает возможность реализации приложений формирования и публикации корпоративных отчетов на Интернет/интранет сервере компании.

Компонент электронных таблиц Spreadsheet  представляет собой управляющий элемент COM, который обеспечивает доступ к базовым функциям электронных таблиц и позволяет вставлять информацию из электронных таблиц Microsoft Excel в отчетах, публикуемых на веб-сервере.

Компонент диаграмм Chart представляет собой управляющий элемент COM, который обеспечивает доступ к базовым функциям интерактивных диаграмм, представленных в Microsoft Excel.

Компонент PivotTable работает на Web-странице DataPage, обеспечивая функции динамического анализа данных с помощью иерархического списка с возможностью свертки

Подготовка внутренней и внешней корреспонденции

В этом разделе сгруппированы все задачи, относящиеся к подготовке «бумажной» корреспонденции. В этом процессе в большей или меньшей степени задействованы все приложения семейства Microsoft Office.

Улучшенных эргономические формирования документов

Каждый открытый документ Office представляется отдельным значком на панели задач Windows, что значительно облегчает переключение между несколькими открытыми документами

Расширенный буфер обмена Microsoft Office Clipboard позволяет собирать до 12 объектов из различных источников, включая приложения Office и обозреватель. Объекты из буфера можно вставлять в любой документ Office либо по отдельности, либо все сразу.

К новым и специализированным шаблонам теперь можно обращаться из диалогового окна “File New” точно так же, как к стандартным шаблонам Office, даже если они хранятся в разных месте.

При работе в Microsoft Word 2000 пользователь может поместить курсор в любое место страницы, щелкнуть мышью и начать ввод текста. Теперь редактирование не обязательно начинать в верхнем левом углу, так что подготовить документ с любой желаемой компоновкой теперь значительно проще.

Пользователи могут вводить текст на нескольких языках в рамках одного документа без переключения языка интерфейса. Все приложения Office 2000 поддерживают стандарт UNICODE, что упрощает создание многоязычных документов. Word 2000 предлагает средства форматирования, доступные ранее лишь в локализованных версиях, применяет соответствующие каждому языку правила пунктуации и правильно обрабатывает особенности письма в сложных азиатских и ближневосточных языках. Такие функции, как Автообзор (AutoSummarize), ранее поддерживались в каждой версии лишь для одного языка, а теперь ими можно воспользоваться для всех языков.

Автоматически определяя язык вводимого пользователем текста, Word 2000 в состоянии правильно подбирать соответствующие модули проверки орфографии и грамматики, использовать возможности автокоррекции (AutoCorrect) текста на нескольких языках.

Word 2000 позволяет размещать таблицы в любом месте документа с обтеканием текста вокруг них. Это обеспечивает более привлекательный вид документа.

При добавлении пользователем данных в конец списка, Excel 2000 автоматически переносит применяемые в этом списке формулы и форматирование. В предыдущих версиях такую корректировку приходилось выполнять вручную.

Excel 2000 не инвертирует выделяемые ячейки, так как это может скрыть их форматирование, а иногда и текст. Вместо этого они лишь слегка затеняются, так что пользователь может увидеть результаты вносимых изменений, не снимая с ячеек выделение.

Microsoft Word 2000 позволяет выполнять масштабирование страниц документа во время печати. Эта функция полезна для многонациональных компаний, применяющих различные форматы бумаги. Кроме того, она дает пользователям возможность напечатать несколько страниц документа на одном листе бумаги, что чрезвычайно удобно для ознакомления с длинными документами.

Усовершенствованный интерфейс набора картинок ClipArt в Office 2000 включает новые средства поиска (в том числе команду “Найти изображения, сходные с данным”) и позволяет перетаскивать картинки в любой документ Office. Кроме того, окно набора картинок теперь можно оставить на экране в виде небольшой боковой области просмотра. Среди других улучшений — богатые возможности обмена данными в исходном формате изображения и автофигуры, сохраняющие свои свойства при вставке в документы Office.

Функции коллективной работы с документами

Функции электронной почты глубоко интегрированы во все приложения Office 2000. Пользователи могут отправлять любые виды документов Office 2000 непосредственно из приложения в виде почтового сообщения, а не приложенного файла. Эта процедура облегчается благодаря применению панели инструментов почтового заголовка, доступной во всех приложениях. Такой совершенно новый подход к архитектуре обеспечивает огромное улучшение по сравнению со средствами WordMail, доступными в предыдущей версии пакета.

Почтовые сообщения Microsoft Office теперь могут включать комментарии и ответы на замечания других участников дискуссии при использовании совместно с Microsoft Office Server Extensions, причем каждый пользователь сразу же видит, кто и когда внес в поток те или иные изменения. Все изменения в документе хранятся в базе данных Microsoft SQL Server или Microsoft Data Engine.

Пользователь может подписаться на документ или HTML-страницу и указать, когда он хотел бы получать уведомления об изменениях в этом документе. Эта функция автоматизирует процесс получения информации об обновлениях и модификациях важных для пользователя страниц и документов.

Позволяет присоединять комментарии и дискуссии о документах непосредственно к этим документам.

Распространение внешней корреспонденции

Интеграция с Интернет-технологиями для распространения документов

Команда “Save as Web Page” делает процесс публикации документа, на веб-сервере столь же простым, как сохранение файла, а обычном файл-сервере. Когда пользователь сохраняет документ, Office 2000 проверяет все ссылки и исправляет те из них, которые оказались неработоспособными.

Приложения Office могут записывать и читать HTML-файлы, обеспечивая высокую точность воспроизведения их содержания. Формат HTML поддерживается так же, как и обычные внутренние форматы файлов Office (*.DOC, *.XLS, *.PPT).

Пользователи могут выбрать HTML в качестве формата файлов по умолчанию и при этом сохранить доступ ко всем основным функциям и возможностям Office.

Office 2000 автоматически выбирает подходящий формат веб-графики в зависимости от содержания рисунка. Включенные в HTML-документ рисунки сохраняются как в естественном формате, так и в формате для просмотра в обозревателе, что обеспечивает удобное редактирование страницы.

Приложения Office интеллектуально управляют дополнительными файлами, которые невозможно сохранить в формате HTML, включая рисунки и другие объекты.

HTML-файлы, созданные в Office 2000, можно легко отредактировать с помощью приложений Office. Щелчок мышью на кнопке “Edit” в обозревателе запускает именно то приложение Office, где файл был сгенерирован, что упрощает редактирование документов в интрасети.

Приложения Microsoft Office позволяют использовать темы — набор унифицированных элементов и цветовых схем, предназначенный для создания фоновых рисунков, маркеров, шрифтов, горизонтальных линий и других элементов документа. В отличие от шаблона, тема не содержит элементов автотекста, настраиваемых панелей инструментов, макросов, настроек меню и сочетаний клавиш. Тема определяет внешний вид документа с помощью цвета, шрифтов и графических объектов.  В приложениях Office можно использовать такие же темы оформления, что и в Microsoft FrontPage. Это облегчает создание Web-узлов с согласованным оформлением Web-страниц.

Работая с любым приложением Office 2000, пользователь может просмотреть создаваемую веб-страницу (даже до ее сохранения) в выбранном по умолчанию обозревателе.

Office 2000 сохраняет файлы в подходящей международной кодировке текста, так что правильные символы смогут увидеть пользователи любой языковой системы

Обеспечение доступа к данным

Страницы доступа к данным (Data Access Pages) представляют собой новый вид отчетов, которые включают элементы веб-страниц, связанные с иерархическими данными. Они обеспечивают богатые возможности просмотра исходных данных и работы с ними. Инструмент Data Assistant позволяет с помощью операций “перетащи и оставь” размещать поля данных Jet или SQL Server непосредственно на странице DataPage.

Подготовка презентационной графики

Опираясь на возможности Помощника Office, помощник подготовки презентаций соединяет функции проверки стиля, автоматической вставки картинок и другие средства, помогающие при создании, публикации и проведении презентаций

PowerPoint 2000 позволяет создавать таблицы, не используя встроенные объекты Word или Excel. Таблицы PowerPoint состоят из фигур OfficeArt, но ведут себя так же, как таблицы в Word, что обеспечивает легкость их редактирования и согласованность стилей и тем оформления.

Microsoft PowerPoint 2000 автоматически изменяет размер текста, чтобы он умещался в выделенном пространстве и не “сваливался” со слайда. Для этого программа изменяет межстрочный интервал, затем размер шрифта, а затем и оба эти параметра, поэтому пользователю больше не нужно вносить такие изменения вручную.

PowerPoint 2000 соединяет в одном окне представления “слайды”, “структура” и “примечания”. Это упрощает выполнение многих операций, в том числе добавление слайдов, редактирование текста и ввод примечаний при создании презентации, а также перемещение по документу при ее редактировании

Установка, настройка и эксплуатация Microsoft Office

Задачи внедрения Microsoft Office

Office 2000 использует новую технологию установки WindowsÒ Installer, которая отслеживает процесс установки и выступает в качестве посредника между основными программными компонентами. Это служба операционной системы, которая делает процесс установки программного обеспечения более стабильным и гибким. Например, если установка приложения прервалась, Windows Installer может восстановить компьютер в том состоянии, в котором он был до инсталляции. Более того, Windows Installer делает возможным создание приложений, откладывающих установку определенных программных файлов до того момента, когда они действительно понадобятся, а также – приложений, способных автоматически самовосстанавливаться при случайном удалении важных программных файлов

Все приложения Office 2000 используют единый исполняемый файл для США, Европы, Дальнего Востока и языков с обратным направлением письма, например, иврита и арабского. После установки пользователи могут изменять язык интерфейса и справочной системы, не затрагивая работу приложения

Функция установки по запросу (Install on Demand) позволяет устанавливать  программы и компоненты по мере необходимости, что позволяет сохранить свободное пространство на жестком диске до момента, когда их функции потребуются пользователю. При этом ярлыки, значки или пункты меню для пока не установленных программ и компонентов Office 2000 отображаются на экране, указывая на их доступность.

Мастер индивидуальной установки Microsoft Office (Custom Installation Wizard) в Office 2000 заменил менее мощный инструмент, использовавшийся в предыдущих версиях — Network Installation Wizard. Входящий в состав Office 2000 Resource Kit, мастер Custom Installation Wizard позволяет администраторам распространить Office 2000 по всей сети, используя файловый сервер. Изменяя файлы, задействованные в установке и хранящиеся на сервере, Custom Installation Wizard предоставляет администраторам практически полный контроль за тем, что происходит при установке Office 2000 на рабочих станциях.

Office 2000 использует такие же форматы файлов, как Office 97 (за исключением Access, где формат был изменен для поддержки Unicode). В результате, пользователи Office 2000 и Office 97 смогут легко обмениваться документами.

В ходе модернизации Office 2000 обнаруживает предыдущие версии Office и предлагает полностью удалить такие продукты, чтобы освободить как можно больше места на диске. Этот мастер допускает также применение в качестве автономного приложения и настройку пользователями и администраторами.

 

Обеспечение безопасности и целостности

Новый программный интерфейс Microsoft Office Antivirus API позволяет независимым разработчикам средств защиты от вирусов непосредственно проверять документы Office перед их загрузкой. Кроме того, в Office 2000 авторы могут снабжать документы цифровой подписью, гарантируя отсутствие вирусов. При открытии таких документов Office не выводит предупреждение о возможности заражения вирусом. Если документ был каким-то образом изменен, Office обнаружит это и предупредит пользователя. Outlook использует появившуюся в Microsoft Internet Explorer 4.0 концепцию зон безопасности для установки предупреждений в случае, когда входящая HTML-почта содержит управляющие элементы или аплеты. А реализация протокола S/MIME в Outlook включает функции цифровой подписи (для подтверждения личности отправителя письма и целостности его содержимого), а также цифрового шифрования (защищающие содержание документа и позволяющие прочитать его только адресату).

Многие диалоговые окна Office 2000 с сообщениями о проблемах могут включать кнопку с настраиваемым текстом. Такие кнопки могут содержать ссылку на URL и дают пользователю возможность сразу перейти к заданной администратором странице интрасети, которая содержит необходимую в данном случае информацию, инструкции или советы

Доступная из меню “Help” новая функция “Detect and Repair” (Найти и устранить) обнаруживает и устраняет проблемы, которые связаны со вспомогательными компонентами, например, шрифтами и шаблонами.

Office 2000 автоматически обнаруживает и устраняет ошибки. В результате пользователь, как правило, даже не знает об их возникновении. Например, Office 2000 автоматически проверяет и при необходимости заново устанавливает все файлы и элементы реестра, необходимые для нормальной работы.

Настройка и управление

Office Profile Wizard представляет собой автономную утилиту, которая копирует все установки и предпочтения, заданные пользователем в приложениях Office. Эти параметры можно использовать в дальнейшем для восстановления аналогичной среды на новой машине или в виде готового "профиля" распространить по другим машинам организации

Диалоговые окна открытия и сохранения файлов отображают в полтора раза больше имен файлов, располагая их более аккуратно. Пользователь может одним щелчком мыши перейти к адресам, с которыми он работал чаще всего. Подобно панели Outlook, новая панель “Places Bar” обеспечивает легкий доступ к часто используемым папкам и узлам. Кроме того, добавлена папка “Publishing Places”, обеспечивающая сохранение, открытие и просмотр документов непосредственно на веб-сервере, а также кнопка возврата (Back), позволяющая легко вернуться к папкам, которые пользователь недавно посещал

Функция настраиваемых меню Office 2000 определяет индивидуальные закономерности использования приложений и выводит в сокращенном варианте каждого меню только пункты, применяемые особенно часто. При задержке курсора над названием меню оно расширяется, отображая все пункты. Настраиваемые панели инструментов также интеллектуально разделяют место на экране с учетом закономерностей использования. Повышение уровня использованных недавно элементов панели создает иерархию, благодаря которой несколько панелей инструментов можно разместить на экране в одном ряду. Кнопка-ползунок обеспечивает быстрое отображение всей панели. Наконец, функция быстрой настройки панелей инструментов позволяет легко настроить панель в соответствии с индивидуальными предпочтениями пользователя, перетаскивая кнопки мышью или включая и выключая флажки в списке кнопок

Помощник в Office 2000 больше не связан с отдельным окном, он занимает меньше места на экране и не мешает пользователю работать. Если помощник не в состоянии ответить на вопрос, он предлагает перейти к специальному веб-узлу корпорации «Майкрософт», где можно получить дополнительную информацию или сообщить о возникшей проблеме. Эту ссылку можно настроить для перехода к внутренним узлам или ресурсам компании. Если помощник не нужен, его можно отключить

Если администратором задается обязательная политику для элемента пользовательского интерфейса, такого как пункт меню или кнопка панели инструментов, этот элемент отображается в пользовательском интерфейсе как недоступный, и пользователи не могут работать с соответствующим средством или изменить эту настройку. До сих пор пользователи могли изменить настройки пользовательского интерфейса, даже если для них была установлена системная политика. Если пользователь попытается изменить настройку, она будет восстановлена, как только пользователь завершит работу и снова запустит приложение, а не при следующей регистрации пользователя в сети, как это было ранее.

Приложение 1: Примеры расчетов по модели затрат

Затраты на аппаратно-программные средства

Затраты на модернизацию рабочих станций в течение первого года:

2 000 раб. cтанций * 10% * $200 » $ 40 000

 

Затраты на приобретение программного обеспечения

за первый год:

2000 раб. cтанций * 70% * $89.60 + 2000 раб. станций *  30% * $177.80 =$232 120;

за второй-пятый  годы:

300 раб. cтанций * $177.80 =$ 53 340

 

Затраты на администрирование и поддержку

Считается, что ввод в эксплуатацию рабочих мест происходит равномерно, помесячно.

В первый год темп роста числа рабочих мест с установленным Microsoft Office 2000:

100%/12 мес. » 8.33% в месяц или 2 000 раб. мест./12 мес. » 167 раб. мест в месяц.

 

В  первый месяц первого года затраты на администрирование и поддержку офисного ПО – нулевые.

 

Во второй месяц величина затрат определяется исходя из трудоемкости операций по администрированию и поддержке 167 рабочих мест и средней стоимости 1 чел./мес.  

Трудоемкость операций:

2000 раб. мест  * 48 чел. * 42% / 12 мес. * 3 200 раб. мест » 1.05 чел./мес.

Величина затрат:

1.05 * $600 » $630.

 

В третий месяц величина затрат определяется исходя из трудоемкости операций по администрированию и поддержке 334 рабочих мест и средней стоимости 1 чел./мес.  

Трудоемкость операций:

2 * 2 000 раб. мест  * 48 чел. * 42% / 12 мес. * 3 200 раб. мест » 2.1 чел./мес.

Величина затрат:

2.1 * $ 600 » $1 260 и так далее.

 

В общем случае мы можем вывести формулу для оценки величины затрат за год на администрирование и поддержку офисного ПО:

                                        (1)

где

 - количество сотрудников, выполняющих данную операцию;

- количество рабочих мест, введенных в строй за первый год;

FA – количество рабочих мест через 5 лет;

 t – доля рабочего времени, затрачиваемая на обслуживание рабочих мест на пятый год;

s – стоимость 1 чел./мес.

Затраты на администрирование и поддержку офисного ПО за первый год:

(48чел. * 2 000 раб. cтанций * 42% * $600 * 66)/(3 200 раб. cтанций * 12 мес.) » $ 41580

 

Определим величину затрат за первый год на операции выполняемые сетевыми и системными администраторами. В этом случае также верна формула (1).

Величина затрат:

(2 чел * 2 000 раб. станций * 30% * $600 * 66)/(3 200 раб. станций * 12 мес.) » $1 238

 

Вычислим затраты на обучение конечных пользователей  за первый год. За первый год должны быть обучены 100% * 2 000 чел = 2 000 чел. Обучением занимаются 5 сотрудников Отделов информационных технологий.

Величина затрат:

5 чел * 100% * $600 * 12 мес. = $36 000

 

Итоговая величина затрат за первый год:

$78 818.

 

Величина затрат на обучение конечных пользователей за второй – пятый годы определяется аналогично. 

Величина затрат на администрирование и поддержку  ПО (за последующие годы) определяется по формуле:

 

                         (2)

 

где

 - количество сотрудников, выполняющих данные операции;

- количество рабочих мест, введенных в строй за предыдущие годы;

- количество рабочих мест, введенных в строй за текущий год; FA – количество рабочих мест через 5 лет;

 t – доля рабочего времени, затрачиваемая на обслуживание рабочих мест на пятый год;

s – стоимость 1 чел./мес.

 

Затраты на разработку

Вычислим величину затрат на разработку за первый год.  В первый год вводятся в эксплуатацию 100% (2 000) рабочих станций, во второй– пятый годы – по 15% (300) от первоначального числа рабочих станций в год. На первый год приходится максимальная загрузка – 100 % (5 сотрудников) Отделов информационных технологий, занимающихся внедрением офисного ПО.

Величина затрат по внедрению офисного ПО:

5 чел./мес. * $600 * 12 мес. » $ 36 000.

Аналогично вычисляются величины затрат на внедрение за последующие годы.

 

Затраты на оплату коммуникационных  услуг

Величина затрат на коммуникации за первый-пятый годы составляет

12 мес. * 1 300 $/мес =  $15 600.

 

Затраты, связанные с работой конечных пользователей

Считается, что ввод в эксплуатацию рабочих мест происходит равномерно, помесячно. В первый год темп роста числа рабочих мест с установленным Microsoft Office 2000 –

100%/12 мес » 8.33% в месяц или 2 000 раб. мест./12 мес » 167 раб. мест в месяц.

 

В первый месяц первого года затраты, связанные с работой конечных пользователей – нулевые.

 

Во второй месяц величина затрат определяется исходя из затраченного конечными пользователями времени на обслуживание собственных рабочих мест и средней стоимости 1 чел/мес для данной категории.  

Величина затрат за второй месяц:

(100 чел. * $1 200 + 20 чел. * $600+20 чел. * $700 + 60 чел. * $500 + 60 чел. * $300 + 1 500 чел. * $500 + 60 чел. * $600 + 80 чел. * $600 + 15 чел. * $700) * 0.8% * 100%/12 мес. » $692

 

В третий месяц величина затрат определяется исходя из времени, затраченного на обслуживание пользователями 334 рабочих мест, и средней стоимости 1 чел/мес.  

Величина затрат за третий месяц:

(100 чел. * $1 200 + 20 чел. * $600+20 чел. * $700 + 60 чел. * $500 + 60 чел. * $300 + 1 500 чел. * $500 + 60 чел. * $600 + 80 чел. * $600 + 15 чел. * $700) *

0.8% * 2 * 100%/12 мес. » $1384  и так далее.

 

В общем случае мы можем вывести формулу для оценки величины затрат за год:

                                        (3)

где

 - количество конечных пользователей в категории;

– стоимость 1 чел./мес по данной категории;

SA – общее количество рабочих мест (3 200 раб. мест);

- количество рабочих мест, введенных в строй за первый год;

 t – доля рабочего времени, затрачиваемая на обслуживание рабочих мест.

 

Величина затрат за первый год:

(100 чел. * $1 200 + 20 чел. * $600+20 чел. * $700 + 60 чел. * $500 + 60 чел. * $300 + 1 500 чел. * $500 + 60 чел. * $600 + 80 чел. * $600 + 15 чел. * $700) * 0.8% * 66* 100%/12 мес. » $ 45 694.

 

Величина затрат, связанных с работой конечных пользователей, определяется по формуле:

 

               (4)

 

где

 - количество конечных пользователей в категории;

– стоимость 1 чел./мес по данной категории;

SA – общее количество рабочих мест (3200 раб. мест);

- количество рабочих мест, введенных в строй за первый год;

t – доля рабочего времени, затрачиваемая на обслуживание рабочих мест;

- количество рабочих мест, введенных в строй за текущий год.

 

Затраты, вызванные простоями

Расчет  затрат, вызванных простоями, ведется аналогично расчету затрат, связанных с работой конечных пользователей,  по формулам  (3) и (4).

(100 чел. * $1 200 + 20 чел. * $600+20 чел. * $700 + 60 чел. * $500 + 60 чел. * $300 + 1 500 чел. * $500 + 60 чел. * $600 + 80 чел. * $600 + 15 чел. * $700) * 0.2% * 66* 100%/12 мес. » $ 11 424.

 

 

Приложение 2: Примеры расчетов по модели  прибылей

Снижение затрат на администрирование и поддержку офисного ПО

Величина снижения времени на администрирование и поддержку считается как разница между  затрачиваемым временем до внедрения пакета и затрачиваемым временем после внедрения, эти величины для категории «Отделы информационных технологий - группа офисного ПО» берутся из Таблицы 2:

47.91%  - 41.67% ≈ 6.24%.

Считается, что ввод в эксплуатацию рабочих мест происходит равномерно, помесячно. В первый год темп роста числа рабочих мест с установленным Microsoft Office 2000 –

100%/12 мес. » 8.3333% в месяц или 2 000 раб. мест./12 мес. » 167 раб. мест./месяц.

 

В первый месяц первого года снижение затрат на администрирование и поддержку офисного ПО - нулевые.

 

Уменьшение трудоемкости операций  во второй месяц:

2 000 раб. мест  * 48 чел. *  42% * 6.24% / 12 мес. * 32 00 раб. мест » 0.066 чел./мес.

Величина снижения затрат:

0.066 чел./мес. * $ 600 » $ 39.3.

 

В третий месяц величина затрат определяется исходя из трудоемкости операций по администрированию и поддержке 334 рабочих мест и средней стоимости 1 чел./мес.  

Уменьшение трудоемкости операций:

2 * 2 000 раб. мест  * 48 чел. * 42% * 6.24%  / 12 мес. * 3200 раб. мест » 0.13 чел./мес.

Величина затрат:

0.13 * $ 600 » $ 78.6 и так далее.

 

В общем случае мы можем вывести формулу для оценки величины снижения затрат за год на администрирование и поддержку офисного ПО:

                                        (5)

где

 - количество сотрудников, выполняющих данную операцию;

- количество рабочих мест, введенных в строй за первый год;

FA – количество рабочих мест через 5 лет;

 t – доля рабочего времени, затрачиваемая на обслуживание рабочих мест на пятый год;

 s – стоимость 1 чел./мес;

- уменьшение времени на обслуживание рабочих мест.

 

Величина снижения затрат на администрирование и поддержку офисного ПО за первый год:

(48чел. * 2 000 раб. станций * 42% * 6.24% * $600 * 66)/(3 200 раб. станций * 12 мес.) » $ 2 595.

 

Величина снижения затрат на администрирование и поддержку (в последующие годы) определяется по формуле:

 

               (6)

 

где

 - количество сотрудников, выполняющих данные операции;

- количество рабочих мест, введенных в строй за предыдущие годы;

- количество рабочих мест, введенных в строй за текущий год;

 FA – количество рабочих мест через 5 лет;

 t – доля рабочего времени, затрачиваемая на обслуживание рабочих мест на пятый год;

 s – стоимость 1 чел./мес;

- уменьшение времени на обслуживание рабочих мест.

 

Снижение трудозатрат конечных пользователей на обслуживание собственных рабочих мест

Величина снижения времени считается как разница между  затрачиваемым временем до внедрения пакета и затрачиваемым временем после внедрения, эти величины для всех категорий берутся из Таблицы 2: 1.6% - 0.8%= 0.8%  .

Для оценки величины снижения затрат за первый год используется формула, аналогичная формуле (3):

                                            (7)

где

 - количество конечных пользователей в категории;

– стоимость 1 чел./мес по данной категории;

SA – общее количество рабочих мест (3 200 раб. мест);

- количество рабочих мест, введенных в строй за первый год;

- уменьшение времени на обслуживание рабочих мест.

 

Снижение затрат конечных пользователей, связанных с обслуживанием своих рабочих мест, за первый год:

(100 чел. * $1 200 + 20 чел. * $600+20 чел. * $700 + 60 чел. * $500 + 60 чел. * $300 + 1 500 чел. * $500 + 60 чел. * $600 + 80 чел. * $600 + 15 чел. * $700) * 66

0.8% * 100%/12 мес. » $45 694.

 

Величина снижения затрат за последующие годы определяется по формуле:

 

               (8)

 

где

 - количество конечных пользователей в категории;

– стоимость 1 чел./мес по данной категории;

SA – общее количество рабочих мест (3200 раб. мест);

- количество рабочих мест, введенных в строй за первый год;

- количество рабочих мест, введенных в строй за текущий год;

- уменьшение времени на обслуживание рабочих мест.

 

Снижение потерь рабочего времени конечных пользователей, вызванных простоями

Величина уменьшения времени, потерянного из-за простоев, оценивается согласно предположениям и данным из Таблицы 2:

 33% * 1.6%- 25% * 0.8 » 0,34%.

 

Величина снижения затрат за первый год:

(100 чел. * $1 200 + 20 чел. * $600+20 чел. * $700 + 60 чел. * $500 + 60 чел. * $300 + 1 500 чел. * $500 + 60 чел. * $600 + 80 чел. * $600 + 15 чел. * $700) * 66 * 0.34%*100%/12 ≈  $19 420

Повышение производительности труда конечных пользователей за счет перераспределения рабочего времени

 

Для всех категорий величины оцениваются по формулам (5) и (6)

 

Величина выгод  от повышения производительности труда конечных пользователей за счет перераспределения рабочего времени за первый год для категории пользователей “Администрация”:

100 * $1200 * 66 * 78.38% * (100% - 69.81%) * 100% / 12 ≈ $156 175