Как оценить преимущества Office 2000?

 

 

 

Аннотация

Настоящий документ содержит информацию об инструментах, средствах и методах, которые могут использоваться для снижения совокупной стоимости владения и оценки эффективности использования Microsoft® Office 2000 в организациях. В нем рассмотрены основные факторы, определяющие экономическую целесообразность перехода на новую версию Microsoft Office:

-          снижение расходов на установку, администрирование и обучение персонала,

-          повышение эффективности исполнения служебных обязанностей, связанных с подготовкой, редактированием и согласованием документов, составлением отчетов, поиском информации, проведением совещаний, публикацией документов, деловыми переговорами.

Документ отражает мнение отдельных экспертов на стадии раннего внедрения Office 2000, поэтому приведенные в нем оценки в дальнейшем могут уточняться и изменяться.

 


 

НАСТОЯЩИЙ ДОКУМЕНТ ПУБЛИКУЕТСЯ В ИНФОРМАЦИОННЫХ ЦЕЛЯХ. Информация, содержащаяся в документе, отражает текущую позицию корпорации "Майкрософт" по обсуждаемым вопросам на момент публикации. Поскольку корпорация "Майкрософт" должна реагировать на изменение состояния рынка, это не может интерпретироваться как обязательство, принятое на себя корпорацией. Корпорация "Майкрософт" не может гарантировать точность любой информации представленной после даты публикации.

ИНФОРМАЦИЯ, ОПУБЛИКОВАННАЯ В ЭТОМ ДОКУМЕНТЕ, ПРЕДОСТАВЛЯЕТСЯ "КАК ЕСТЬ" БЕЗ КАКИХ-ЛИБО ГАРАНТИЙ, ЯВНЫХ ИЛИ НЕЯВНЫХ, ВКЛЮЧАЯ, НО НЕ ОГРАНИЧИВАЯСЬ НЕЯВНЫМИ ГАРАНТИЯМИ КОММЕРЧЕСКОЙ ЦЕННОСТИ, ПРИГОДНОСТИ ДЛЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ В ЧАСТНЫХ СЛУЧАЯХ И ОТСУТСТВИЯ ДЕФЕКТОВ.

Пользователь полностью принимает на себя риск, связанный с точностью и  использованием этого документа. Копирование и распространение этого документа возможно при соблюдении следующих условий. 1. Текст должен копироваться полностью, без изменений и содержать все страницы документа 2. Все копии должны содержать уведомление об авторских правах корпорации "Майкрософт" и все остальные уведомления, представленные в документе. 3. Настоящий документ не может распространяться с целью получения прибыли.

 


СОДЕРЖАНИЕ

 

1. Что означает продуктивность сегодня?  4

2. Новые возможности Microsoft Office 2000  6

2.1. Сотрудничество и совместное использование  6

2.2. Аналитический инструментарий для принятия оптимальных решений  6

2.3. Инструмент для разработки приложений  7

2.4. Больше возможностей, больше удобства  7

3. Office 2000 – все для ИТ-менеджера  8

3.1. Немного теории  8

3.2. Средства снижения ТСО для Microsoft Office 2000  10

3.2.1. Установка и развертывание  10

3.2.2. Администрирование и обслуживание  11

3.2.3. Повышение производительности работы пользователей  12

4. Эффект использования Microsoft Office 2000 в организации  14

4.1. Процедура оценки эффективности делового ПО   14

4.1.1. Разберемся в деталях  14

4.1.1.1. Продукты и конфигурации  14

4.1.1.2. Пользователи  15

4.1.1.3. Обязанности: как расходуется рабочее время  16

4.1.1.4. Отраслевая специфика и форма собственности  18

4.2. На что уходит наше время?  19

4.2.1. Отделы по работе с поставщиками/потребителями  19

4.2.2. Розничная и мелкооптовая продажа/закупка  19

4.2.3. ИТ-отделы   20

4.2.4. Бухгалтерия и финансовые отделы   20

4.2.5. Администрация  20

4.2.6. Специфика использования делового ПО в различных отраслях  23

4.2.7. Как учесть наличие нескольких офисов?  27

4.3. Подведем итоги  27

5. Заключение  28



1. Что означает продуктивность сегодня?

Есть разные пути к деловому успеху: можно начать новый бизнес, сменить партнеров, подобрать других сотрудников, переехать в новый офис...

Прежде чем испытывать эти рискованные средства, попробуйте внедрить новый продукт – Microsoft Office 2000. Вполне вероятно, что после этого ваши сотрудники станут более энергичными, партнеры и клиенты – более лояльными, и даже стены старого офиса больше не будут ограничивать вашу инициативу.

На коробке Microsoft Office 2000 написан слоган: What Productivity Means Today Разумеется, его появление не случайно: новый офисный пакет корпорации Microsoft в корне меняет представление о путях и средствах, с помощью которых можно повысить эффективность бизнеса любой компании.

Программы, входящие в состав Microsoft Office 2000, разрабатывались с учетом опыта, накопленного шестьюдесятью миллионами пользователей предыдущих версий: Они содержат новые средства анализа и представления данных, автоматически определяют, на каком языке осуществляется ввод текста и какой способ форматирования выбрать. Подготовка, обновление и распространение маркетинговых, финансовых и аналитических документов значительно упрощаются. Многие задачи документооборота, еще недавно требовавшие специальных знаний, сегодня решаются почти автоматически, поэтому пользователи могут сосредоточиться на решении своих профессиональных задач.

Специалистов в области информационных технологий (ИТ) в Office 2000 привлекают простота и гибкость в развертывании, удобство администрирования и возможность эффективной поддержки. Microsoft Office 2000 – это пакет офисных приложений, соответствующий нуждам ИТ-специалистов в гораздо большей степени, чем какой-либо из существовавших до настоящего времени.

Определить стоимость перехода на новый продукт и стоимость владения им – задача сложная, но достаточно обозримая. Разумеется, нельзя просто "скопировать" наработанные в других странах методики расчетов совокупной стоимости владения, но основные составляющие расходов на приобретение и развертывание продуктов, их сопровождение и обучение пользователей можно прогнозировать с достаточной степенью уверенности. Эксперты, в основном, согласны с перечнем основных статей соответствующих расходов и с оценками их относительной важности.

Ситуация в области определения экономической выгоды от владения новым продуктом сложнее. Следует различать две ситуации:

·         продукт приобретается с целью освоения предприятием принципиально новых возможностей бизнеса;

·         продукт приобретается для повышения эффективности текущей деятельности.

Как правило, эти цели реализуются не в чистом виде, а в некотором сочетании, поэтому они осознаются руководителями с той или иной степенью отчетливости.

В случае, когда превалирует взгляд на программный продукт, как на инструмент революционного преобразования бизнеса, то менеджер склонен утверждать, что эффект от внедрения нового продукта примерно равен величине дополнительно полученных прибылей за вычетом расходов на внедрение и сопровождение.

В более "консервативной" ситуации повышения эффективности текущего бизнеса менеджер концентрируется на снижении затрат на выполнение конкретных операций и вытекающем из него сокращении издержек.

С точки зрения стратегического менеджмента первый подход является, безусловно, правильным. Однако он лишает нас возможности использовать конкретные количественные методики оценки эффективности внедрения Office 2000. Действительно, некоторые талантливые руководители могут применить специфические свойства Office 2000 для того, чтобы открыть перед своими предприятиями принципиально новые блестящие перспективы. Судя по первым отзывам пользователей, это уже происходит в таких разных секторах, как консалтинг, адвокатура, новостные службы, банковское дело, провайдерские сервисы. В ближайшее время этот список можно будет значительно расширить. Вполне вероятно, что некоторые фирмы, осваивающие сегодня Office 2000 в качестве нового корпоративного стандарта бизнеса, через год-два станут признанными лидерами. Констатируя, что это не было бы возможно без использования современных информационных технологий вообще, программных продуктов Microsoft и Office 2000 в частности, мы все же не станем отнимать заслуженные лавры у талантливых менеджеров.

Программное обеспечение – мощное оружие в борьбе за успех в бизнесе. Оно должно находиться в руках инициативных, образованных и ответственных деловых людей. Если, используя Office 2000, вы создали принципиально новый продукт, вышли с ним на рынок, сформировали новую категорию потребителей и далеко обогнали конкурентов – это ваша заслуга, хотя именно такую модель имеют в виду разработчики корпорации Microsoft, создавая свои новые продукты.

Данная брошюра, предлагая практические методики оценки эффективности использования делового ПО, ограничивается определением его влияния на выполнение конкретных, обязательных в каждом офисе, и даже слегка рутинных задач. Именно такой подход позволяет получать количественные оценки как методом опроса экспертов, так и, при необходимости, прямыми измерениями затрат времени и средств на конкретном предприятии.

Полученные результаты можно признать заниженными и не отражающими некоторые уникальные возможности Office 2000 для реализации конкретной бизнес-идеи. Но тем ценнее полученные консервативные оценки.

Предлагаемую методику отличает:

·         Измеримость. Учитываются только параметры, поддающиеся прямому измерению, и относительно величины которых существует достаточная степень согласия экспертов;

·         Конкретность. Эффект должен оцениваться в единообразных общепринятых величинах времени и стоимости;

·         Открытость. Методика должна быть достаточно простой и гибкой, чтобы читатель, при необходимости, мог уточнить и модифицировать ее для более тщательной оценки своего конкретного случая.


2. Новые возможности Microsoft Office 2000

Microsoft Office завоевал прочную репутацию как эффективный комплект приложений для создания документов, обмена данными и анализа деловой информации. В состав Office 2000 включено множество новых функций. Некоторые из них характерны лишь для какого-то одного приложения, однако наибольший интерес представляют те, которые относятся к комплекту в целом.


2.1. Сотрудничество и совместное использование

Сочетание основных инструментов повышения производительности комплекта Office 2000 с возможностями Интернета упрощает процесс обмена информацией и совместной работы над документами. Сегодня интрасети в компаниях становятся хранилищем важной корпоративной информации, и пользователи хотели бы найти для себя на корпоративных веб-серверах такие же средства и функции, характерные как для обычных файловых серверов, так и для Интернет-серверов.

Office 2000 дает возможность превратить интрасеть в единое рабочее пространство и дать пользователям общую среду для сотрудничества, публикации, совместного использования и управления документами. Благодаря тому, что HTML-формат стал для приложений Office 2000 таким же "родным", как и все остальные внутренние форматы документов, пользователи теперь могут создавать сложные веб-документы также легко, как и обычные бумажные, и совместно работать с ними с помощью тех же самых приложений Office, с которыми они работали прежде. Но самое главное преимущество глубокой интеграции Office 2000 и Интернет связано с тем, что теперь любой пользователь в любом месте может с помощью Internet Explorer получить полный доступ к содержанию любых документов Office.

Организация сотрудничества. Благодаря включению в состав Microsoft Office 2000 модулей Office Server Extensions (OSE) пользователи получили возможность публикации, обработки и управления документами, расположенными на веб-серверах. Теперь пользователи Office 2000 могут включать в документы свои комментарии и подписываться на документы и веб-страницы для получения уведомлений об изменении их содержимого.

Интеграция офисных приложений с усовершенствованной программой Microsoft NetMeeting™ позволяет пользователям Office 2000 получить возможность проведения совещаний и обмена любыми документами для их совместного редактирования. Кроме того, Microsoft Outlook 2000 дает им возможность планировать онлайновые встречи, устанавливать напоминания, а также подключаться к проводимым собраниям с помощью одного щелчка мыши.

Программа PowerPoint 2000 теперь позволяет транслировать по сети презентацию с комментариями лектора в реальном времени. Следует отметить, что поскольку презентация передается в HTML-формате, то для ее просмотра требуется только Internet Explorer, а сами транслируемые презентации можно сохранять в архиве на веб-сервере, что облегчает их последующий просмотр с помощью функции “Презентации по запросу”.


2.2. Аналитический инструментарий для принятия оптимальных решений

Office 2000 значительно облегчает получение важнейшей деловой информации, а входящие в комплект современные средства анализа помогают принимать более удачные и своевременные решения. Компании стремятся улучшить доступ своих сотрудников к информации, и новая версия Office 2000 предлагает им инструменты, которые хорошо интегрируются с существующими средами и позволяют опереться на их возможности. Разносторонние средства анализа, новые веб-компоненты Office 2000 и улучшенные возможности подключения к базам данных – все это делает новый офисный пакет отличным помощником для тех пользователей, которым приходится получать, анализировать, отслеживать и реагировать на постоянно меняющуюся информацию.

Страницы доступа к данным (Data Access Pages) представляют собой новый вид отчетов, которые включают элементы веб-страниц, связанные с иерархическими данными, и обеспечивают богатые возможности просмотра исходных данных и работы с ними.

Excel 2000 включает три новых COM-компонента, а также ряд других новшеств и улучшений, которые упрощают работу с корпоративными данными. WebCalc обеспечивает доступ из Internet Explorer к базовым функциям электронной таблицы, WebChart позволяет работать с простыми интерактивными диаграммами, а PivotList использует метафору иерархического списка PivotTable для динамического анализа данных в среде DataPage. Поддержка OLE DB и ADO значительно повышает производительность при работе с данными SQL Server и других источников данных OLE DB. Диаграммы PivotChart можно связать с динамическими представлениями PivotTable, и в этом случае при изменении исходных данных будет происходить их обновление.


2.3. Инструмент для разработки приложений

Office 2000 разрабатывался как открытая платформа, которая должна обеспечивать полную интеграцию решений, созданных независимыми разработчиками и программистами компаний. Улучшенные возможности программирования связаны главным образом с двумя "нововведениями": моделью программирования и веб-приложениями.

Office 2000 включает последнюю версию языка Visual Basic for Applications 6.0, что обеспечивает полную поддержку всего набора возможностей Visual Basic.

Разработчики могут создавать интегрированные решения для Office на основе дополнений архитектуры COM, опираясь на новую модель Microsoft Office COM Add-ins, которая поддерживается во всех приложениях Office.

Редактор сценариев Microsoft Script Editor представляет собой подмножество системы разработки Visual StudioÔ и может использоваться для разработки HTML-сценариев, а также клиентских решений на базе приложений Office 2000.

Чтобы увеличить безопасность и доверие пользователей, разработчики могут снабжать свои макрокоманды цифровой подписью, гарантируя отсутствие в них вирусов.


2.4. Больше возможностей, больше удобства

Office 2000 разработан так, чтобы снизить затраты на эксплуатацию, расширить область применения, повысить производительность труда пользователя, учитывая его привычки и предпочтения.

Исследования показали, что сложность интерфейсов приложений часто "ошеломляет" пользователей. Корпорация Microsoft учла это обстоятельство, но ради упрощения она не стала избавляться от части функций нового пакета, а избрала другой путь – дальнейшее развитие интерфейса и повышение интеллектуальности приложений.


3. Office 2000 – все для ИТ-менеджера

В отличие от предыдущих версий Microsoft Office, в которых основное внимание уделялось улучшению условий работы отдельных пользователей, новая версия Microsoft Office 2000 разрабатывалась таким образом, чтобы отвечать требованиям коллективов пользователей – в области эффективной групповой работы, а ИТ-менеджеров и администраторов сети – в области управления.

Как показывают исследования, в организациях Office больше не устанавливается пользователями на их рабочие станции самостоятельно – для этого используются механизмы централизованной (административной) установки различных конфигураций Office. Однако существовавшие в старых версиях Office средства административной установки не позволяли легко и просто создавать требуемые конфигурации.

В ходе разработки Office 2000 особое внимание уделялось снижению длительности и сложности развертывания комплекта за счет упрощения процедуры установки, однако все возможности настройки и управления Office для индивидуальной и групповой работы при этом не пострадали.

Одной из основных задач разработки Microsoft Office 2000 было создание эффективных механизмов для уменьшения совокупной стоимости владения ПО (Total Cost of Ownership, TCO) на предприятиях.


3.1. Немного теории

Решения об инвестициях в информационные технологии принимаются, исходя из экономической целесообразности, которая определяется следующими факторами: выгоды, риски и расходы. Оценка выгоды и риска зависит от конкретной компании и той отрасли, в которой эта компания работает, оценка же расходов может быть произведена на основе модели ТСО.

Модель ТСО помогает ИТ-менеджерам анализировать и управлять плановыми (прямыми) и внеплановыми затратами, связанными с владением и использованием продукта информационных технологий на протяжении всего срока его службы. Она способствует выявлению текущих проблем, показывает, что и как надо изменить, и обеспечивает постоянную обратную связь в управлении затратами. Например, согласно исследованию компании Interpose Inc., каждый компьютер под управлением Microsoft Windows NT Workstation 4.0, как правило, обходится организации в 6515 долларов ежегодно. При этом капитальные затраты на аппаратно-программные средства составляют всего лишь 25% общей стоимости развертывания и владения компьютерами (рис. 1). Большая часть затрат связана с администрированием и технической поддержкой, которые ведутся ИТ-специалистами, а также со скрытыми расходами на управление и поддержку компьютерных систем самими пользователями.

Согласно модели ТСО, разработанной компанией Gartner Group, совокупные затраты на ПО в течение 5 лет состоят из затрат на:

·         лицензирование и приобретение ПО     20%

·         дистрибуцию и установку                      20%

·         администрирование                              15%

·         обучение и поддержку                          45%

В разработанной Microsoft и Interpose модели ТСО анализируются структуры затрат для каждого типа ИТ-фондов (серверов, клиентов, принтеров и т.д.).

Усредненное распределение затрат для Windows NT Workstation 4.0. Источник данных: Interpose, Inc.

 

Такая модель учитывает все особенности каждого типа фондов и предоставляет способ "настройки" исходных данных для анализа структуры затрат в ТСО, исходя из точных показателей по фондам разных типов, соотношений серверов и клиентов, пользователей и принтеров, топологии сети и других факторов. (Более подробную информацию можно найти по адресу http://www.interpose.com)

В соответствии с моделью ТСО Microsoft и Interpose общие затраты на информационные системы (ИС) разделяются на две группы: прямые и косвенные затраты. Прямые затраты можно узнать, анализируя бюджеты типичных ИС. Модель ТСО определяет следующие виды прямых затрат:

·         на аппаратно-программные средства (капитальные вложения и отчисления по лицензиям на новые системы, модернизацию и обновления);

·         на администрирование (оплата сетевого и системного администрирования, администрирования накопителей, труда и аутсорсинга, а также задачи реагирующего и упреждающего управления);

·         на поддержку (служба технической поддержки, обучение, материально-техническое снабжение, командировки, договоры на обслуживание и поддержку, а также накладные расходы);

·         на разработку (создание приложений и "содержания", тестирование и подготовка документации, в том числе - разработка новых проектов, адаптация к требованиям заказчиков и обслуживание);

·         на оплату коммуникационных средств (выделенных линий и доступа к серверам).

Так называемые косвенные затраты, возникающие в связи с тем, что пользователи предоставляют поддержку сами себе и своим коллегам, редко учитываются организациями, работающими с ИС. Но по мере сокращения бюджета ИС и переноса бремени технической поддержки непосредственно на пользователей может начаться неконтролируемый рост этих затрат. Как показывают исследования Interpose, свыше 50% средних расходов организаций на ИТ образуются вне традиционных бюджетов ИС. Косвенные затраты в большинстве организаций учитывать труднее. Их можно приблизительно оценить по записям, которые ведет служба технической поддержки, и путем опроса пользователей (к кому они обращаются за помощью - в службу технической поддержки или к коллегам). Модель ТСО и соответствующая методология помогают в организации исследований и количественного анализа косвенных затрат, в том числе:

·         связанных с работой пользователей (самостоятельное разрешение проблем, обращение к коллегам, нерегулярное изучение каких-либо материалов, действия методом проб и ошибок);

·         вызванных простоями (потери из-за плановых и внеплановых перерывов).

Снижение совокупной стоимости владения Microsoft Office 2000 может быть достигнуто за счет использования новых средств установки, сопровождения и продуктивного использования. Численное определение величины полученного эффекта является довольно трудоемким процессом, который в значительной степени определяется также и периодом времени использования продукта. Поэтому остановимся на рассмотрении инструментов, включенных в состав Office 2000 и предназначенных для снижения его ТСО.


3.2. Средства снижения ТСО для Microsoft Office 2000

По сравнению с предыдущими версиями Microsoft Office 2000 предоставляет значительно больше инструментов и средств для снижения ТСО, связанного с развертыванием Office на предприятии. Это стало возможным благодаря появлению новых усовершенствований, появившихся в новой версии и связанных, в первую очередь, с ее установкой и развертыванием. Во-первых, Office 2000 значительно увеличивает контроль администратора над тем, как и когда устанавливаются компоненты приложения. Во-вторых, Office 2000 значительно расширяет возможности администратора по настройке конфигурации до установки приложения. И, в-третьих, Office 2000 расширяет возможности ИТ-отдела по управлению переходом и допускает сосуществование новой версии с другими, более старыми, версиями Office.


3.2.1. Установка и развертывание

Усовершенствования, связанные с установкой и развертыванием Office 2000, стали возможны благодаря появлению двух новшеств: полностью переработанной программы установки, основанной на новом инсталляторе Microsoft Windows Installer и улучшенным средствам администрирования для создания специальных настроек Microsoft Office.

Windows Installer — это служба операционной системы, которая делает процесс установки программного обеспечения более стабильным и гибким. Например, если установка приложения прервалась, Windows Installer может восстановить компьютер в том состоянии, в котором он был до инсталляции. Более того, Windows Installer делает возможным создание приложений, откладывающих установку определенных программных файлов до того момента, когда они действительно понадобятся, а также – приложений, способных автоматически самовосстанавливаться при случайном удалении важных программных файлов.

В Office 2000 добавлен вариант install-on-first-use (установки при первом использовании), позволяющий копировать программные файлы на клиентский компьютер не в процессе установки, а в тот момент, когда пользователь в первый раз обращается к определенному модулю или приложению. И, наконец, Office 2000 позволяет администраторам повысить доступность приложений благодаря назначению более одного сетевого сервера в качестве ресурса, который группа клиентов может использовать для выполнения задач, связанных с установкой (таких как установка при первом использовании). Расширенный набор вариантов установки компонентов Office 2000 будет особенно полезным при его развертывании, если учесть, что набор файлов для локальной установки Office 2000 "по максимуму", занимает около 400 МБ дискового пространства (приблизительно в два раза больше, чем Office 97). Это увеличение объясняется в основном тем, что в состав Office 2000 Premium Edition входят такие дополнительные приложения, как графический редактор PhotoDraw, инструментарий для создания Web-сайтов FrontPage и издательская система Publisher.

Custom Installation Wizard (Мастер установки по выбору) в Office 2000 заменил менее мощный инструмент, использовавшийся в предыдущих версиях — Network Installation Wizard. Входящий в состав Office 2000 Resource Kit, мастер Custom Installation Wizard позволяет администраторам распространить Office 2000 по всей сети, используя файловый сервер. Изменяя файлы, задействованные в установке и хранящиеся на сервере, Custom Installation Wizard предоставляет администраторам практически полный контроль за тем, что происходит при установке Office 2000 на рабочих станциях. Например, с его помощью можно управлять настройками приложений, заданными по умолчанию, (например, тип файла для функции "Сохранить как...", заданный по умолчанию в Word 2000), указывать какие компоненты Office 2000 будут установлены (например, весь Word 2000 за исключением определенных конверторов, которые не понадобятся пользователям), будут ли программные файлы установлены локально либо только на сервере, или какую степень свободы получат пользователи, чтобы "подавить" решения администратора во время установки.

Office Profile Wizard (Мастер профилей) представляет собой автономную утилиту, которая копирует все установки и предпочтения, заданные пользователем в приложениях Office. Эти параметры можно использовать в дальнейшем для восстановления аналогичной среды на новой машине или в виде готового "профиля" распространить по другим машинам организации.


3.2.2. Администрирование и обслуживание

Для сокращения простоев пользователей и расходов на службу поддержки, в Office 2000 включены функции самовосстановления приложений. При запуске система проверяет все важнейшие файлы и соответствующие элементы реестра, и, в случае их отсутствия или повреждения, производит повторную установку в фоновом режиме.

Доступная из меню Help (Помощь) команда “Detect and Repair” (Найти и восстановить) выполняет проверку состояния для таких вспомогательных компонент, как шрифты и шаблоны. Настраиваемые сообщения (Customizable Alerts) дают администраторам возможность включить в диалоговые окна с сообщениями об ошибках дополнительную информацию, например, ссылки на ресурсы корпоративной интрасети или узлы службы поддержки.

Office 2000 использует такие же форматы файлов, как Office 97 (за исключением Access, где формат был изменен для поддержки Unicode). В результате, пользователи Office 2000 и Office 97 могут легко обмениваться документами.

При обновлении предыдущей версии пакета Office программа установки Office 2000  сохранить практически все существующие настройки приложений. Администратор может использовать мастер Custom Installation Wizard для указания того, будут ли сохраняться настройки ранней версии Office при установке новой версии или нет.


3.2.3. Повышение производительности работы пользователей

Корпорация Microsoft в Office 2000 продолжила и развила подход, использующий интеллектуальные приложения для того, чтобы упростить и автоматизировать выполнение различных задач. В предыдущих версиях Office уже появились средства поддержки пользователя и автоматизации рутинных операций, а также удобные инструменты – "мастера". Усовершенствования Office 2000 затрагивают две основные области — повышение индивидуальной производительности и средства обучения и поддержки пользователя. Новая версия осуществляет настройку инструментов, автоматически отслеживая закономерности их использования и внося соответствующие изменения.

·       Обновленные диалоговые окна. Диалоговые окна “File Open” и “File Save”, широко используемые в Office, теперь включают панель адресов Places. Эта панель, напоминающая панели Outlook, помогает быстро получить доступ к документам, которые использовались в последнее время. Кроме того, добавлена папка “Web Folders”, обеспечивающая сохранение, открытие и просмотр документов непосредственно на веб-сервере, а также кнопка возврата (Back), аналогичная кнопке обозревателя Explorer.

·       Операции “Собрать и вставить”. Расширенный буфер обмена Microsoft Office Clipboard позволяет собирать до 12 объектов из различных источников. Объекты из расширенного буфера можно вставлять в любой документ Office либо по отдельности, либо все сразу.

·       Защита от вирусов и обеспечение безопасности. Новый программный интерфейс Microsoft Office Antivirus API дает возможность разрабатывать приложения, проверяющие документы Office непосредственно перед их загрузкой. Кроме того, в Office 2000 авторы документов могут снабжать их цифровой подписью, гарантируя этим отсутствие вирусов. Microsoft Outlook 2000 использует появившуюся в Internet Explorer 4.0 концепцию зон безопасности для установки предупреждений в случае, когда входящая HTML-почта содержит управляющие элементы или апплеты, а реализация S/MIME-протокола включает функции цифровой подписи (для подтверждения личности отправителя письма и целостности его содержимого), а также шифрования (защищающие содержание документа и позволяющие прочитать его только адресату).

·       Настраиваемый интерфейс. Функция настраиваемых меню Office 2000 определяет индивидуальные закономерности использования приложений и выводит в сокращенном варианте каждого меню только те пункты, которые использовались особенно часто. При задержке курсора над названием меню оно расширяется, отображая все его пункты.

·       Быстрое переключение между документами. Каждый открытый документ Office представляется отдельным значком на панели задач Windows, что значительно облегчает переключение между несколькими открытыми документами.

·       URL-адреса в панелях команд (включая панель Outlook). Значки панели команд могут ссылаться на веб-страницы, причем администраторы могут настраивать их параметры, включая ссылки на страницы интрасети, учитывающие особенности конкретной компании.

Для обучения и поддержки пользователя в Office 2000 значительно расширены функции Office Assistant (Помощник). Теперь Помощник в Office 2000 больше не связан с отдельным окном, занимает меньше места на экране и не мешает пользователю работать. Если помощник не в состоянии ответить на вопрос, он предлагает перейти к специальному веб-узлу корпорации Microsoft, где можно получить дополнительную информацию или сообщить о возникшей проблеме. (Эта ссылка может быть настроена и для перехода к внутренним узлам или ресурсам вашей компании.)

Как видно из перечисленных выше особенностей, Microsoft Office 2000 предлагает множество новых и усовершенствованных функций, которые значительно снижают стоимость владения ПК, углубляют интеграцию Office с Интернетом и корпоративными системами, упрощают работу пользователя и расширяют его возможности. Но это еще не все...

Внедрение Office 2000 в организациях позволяет по-новому организовать процесс обработки и получения информации, совместную работу коллектива пользователей над документами – Office 2000 изменяет саму организацию бизнес-процессов на предприятии. Поэтому, переход организации на  Office 2000 не только дает возможность снизить совокупную стоимость владения, но и повысить эффективность работы организации в целом.

 


4. Эффект использования Microsoft Office 2000 в организации

Представленные в этом разделе материалы частично основаны на опросах первых российских корпоративных пользователей Office 2000 и оценках, выполненных фирмой "Экстериа" в период тестирования английской и русской версий Office 2000 с 1 июня по 15 августа 1999 года.

Данные, приведенные в документе, основаны на ограниченном объеме материала и могут быть использованы для общей ориентации в предмете, а также как основа для проведения аналогичных исследований на конкретных предприятиях. При проведении любых оценок стоимости владения и экономического эффекта от внедрения программного обеспечения настоятельно рекомендуется учитывать специфику конкретного предприятия.


4.1. Процедура оценки эффективности делового ПО

Ниже мы рассмотрим, какие операции выполняются более эффективно с применением современного делового программного обеспечения, приведем количественные оценки экспертов и на этой основе определим эффект внедрения Office 2000.

Эксперты из числа руководителей разного уровня и сотрудников ИТ-отделов, согласились со следующей процедурой оценки влияния делового ПО на производительность труда сотрудников.

Как оценить экономическую эффективность внедрения Office 2000?

– Проанализируйте структуру своего предприятия и определите категории и численность сотрудников, использующих офисное и коммуникационное программное обеспечение

– Опираясь на таблицы типичного распределения рабочего времени и внося в них, по мере необходимости, уточнения, определите - сколько времени можно сэкономить в каждом подразделении при эффективном использовании возможностей Office 2000.

– Учитывая уровень оплаты труда, основные налоги, стоимость аренды и телефонных переговоров рассчитайте экономию от использования Office 2000 в вашей организации.

 


4.1.1. Разберемся в деталях

4.1.1.1. Продукты и конфигурации

Конечно, для производителя программного обеспечения заманчиво сравнить фирму, оснащенную по последнему слову техники, с организацией, сотрудники которой не имеют о компьютерах ни малейшего представления. Различие будет разительным, но сравнение – вряд ли корректным.

Разумеется, в России сохранилось еще довольно много учреждений (в основном, в государственном секторе и в сельском хозяйстве), располагающих лишь единичными, морально устаревшими компьютерами. Для них мечта о подлинной информатизации все еще остается трудно достижимой. Но мы будем использовать их печальный пример только в качестве напоминания при обсуждении конкретных цифр в типовых раскладках рабочего времени. Ведь специалистам, постоянно работающим с Интернетом и интрасетями, электронной почтой, платежными системами и прочими достижениями цивилизации, может показаться странным, что до сих пор некоторые предприятия лишены этих возможностей, а их сотрудники тратят значительную часть своего времени непроизводительно. Тем не менее, это так.

Рассмотрим следующие три базовые ситуации в области информационного обеспечения предприятия:

·         Microsoft Office 97 и файл-сервер (O97fs) В организации имеется локальная сеть (сети) и серверы, используемые для хранения файлов. Какая либо современная система коллективной работы и почтовых сообщений отсутствует. Неявно предполагается (хотя это и не жесткое требование), что на серверах установлена операционная система Windows NT Server 4.0. При использовании альтернативных серверных ОС оценки эффективности для данного случая оказываются ниже из-за менее "гладкого" сопряжения с Office 97.

·         Microsoft Office 97 и Microsoft Exchange 5.5 (O97ex) В организации используется Office 97 на рабочих местах и Exchange 5.5 в качестве системы поддержки коллективной работы. Организация не использует интрасеть для распространения внутренних документов, но, вероятно, имеет корпоративный Интернет-сервер для информирования партнеров и клиентов. К данной категории относится более 15 тысяч успешных российских предприятий. В том случае, когда организация еще не имеет собственного Web-сервера и использует для распространения информации более трудоемкие и дорогостоящие методы, оценки эффективности окажутся ниже, чем предлагаемые в данном документе.

·         Microsoft Office 2000 и Microsoft Exchange 5.5 (O2Kex) Организация использует Exchange 5.5 и только что развернула Office 2000, включая Office Server Extensions.

Мы будем сравнивать конфигурацию O2Kex с базовой (O97fs) и типичной современной (O97ex). При этом мы не делаем в отношении "устаревших" конфигураций предположений, которые могли бы искусственно ухудшить их эффективность.

Очень важно отметить, что в данном документе Microsoft Office, как правило, рассматривается совместно с Exchange. Это – типичная конфигурация информационной системы современного предприятия (о преимуществах совместного использования Office 2000 и Exchange 5.5 см. http://www.microsoft.com/Exchange/55/gen/Office2000.htm), а также тем, что с выходом нового поколения Microsoft Exchange Server (кодовое имя - Platinum) интеграция Office, Exchange и Windows 2000 станет еще более глубокой (см. http://www.microsoft.com/Exchange/55/gen/PlatinumBenefits.htm).

4.1.1.2. Пользователи

Можно выделить следующие типичные категории пользователей деловой информационной системы:

·         Сотрудники отделов/служб по работе с поставщиками (закупки). Отвечают за подготовку, заключение и сопровождение большинства договоров на поставку продукции, формируют отдельные заказы и контролируют их прохождение. Как правило, они работают с большим количеством документов, при формировании заявок учитывают множество внутрикорпоративных и внешних (конъюнктурных и общеэкономических) факторов, общаются с представителями поставщиков лично и по телефону.

·         Сотрудники отделов/служб по работе с потребителями (продажи). Специалисты (включая account managers) по обслуживанию крупных и средних заказчиков, а также работники служб маркетинга. Сюда же относятся специалисты по работе с индивидуальными потребителями, но только из тех областей, которые требуют значительного времени на выбор и оформление покупки (риэлтеры, продавцы автомобилей и т.д.). Распределение рабочего времени по операциям у данной категории специалистов зависит от числа и "размера" партнеров, а также их географического размещения, однако наши эксперты считают, что для целей настоящего анализа, оно близко к распределению времени сотрудников служб по работе с поставщиками.

·         Розничные и мелкооптовые продавцы (розница). Данная категория работников весьма многочисленна, но в России она пока мало связана с использованием современных информационных технологий. Тем не менее, эксперты считают необходимым включить ее в данный перечень по следующим причинам:

-       крупные супермаркеты, в том числе и в России, демонстрируют высокие показатели в расчете на одного работника не в последнюю очередь благодаря использованию современных информационных технологий;

-       многие торговые фирмы не подозревают, что эффективность рутинных операций в их бизнесе, включая инвентаризацию, анализ спроса, производственные совещания и т.п. можно ускорить и упростить благодаря аккуратному использованию не слишком дорогой вычислительной техники и современного делового ПО.

·         Работники служб розничных и мелкооптовых закупок (розница). Аналогично предыдущему. На практике встречается в сельскохозяйственной переработке, прикладных ремеслах и некоторых других областях.

·         Специалисты ИТ-отделов. Специалисты этой категории связаны как с обслуживанием и обновлением информационной инфраструктуры предприятия и конкретных рабочих мест сотрудников, так и, во многих случаях, с публикацией (распространением) корпоративной информации через Web и по более традиционным каналам.

·         Бухгалтерия. Специалисты по финансам и бухгалтерии – самая универсальная категория работников – без них не может обойтись ни одно предприятие. Никто не станет спорить с тем, что значительную долю своего рабочего времени они проводят, непосредственно используя офисные программные продукты. Они особенно заинтересованы в современных электронных таблицах с возможностью доступа к корпоративным базам данных, средствах поддержки коллективной работы и специализированных бухгалтерских программах.

·         Администрация. Менеджеры всех уровней, значительная часть времени которых посвящена решению стратегических вопросов бизнеса и/или управлению персоналом.

·         Другие группы. Анализ вашего бизнеса может привести к необходимости учета и других специфических групп работников.

Наиболее яркий пример – редакция средства массовой информации. Известно, что поток документов в типичной российской газете в разы превосходят масштаб документооборота в большинстве крупных нефтедобывающих компаний (правда, цена транзакции в газете заметно ниже). Для описания структуры рабочего времени репортеров, обозревателей и редакторов необходимо ввести отдельную категорию работников.

4.1.1.3. Обязанности: как расходуется рабочее время

Разделим все виды действий, выполняемых сотрудником, на следующие:

·         поддающиеся частичной оптимизации с использованием делового программного обеспечения;

·         не поддающиеся в настоящее время оптимизации с использованием делового программного обеспечения.

Это разбиение условно и зависит от уровня развития вычислительной техники и программного обеспечения; степени внедрения информационных технологий в конкретной отрасли; законодательной базы, а также национальных и региональных социокультурных традиций.

К "поддающимся оценке" видам деятельности наши эксперты отнесли:

·         разработку (подготовку) документов;

·         редактирование документов (возможно, составленных другими, в другое время или применительно к иным условиям);

·         согласование документов;

·         внутренние (внутрикорпоративные) совещания;

·         публикацию (распространение) документов;

Здесь имеются в виду действия, которые данной категории работников необходимо предпринять в рамках их служебных обязанностей для придания документам соответствующей "внешней" формы, изменения их статуса (например, на "открытый", "для партнеров" или "для немедленного распространения") и передачи их читателям или следующей категории работников, вовлеченных в процесс "публикации".

·         поиск источников и данных (как внешних, так и внутрикорпоративных);

·         составление отчетов;

·         обслуживание рабочего места (удаление и перемещение документов, создание каталогов, обновление ПО, архивация, ожидание завершения регламентных операций, выполняемых сотрудником ИТ-отдела и т.д.);

·         телефонные разговоры (внутренние, городские, междугородние, международные).

Телефонные разговоры вынесены в специальную категорию и разбиты на подкатегории, так как достаточно высокие тарифы придают времени, затраченному на их ведение, более высокий вес при оценке финансовой эффективности внедрения новых информационных технологий.

Очевидно, что необходимо также учитывать время и дополнительные расходы, связанные с командировками, так как они могут быть снижены при внедрении современных программных средств организации коллективной работы. Однако полученный на стадии экспертных оценок разброс данных не позволяет пока использовать этот показатель при оценке типичного предприятия отрасли. Читатель  может самостоятельно оценить экономию командировочного фонда для своего предприятия и учесть ее при расчете общей экономии от внедрения новых программных средств.

"Неподдающиеся" оптимизации виды деятельности труднее классифицировать. В основном это:

·         личные встречи и переговоры с партнерами или клиентами;

·         посещения организаций и учреждений, требующих личного присутствия (оформление грузов, получение виз, арбитраж, прием посетителей и т.д.);

·         использование оборудования или программного обеспечения, не имеющего отношения к офисному ПО.

Как уже отмечалось, "неподдающиеся" виды деятельности существенно зависят от региона. Например, продолжительные личные встречи с партнерами имеют для американцев, немцев, финнов и русских важное, но существенно меньшее значение, чем для итальянцев и японцев.

Уровень техники и законодательная база также способны быстро изменить затраты времени на некоторые типичные операции. Например, многие российские бизнесмены испытывают раздражение из-за медленного внедрения систем электронных платежей и вызванных их отсутствием дополнительных издержек. Однако, есть надежда, что эта ситуация быстро изменится.

4.1.1.4. Отраслевая специфика и форма собственности

Чтобы окинуть "с высоты птичьего полета" общую картину эффективности внедрения офисного программного обеспечения, нужно хотя бы в первом приближении учесть специфику основных хозяйственных отраслей. Для целей данного анализа выделяются:

·         Высокие технологии. Все, что связано с вычислительной техникой и программным обеспечением, сотовой телефонной связью, доступом в Интернет. Разработка, производство и продажа сложного лабораторного и промышленного оборудования, особенно в области биотехнологий, оптики, космической техники. Разработка и лицензирование технологий. Разработка, производство и маркетинг авиационной техники. Разработка, производство и маркетинг современных вооружений. Все виды коммерческой деятельности, успех которых решающим образом зависит от технологического уровня предприятия. Как правило, характеризуется высокой оснащенностью информационных систем организаций поставщиков и заказчиков, а также высокой квалификацией персонала, позволяющей внедрять и эффективно использовать новейшие программные разработки.

·         Промышленность. Другие отрасли промышленного производства. К этой категории в той или иной мере можно отнести большинство российских предприятий. Данная категория рассматривается при оценках как "базовая".

·         Сельское хозяйство и переработка. Несмотря на наличие отдельных крупных перерабатывающих предприятий, оснащенных по последнему слову техники, основная масса производителей и сеть первичной переработки отличаются относительно слабой технической оснащенностью, низкой квалификацией и невысокими заработками персонала.

·         Торговля. За последние несколько лет торговые фирмы в России сделали гигантский скачок от средневековой архаики к современным принципам менеджмента и логистики. Как правило, они удовлетворительно оснащены вычислительной техникой. Значительная часть персонала (кроме розничных продавцов) является достаточно высоко оплачиваемой. Бизнес-культура ранее была недостаточно ориентирована на удовлетворение индивидуальных потребностей конкретного покупателя, в связи с чем внедрение действительно развитых систем поддержки продаж и маркетинга (sales force automation) только начинается. Автоматизация в розничной торговле также находится на начальной стадии.

·         Услуги. В России оказание услуг как в частном, так и в государственном секторах (выдача справок и разрешений) весьма развито. Эта сфера может значительно выиграть от широкого внедрения офисного ПО. Наблюдается значительный разброс стоимости услуг, оснащения и квалификации в зависимости от вида услуг и региона.

Следует также различать предприятия государственной и негосударственной форм собственности.

К государственным предприятиям будем относить как предприятия, находящиеся в государственной собственности, так и непроизводственные государственные учреждения, включая органы управления. Их деятельность регламентируется более жестко, а зарплаты работников существенно ниже, чем в частном секторе. Впрочем, аналогичная ситуация характерна для многих стран.


4.2. На что уходит наше время?

В этом разделе представлены таблицы, содержащие типичные распределения рабочего времени по видам операций для основных категорий работников. Разумеется, каждый руководитель может их уточнить, опираясь на свой опыт или прямые измерения.

Не следует забывать, что практически на всех предприятиях есть категории работников, вообще не использующих деловое программное обеспечение – они не должны рассматриваться при оценках эффекта использования ПО.

Если Вы работаете в современной высокотехнологичной компании, то, возможно, будете удивлены тем, как много времени уходит при традиционной организации труда у основных категорий сотрудников на непосредственную работу с документами, и как мало времени остается на "живое" общение с клиентами. С этими цифрами легче согласиться, если вспомнить, что многие организации, вообще не использующие вычислительную технику (популярный пример – коммунальные службы некоторых городов), имеют устойчивую репутацию крайне медлительных, ненадежных и неудобных для клиентов. Попасть туда "на прием" – редкая удача. В большинстве случаев такой стиль работы диктуется, вопреки распространенному мнению, не халатным отношением к своим обязанностям, а плохой организацией труда и слабой информационной оснащенностью.

Таблицы распределения рабочего времени для каждой категории работников построены следующим образом. В строках указаны виды операций, в столбцах - их длительность для выбранных конфигураций информационных систем предприятия (Microsoft Office 95 и файл-сервер, Microsoft Office 97 и Exchange 5.5, Microsoft Office 2000 и Exchange 5.5). При этом считается, что операции работника, использующего Office 97 и файл-сервер, занимают весь рабочий день (8 часов – 480 минут). Тогда сотрудник, имеющий возможность применять Office 97 или Office 2000 и Exchange 5.5, затратит на тот же объем работ меньше времени.


4.2.1. Отделы по работе с поставщиками/потребителями

Разумеется, работа с поставщиками и потребителями устроена различным образом. Специфика отрасли, размер, число и географическое размещение партнеров может оказывать существенное (и различное) влияние на эффективность использования офисного ПО в отделах закупок и продаж. Однако по мнению большинства экспертов, участвовавших в подготовке данного документа, базовая раскладка рабочего времени в этих службах может быть принята одинаковой.

Можно отметить, что Office 2000 оказывается заметно более эффективным именно при решении достаточно сложных деловых задач – редактирования и согласования документов, подготовки отчетов и публикации корпоративных материалов.

 


4.2.2. Розничная и мелкооптовая продажа/закупка

Как отмечалось выше, экономический эффект от внедрения современных информационных технологий в розничную торговлю в российских условиях пока невелик. Однако, даже при этом можно достичь значительной экономии, особенно в крупных торговых сетях.

 


4.2.3. ИТ-отделы

Рассматривая структуру рабочего времени специалистов ИТ-отделов нужно учесть, что:

·         их затраты на обслуживание серверной конфигурации с Exchange 5.5 выше, чем на обслуживание простого файл-сервера;

·         значительная доля их рабочего времени тратится на обслуживание рабочих мест сотрудников других подразделений;

·         в их служебные обязанности часто входит сопровождение корпоративного web-сайта или иная форма публикации корпоративных данных.

В таблице 3 приведена оценка времени в минутах, затрачиваемого сотрудниками этой категории на выполнение эквивалентных служебных обязанностей для различных конфигураций системы.

Объем регламентных работ по обслуживанию ПО в компании возрастает при переходе от простой сети с файл-серверами к сети с использованием Exchange, но этот рост компенсируется ростом производительности труда пользователей. То, что трудозатраты специалистов ИТ-отделов все же слегка снижаются, является "заслугой" в основном новых версий Microsoft Office, имеющих дополнительные сервисы для централизованного администрирования.

При некоторых обстоятельствах рост полных трудозатрат ИТ-отдела вполне окупается экономией в других подразделениях предприятия.


4.2.4. Бухгалтерия и финансовые отделы

Достаточно высокий удельный вес работ, связанных с использованием офисного ПО в планово-экономических и бухгалтерских отделах, общеизвестен. Даже если в организации для некоторых работ выбраны специализированные программы, они обычно используются вместе с Excel и Outlook.

Если Ваш корпоративный стандарт требует использования в плановых и финансовых службах иных специализированных программных средств, внесите коррективы в распределение рабочего времени в соответствующие колонки табл. 1.

 


4.2.5. Администрация

Менеджеры среднего и высшего уровня в современных успешных компаниях – прирожденные трудоголики. Однако они мало связаны с первичным производством документов. При анализе эффективности использования ими делового ПО можно рассчитывать на существенную экономию только при согласовании документов, проведении внутренних совещаний и телефонных переговорах. Тем не менее, имеющиеся данные указывают на возможность значительного выигрыша этой категории работников от использования Office 2000. Приведенные оценки являются даже заниженными, если учесть, что в частном секторе руководители среднего и высшего звена работают в день не восемь, а одиннадцать-двенадцать часов.

В табл. 1 приведена оценка времени в минутах, затрачиваемого сотрудниками разных категорий на выполнение служебных обязанностей для различных конфигураций системы.

 


Таблица 1. Оценка времени, затрачиваемое сотрудниками различных категорий на выполнение служебных обязанностей (мин.)

 

Работа с поставщиками или потребителями

Розничная и мелкооптовая продажа и ли закупка

ИТ-отделы

Бухгалтерия и финансовые отделы

Администрация

O97fs

O97ex

OY2Kex

O97fs

O97ex

OY2Kex

O97fs

O97ex

OY2Kex

O97fs

O97ex

OY2Kex

O97fs

O97ex

OY2Kex

Подготовка документов

100

80

65

10

8

6

30

25

20

150

100

80

40

30

25

Редактирование документов

30

20

10

6

4

2

10

6

5

45

25

13

30

22

12

Согласование документов

30

20

10

5

3,5

2

10

6

4

45

25

13

110

75

35

Внутренние совещания

60

20

15

30

15

11

30

10

7

60

20

15

90

30

23

Телефонные звонки

 

 

 

 

 

- внутренние

15

0,5

0,5

5

1

1

15

0,5

0,5

15

0,5

0,5

30

3

3

- местные

30

8

6

10

7

6

10

3

2

20

6

5

45

15

12

- междугородние

12

2

1,5

1

0,3

0,2

1

0,1

0,08

1

0,1

0,08

20

3

2

- международные

4

1

0,8

0,1

0,05

0,04

0,05

0,01

0,005

0,3

0,2

0,15

6

3

2

Публикация материалов

20

10

3

2

1

0,3

50

25

8

20

10

3

10

5

2

Поиск источников

20

10

5

3

2

1,5

30

20

10

20

10

5

20

10

5

Составление отчетов

45

30

20

15

12

9

20

13

9

60

30

20

20

13

9

Обслуживание рабочих мест

10

8

4

5

4

2

200

230

200

10

8

4

10

8

4

Работы, не связанные с использованием офисного ПО

104

104

104

387,9

387,9

387,9

73,95

73,95

73,95

33,7

33,7

33,7

49

49

49

Итого:

480

313,5

244,8

480

445,75

428,94

480

412,56

339,535

480

268,5

192,43

480

266

183

Относительная эффективность информационных систем

Относительно O97fs

1

1,53

1,96

1

1,08

1,12

1

1,16

1,41

1

1,79

2,49

1

1,8

2,62

Относительно O97ex

0,65

1

1,28

0,93

1

1,04

0,86

1

1,22

0,56

1

1,40

0,55

1

1,45

 

 


Цифры, приведенные в выделенных ячейках последней строки табл. 1, показывают, во сколько раз увеличивается производительность труда для работников соответствующих категорий при использовании Microsoft Office 2000 по сравнению с Microsoft Office 97. Например, из таблицы видно, что новые средства Office 2000, особенно те, которые предназначены для организации коллективной работы, согласования документов, подготовки отчетов и публикации корпоративных материалов, при правильном использовании могут повысить производительность труда в отделах по работе с поставщиками или потребителями (отделы закупок/продаж) на 28%.

4.2.6. Специфика использования делового ПО в различных отраслях

Для целей настоящего исследования выделены следующие основные отрасли: высокие технологии; промышленность; сельское хозяйство и переработка сельскохозяйственной продукции; торговля; услуги.

Такое деление является условным и его интерпретация, принятая в данном документе, была подробнее рассмотрена выше.

Структура распределения рабочего времени в "промышленности" считается базовой.

В то же время высокотехнологичные производства и сервисы отличаются несколько большим объемом разработки технической документации и согласований. Поиску и публикации здесь также уделяется значительное внимание. Достаточно часто высокотехнологичный бизнес связан с партнерами и потребителями за рубежом, поэтому эксперты отмечают более высокий удельный вес международных переговоров в структуре выполняемых всеми отделами задач.

Сельское хозяйство и переработка не требуют "порождения" сложных и оригинальных документов. Даже у самых завзятых "бюрократов" в этой отрасли высок удельный вес работ, не связанных с использованием офисного ПО.

По мнению экспертов, для торговли характерны длительные телефонные переговоры и работы, не связанные с использованием офисного ПО, а редактирование и публикация занимают несколько меньшее время, чем в промышленности, но отчетность в торговле требуется весьма основательная.

Сектор услуг весьма разнообразен и руководители предприятий, специализирующихся в этой области, чаще других должны испытывать потребность в коррекции приведенных в данном документе базовых данных по распределению рабочего времени. В целом можно отметить, что телефонные контакты и составление отчетов типичны для сектора услуг.

Ниже приведена табл. 2, в которой собраны понижающие и повышающие коэффициенты для всех видов служебных действий, связанных с использование офисного ПО. Они не могли быть (даже частично) собраны путем прямых измерений и получены следующим образом: на первом этапе эксперты высказали свои оценки, на втором крайние оценки были отброшены, на третьем этапе оценки согласовывались в обсуждении.


 

Таблица 2. Относительная важность видов деятельности для различных отраслей

 

Высокие технологии

Промышленность

Сельское хозяйство и переработка

Торговля

Услуги

Подготовка документов

1,1

1

0,7

1

1

Редактирование документов

1

1

0,7

0,8

1

Согласование документов

1,1

1

0,7

1

1

Внутренние совещания

1

1

1,1

1,1

1

Телефонные звонки

внутренние

0,9

1

1

1,1

1,2

местные

0,9

1

1

1,3

1,3

междугородние

1

1

0,9

1,3

1,3

международные

1,3

1

0,8

1,2

1,2

Публикация материалов

1,2

1

0,7

0,9

1,2

Поиск источников

1,2

1

1

0,9

1

Составление отчетов

1,1

1

1

1,2

1,2

Обслуживание рабочих мест

1,2

1

0,7

0,8

1

Работы, не связанные с использованием офисного ПО

0,7

1

1,3

1,2

1,2

 

Для того, чтобы получить распределение рабочего времени для заданной категории работников конкретной отрасли нужно умножить затраты времени на конкретную операцию в промышленности на поправочный коэффициент из табл. 2. Полученные результаты нужно нормировать так, чтобы при использовании Office 97 и файл-сервера в каждой отрасли продолжительность времени на исполнение стандартных служебных обязанностей составляла 480 минут (8 часов).

В качестве примера ниже представлены таблицы расходов времени по категориям работников в промышленном секторе и секторе высоких технологий.

 


 

Таблица 3. Расходы времени по категориям работников в промышленном секторе при выполнении стандартного задания

 

Работа с поставщиками или потребителями

Розничная и мелкооптовая продажа и ли закупка

ИТ-отделы

Бухгалтерия и финансовые отделы

Администрация

 

O97fs

O97ex

OY2Kex

O97fs

O97ex

OY2Kex

O97fs

O97ex

OY2Kex

O97fs

O97ex

OY2Kex

O97fs

O97ex

OY2Kex

Подготовка документов

100

80

65

10

8

6

30

25

20

150

100

80

40

30

25

Редактирование документов

30

20

10

6

4

2

10

6

5

45

25

13

30

22

12

Согласование документов

30

20

10

5

3,5

2

10

6

4

45

25

13

110

75

35

Внутренние совещания

60

20

15

30

15

11

30

10

7

60

20

15

90

30

23

Телефонные звонки

     внутренние

15

0,5

0,5

5

1

1

15

0,5

0,5

15

0,5

0,5

30

3

3

     местные

30

8

6

10

7

6

10

3

2

20

6

5

45

15

12

     междугородние

12

2

1,5

1

0,3

0,2

1

0,1

0,08

1

0,1

0,08

20

3

2

     международные

4

1

0,8

0,1

0,05

0,04

0,05

0,01

0,005

0,3

0,2

0,15

6

3

2

Публикация материалов

20

10

3

2

1

0,3

50

25

8

20

10

3

10

5

2

Поиск источников

20

10

5

3

2

1,5

30

20

10

20

10

5

20

10

5

Составление отчетов

45

30

20

15

12

9

20

13

9

60

30

20

20

13

9

Обслуживание рабочих мест

10

8

4

5

4

2

200

230

200

10

8

4

10

8

4

Работы, не связанные с использованием офисного ПО

104

104

104

388

388

388

73,95

73,95

73,95

33,7

33,7

33,7

49

49

49

Итого:

480

313,5

244,8

480

446

429

480

412,6

339,5

480

269

192

480

266

183

Относительная эффективность информационных систем

Относительно O97fs

1

1,53

1,96

1

1,08

1,12

1

1,16

1,41

1

1,79

2,49

1

1,8

2,62

Относительно O97ex

0,6

1

1,28

0,93

1

1,04

0,86

1

1,22

0,56

1

1,4

0,55

1

1,45

 


Таблица 4. Расходы времени по категориям работников в секторе высоких технологий при выполнении стандартного задания

 

Работа с поставщиками или потребителями

Розничная и мелкооптовая продажа и ли закупка

ИТ-отделы

Бухгалтерия и финансовые отделы

Администрация

O97fs

O97ex

OY2Kex

O97fs

O97ex

OY2Kex

O97fs

O97ex

OY2Kex

O97fs

O97ex

OY2Kex

O97fs

O97ex

OY2Kex

Подготовка документов

110

88

71,5

11

8,8

6,6

33

27,5

22

165

110

88

44

33

27,5

Редактирование документов

30

20

10

6

4

2

10

6

5

45

25

13

30

22

12

Согласование документов

33

22

11

5,5

3,85

2,2

11

6,6

4,4

49,5

27,5

14,3

121

82,5

38,5

Внутренние совещания

60

20

15

30

15

11

30

10

7

60

20

15

90

30

23

Телефонные звонки

     внутренние

13,5

0,45

0,45

4,5

0,9

0,9

13,5

0,45

0,45

13,5

0,45

0,45

27

2,7

2,7

     местные

27

7,2

5,4

9

6,3

5,4

9

2,7

1,8

18

5,4

4,5

40,5

13,5

10,8

     междугородние

12

2

1,5

1

0,3

0,2

1

0,1

0,08

1

0,1

0,08

20

3

2

     международные

5,2

1,3

1,04

0,13

0,065

0,052

0,065

0,013

0,0065

0,39

0,26

0,195

7,8

3,9

2,6

Публикация материалов

24

12

3,6

2,4

1,2

0,36

60

30

9,6

24

12

3,6

12

6

2,4

Поиск источников

24

12

6

3,6

2,4

1,8

36

24

12

24

12

6

24

12

6

Составление отчетов

49,5

33

22

16,5

13,2

9,9

22

14,3

9,9

66

33

22

22

14,3

9,9

Обслуживание рабочих мест

12

9,6

4,8

6

4,8

2,4

240

276

240

12

9,6

4,8

12

9,6

4,8

Работы, не связанные с использованием офисного ПО

72,8

72,8

72,8

271,53

271,53

271,53

51,765

51,765

51,765

23,59

23,59

23,59

34,3

34,3

34,3

Итого:

480

304,795

228,421

480

434,4852

410,9493

480

416,998

337,736

480

266,6879

186,9541

480

264,267

174,825

Относительная эффективность информационных систем

Относительно O97fs

1

1,57

2,1

1

1,1

1,17

1

1,15

1,42

1

1,8

2,57

1

1,82

2,75

Относительно O97ex

0,63

1

1,33

0,91

1

1,06

0,87

1

1,23

0,56

1

1,43

0,55

1

1,51

 

 


4.2.7. Как учесть наличие нескольких офисов?

Практика показывает, что при наличии нескольких офисов резко возрастает роль телефонных переговоров (рассылки электронных писем) и снижается значение внутренних совещаний. Не следует также забывать о времени на проезд сотрудников из офиса в офис и оплате командировочных расходов, если офисы находятся в различных городах. Из-за разнообразия возможных ситуаций и недостатка информации мы не приводим таблиц для учета различных вариантов размещения филиалов или отделений организации.

Один из экспертов предложил следующее эмпирическое правило для начальной оценки. Графа телефонных переговоров, соответствующая удаленности офисов (местные для одного города, междугородние для разных городов, международные для нескольких стран) увеличивается вдвое. Продолжительность внутренних совещаний сокращается на новую длительность соответствующих телефонных разговоров (это подразумевает, что минута телефонного разговора экономит две минуты совещания).

Как известно, существуют модели бизнеса, построенные на разъездах коммивояжеров. Они могут потребовать значительно более высокого телефонного трафика для согласования деталей контрактов и уточнения состояния склада и конъюнктуры. Данная модель пока не очень актуальна для российских условий.


4.3. Подведем итоги

Для расчета экономии средств при использовании Microsoft Office 2000 с Office Server Extensions и Exchange 5.5 предлагается следующая процедура: для каждой конфигурации информационной системы рассчитывается стоимость выполнения стандартного дневного задания, складывающаяся из повременной оплаты труда, налогов (примерно 44%), стоимости аренды (примерно 5 кв. м. на человека) и оплаты телефонного трафика.

Предполагается, что во всех конфигурациях офисы используют одинаковую инфраструктуру телекоммуникаций (в частности, базовые тарифы за линии связи одинаковы). При интенсивном использовании Интернета стоимость каналов может существенно возрасти, однако в нашей модели отсутствуют факторы, непосредственно влияющие на рост цифрового трафика.

Для примера рассчитаем экономическую эффективность использования конфигурации O2Kex на сотрудника для типичного частного промышленного предприятия, расположенного за пределами Москвы. Предположим, что в число сотрудников, исрользующих офисные программы в конфигурации O2Kex, входят 3 менеджера, 2 бухгалтера, 2 системных инженера, 4 сотрудника отдела закупок и 9 сотрудников отдела продаж.

В табл. 5 приведены данные для расчета годового экономического эффекта, полученного от использования информационной системы в конфигурации O2Kex в сравнении с O97ex на  таком промышленном предприятии в долл. на одного сотрудника в год.

Таблица 5. Пример расчета экономического эффекта для промышленного предприятия

Категория

Кол-во

Зарплата

Коэффициент
эффективности

Экономия

Администрация

3

900

1,45

15038,07

ИТ-отдел

2

500

1,22

3332,459

Финансовый отдел

2

450

1,4

4786,286

Отдел закупок

4

350

1,28

5817

Отдел продаж

9

400

1,28

14789,25

Всего:

43763,065

В табл. 6 приведены цифры экономии для промышленного предприятия в расчете на одного сотрудника каждой категории.

Таблица 6

Закупки

1454,25

Продажи

1643,25

Розничные закупки

197

Розничные продажи

222

ИТ-отделы

1666,23

Финансовые службы

2393,14

Администрация

5012,69

 

Полученные в табл. 5 значения годовой экономии (примерно 43,76 тыс. долл.) свидетельствуют о том, что применение конфигурации Microsoft Office 2000 в сочетании с Exchange 5.5 дают возможность окупить в течение года затраты на организацию сети предприятия.

5. Заключение

Как следует из приведенных выше материалов, внедрение Microsoft Office 2000 в организациях позволяет по-новому организовать процесс обработки и получения информации, совместную работу коллектива пользователей над документами и расширяет возможности ИТ-менеджера или администратора сети по установке и управлению Office 2000. Поэтому переход организации на Office 2000 не только дает возможность снизить совокупную стоимость владения, но и повысить эффективность работы организации в целом.

Проведенное исследование показало, что к видам деятельности, поддающимся оптимизации при внедрении и использовании Office 2000 в организациях различных сфер деятельности (и форм собственности), относятся:

·         разработка, редактирование и согласование документов;

·         проведение внутренних (внутрикорпоративных) совещаний;

·         публикация (распространение) документов;

·         поиск данных;

·         составление отчетов;

·         обслуживание рабочего места;

·         телефонные разговоры;

На основе проведенного анализа и приведенных в разделе 4.2 данных можно сделать вывод, что использование в различных организациях конфигурации “Microsoft Office 2000 +  Microsoft Exchange Server 5.5” для большинства категорий работников позволяет повысить эффективность работы по сравнению с конфигурацией “Microsoft Office 97 + Microsoft Exchange Server 5.5”

         в 2 раза при разработке, редактировании и согласовании документов, а также при поиске данных – благодаря использованию функций технологии IntelliSense и возможностям организации дискуссий, подписки и уведомлений через Интернет или интрасеть.

         в 3 раза при публикации материалов – благодаря использованию HTML-форматов и возможности публикации документов на Веб;

         в 1,5 раза при составлении отчетов – благодаря новым инструментам для работы с данными, их анализа и публикации.

Новые средства установки и администрирования Microsoft Office 2000 , а также настраиваемые меню и расширенные возможности Office Assistant позволяют в среднем в 2 раза уменьшить затраты времени на обслуживание рабочих мест.

В результате проведенных исследований можно сделать вывод, что для повышения эффективности работы организаций в результате применения Microsoft Office 200 в них целесообразно использовать следующую конфигурацию программного обеспечения:

Сервер

Microsoft Windows NT Server 4.0 (c Service Pack 3 или более поздней версией)

Microsoft Exchange Server 5.5

Microsoft SQL Server 6.5

Рабочие станции

Microsoft Windows NT Workstation 4.0 Rus (или Microsoft Windows 98)

Internet Explorer 5.0

Microsoft Office 2000

 

 

Для расчета экономического эффекта от использования Microsoft Office 2000 в качестве примера было выбрано неубыточное частное промышленное предприятие, расположенное за пределами Москвы.

Специализация

промышленное производство умеренной технологической сложности.

Типичные отрасли

пищевая промышленность или производство товаров народного потребления.

Арендная плата

5 долл./м2.

Площадь на одного сотрудника

5 м2

Число сотрудников,
использующих Microsoft Office, из них:

20

- администрация

3

- ИТ-отдел

2

- финансовый отдел

2

- отдел закупок

4

- отдел продаж

9

Используемое ПО

Microsoft® Windows NT Server 4.0

Microsoft® Exchange 5.5

Microsoft® SQL Server 6.5

Microsoft® Windows NT Workstation 4.0

Microsoft® Internet Explorer 5.0

Microsoft® Office 2000

Аппаратное обеспечение

сервер

1

рабочие станции

20

Как показали расчеты, применение Microsoft Office 2000 на таком предприятии позволяет получить годовой экономический эффект в размере 43,76 тыс. долл., что, в принципе, дает возможность окупить затраты на приобретение и модернизацию аппаратного и программного обеспечения локальной сети предприятия.