Справочник Microsoft. Оглавление

План управления ПО

Введение

Схема плана

Составление плана

Образец плана управления ПО

Резюме

Образец плана управления ПО

Конкретные планы могут сильно различаться между собой. Для того чтобы дать вам представление о том, как может выглядеть такой план, мы приводим сокращенный вариант примерного плана.

План управления ПО компании Барбус

Стратегия компании Барбус по эффективному использованию ПО

План управления ПО компании Барбус

Краткое резюме
В январе 1997 года группа управления ПО, состоящая из представителей основных отделов компании Барбус, впервые исследовала сложившуюся в компании практику приобретения и распределения ПО, необходимого для выполнения ее задач.

В ходе этого обследования была проведена ревизия всего используемого в организации ПО, изучены правила и процедуры, связанные с приобретением, распределением и эксплуатацией ПО, а затем разработан план управления ПО. Основная цель этого плана - обеспечить Барбус максимальную отдачу от капиталовложений в ПО.

В результате отдел информационных технологий проведет в этом году мероприятия, направленные на достижение следующих целей:

  • Снижение затрат на приобретение ПО на 18%.
  • Значительное снижение вероятности нарушения компанией Барбус лицензионных соглашений.
  • Расширение возможности законного использования сотрудниками Барбус лицензированного ПО на своих портативных и домашних компьютерах с целью повышения производительности труда.

Анализ ситуации
Барбус впервые купила персональные компьютеры в 1986 году и с тех пор постоянно вкладывала средства в приобретение новых и модернизацию старых моделей. В итоге в настоящее время имеется 486 ПК, расположенных в головной организации и в четырех отделениях Барбус.

В 1993 году компьютеры организации были объединены в локальные сети (ЛВС), причем между ЛВС головного офиса и сетями отделений организована дистанционная связь.

За прошедшие десять десять лет в операционных системах и приложениях, используемых в Барбус, произошли существенные изменения, значительно повысившие их ценность для компании. В число таких изменений входит использование в качестве платформы ЛВС сервера Windows NT®, внедрение графической среды операционной системы Windows® 95, переход на использование стандартного комплекта прикладных программ и применение группового ПО для усовершенствования документооборота. Одновременно в мире программного обеспечения произошли изменения цен и появились новые программы лицензирования, которые открывают перед Барбус возможности более эффективного использования приобретаемых продуктов.

В январе 1997 г. группа управления ПО компании Барбус, состоящая из представителей основных отделов, начала разработку плана управления ПО, предназначенного для упорядочивания использования ПО в рамках организации.

При подготовке к составлению плана была проведена ревизия используемого в компании ПО, изучена и оценена с точки зрения эффективности сложившаяся в компании практика приобретения, распределения, использования ПО и обучения работе с ним для. В Отчете о ревизии ПО за 1997 год приведены основные результаты проведенной проверки.

Одновременно группа впервые провела опрос сотрудников, использующих ПК, для определения того, какое ПО они применяют и насколько оно соответствует стоящим перед ними задачам. В Отчете об использовании ПО, январь 1997 приведены результаты этого опроса.

И ревизия и опрос показали, что сложившаяся в настоящее время практика обеспечивает высокий уровень комфорта. Вскрылись проблемы, связанные с незаконным копированием программ и с отсутствием документации или продуктов, что свидетельствует о необходимости более строгого учета и контроля, предотвращающего кражи. Кроме того, большое количество экземпляров основных программных продуктов свидетельствует о необходимости перехода к сетевому лицензированию наиболее важных программ, что поможет Барбус снизить затраты на приобретение ПО.

Отчет о ревизии ПО за 1997 год
Барбус Ко.

Название и номер версии ПО # Предполагаемое количество копий Фактическое количество копий Количество копий с документальным подтверждением покупки Количество копий, принадлежащих сотрудникам Количество копий,
которое нужно приобрести
Количество утерянных копий
Microsoft Windows NT 4.0 Server 5 5 5 0 0 0
Symantec Norton Administrator for Networks 5 5 5 0 0 0
Microsoft Windows 95 480 486 442 0 64 4
Microsoft Office Professional 97 486 486 485 0 1 0
Adobe Pagemaker 6.5 7 9 7 0 0 2
Microsoft Project 7.0 220 263 250 0 0 13
Peachtree Accounting for Windows 3.0 5 5 5 0 0 0
AutoCad for Windows 6.0 263 263 263 0 0 0
CC:Mail for Windows 480 486 480 0 6 0
Doom for Windows 95 0 11 0 5 0 11

Примечания

Несовпадение между предполагаемым и реально обнаруженным числом копий требует введения более строгого учета приобретения ПО.

Были обнаружены четыре копии Windows 95 без документации. Эти копии были уничтожены, а затем, в соответствии с имеющимися лицензиями, у Microsoft были заказаны новые комплекты программ и документации.

Были обнаружены и уничтожены две незаконные копии Adobe Pagemaker. Ни один из лицензированных пользователей не работал с программой на портативном или домашнем ПК.

Нелицензированные игры были обнаружены на 11 компьютерах. Все эти игры были удалены.

Отчет об использовании ПО, январь 1997
Барбус, Inc.

Ниже приведена небольшая анкета, которая поможет нам понять, как вы используете ПО на своем компьютере и как мы можем помочь вам в предоставлении более совершенных инструментов для работы. Мы будем вам очень признательны за участие в опросе.

1. Перечислите программы, которые вы чаще всего используете в своей работе:

Microsoft Word______________________час/день ___4.2

CC:Mail____________________________час/день ___1.6

Autocad___________________________час/день ___3.9

Microsoft Project_____________________час/день ___3.9

Все остальные___________________________ час/день ___2.1

___________________________________час/день _____

___________________________________ час/день _____

 

2. Какое из необходимого вам ПО у вас отсутствует?

Internet Access 47%

 

3. Какое из желательного ПО у вас отсутствует?

Различные ответы

 

4. Используете ли вы какое-нибудь ПО компании на своем домашнем компьютере?

311 Да 175 Нет

 

5. Используете ли вы на своем служебном компьютере какое-нибудь личное ПО?

11 Да 475 Нет

 

6. Мы будем рады любым замечаниям по поводу приобретения или использования ПО в нашей компании:

Ограниченный выбор, очень сложная процедура (только Денверское отделение); нужно дополнительное обучение (18%) _______________________________________________________________

Задачи плана управления ПО компании Барбус
План управления ПО компании Барбус нацелен на решение трех основных задач:

1. Снижение в 1997 финансовом году затрат на приобретение основного ПО на 18%.

2. Снижение вероятности наказания за нарушение сотрудниками закона об авторских правах.

3. Снижение потерь программных продуктов от краж и незаконного заимствования.

1. Сокращение расходов на ПО

Стратегия
В течение 1997 года Барбус перейдет к новым версиям следующих продуктов:

  • Microsoft Windows
  • Microsoft Office Professional
  • AutoCad
  • CC:Mail

Анализ количества используемых в настоящее время копий показывает, что Барбус может достичь 18-процентного снижения затрат на это ПО за счет перехода от индивидуальных лицензий к приобретению сетевых лицензий на все версии.

Реализация
Отдел закупок должен уведомить поставщика об изменении типа приобретаемых лицензий. Дополнительных ресурсов не требуется.

2. Снижение вероятности нарушения закона об авторских правах

Стратегия
По закону США за нарушение авторских прав компания Барбус подлежит штрафу, даже если такое нарушение является непреднамеренным.

В ходе проверки на компьютерах Барбус было обнаружено 65 неучтенных программ и 30 нелегальных копий было уничтожено. Если бы компания была признана виновной в нарушении закона в отношении этих нелегальных копий, штраф за эти программы составил бы 500 тыс. долл.

Проведенный в каждом случае опрос сотрудников показал, что копирование происходило отчасти потому, что у Барбус нет четко разработанных правил, которые ставили бы сотрудников в известность о требованиях по защите авторских прав.

В компании Барбус будут установлены следующие правила:

Правила использования ПО в компании Барбус
1.
У компании Барбус есть лицензионные копии различных программных продуктов, предназначенных для выполнения задач компании. В соответствии с имеющимися лицензионными соглашениями лицензированные и зарегистрированные копии программ размещены на компьютерах организации и сделаны резервные копии. Все дополнительные копии программ или документации могут делаться только с явно выраженного в письменной форме согласия производителя ПО.

2. Барбус будет своевременно и в достаточном количестве предоставлять легальные копии ПО для всех регламентированных потребностей для всех наших ПК. Использование ПО, полученного из любого другого источника, может нарушить безопасность и подвергнуть организацию юридическим преследованиям, поэтому строго запрещается.

3. В некоторых случаях лицензионные соглашения позволяют устанавливать дополнительную копию данного ПО на портативный компьютер для использования в служебных целях. Для установки такой копии сотрудник должен получить разрешение в отделе информационных технологий компании Барбус.

4. Несанкционированное копирование ПО или документации, защищаемых авторским правом, является нарушением закона и противоречит нормам поведения сотрудников Барбус . Сотрудники, приобретающие или использующие нелегальные копии ПО или документации, будут подвергнуты немедленным дисциплинарным взысканиям вплоть до увольнения.

5. Для защиты своей репутации и средств, вложенных в ПО, Барбус оставляет за собой право ввести строгий внутренний контроль, чтобы предотвратить производство и использование нелегальных копий ПО. Эти процедуры могут включать в себя частые и регулярные проверки использования ПО, объявленные и необъявленные проверки компьютеров компании для обеспечения соблюдения правил и удаления всего обнаруженного на принадлежащем Барбус оборудовании ПО, для которого нет лицензионного соглашения или сертификата соглашения.

Внедрение
Правила будут направлены в отдел кадров для рассылки всем сотрудникам.

3. Сокращение потерь принадлежащего компании Барбус ПО от краж и незаконного присвоения.

Стратегия
Ревизия показала, что для 16 копий Windows 95 отсутствовали дистрибутивные диски и документация.

Хотя некоторые из этих материалов могли просто потеряться, более вероятно, что их незаконно присвоил кто-то из бывших или нынешних сотрудников компании.

Хотя неопровержимых доказательств широкомасштабного воровства нет, однако эти копии влекут за собой ущерб в размере около 1400 долл., который должен быть немедленно возмещен. Учитывая размер этой суммы и вероятность будущих потерь, этому вопросу нужно немедленно уделить внимание.

Отдел информационных технологий должен ужесточить систему учета и сообщить сотрудникам о необходимости иметь под рукой дистрибутивы и документацию для предъявления по первому требованию.

Кроме того, будут проведены собеседования с отделом безопасности с целью расследования подобных потерь в будущем.

Реализация
Отдел информационных технологий будет расследовать потери внутренними силами, используя индивидуальный подход. Он будет координировать свои усилия с отделом безопасности в отношении возможных потерь от будущих краж.

© 1997 Microsoft Corporation. Все права защищены.. Юридическое предупреждение.