Внутренний аудит

Образцы аудиторской справки и сводки

Ниже приведены образцы аудиторской справки и сводки, которые должны использоваться при обследовании каждого ПК, рабочей станции и сервера и для сведения полученной информации вместе. Для сбора информации нужно использовать специальные программные инструменты или просто вручную просматривать жесткие диски компьютеров. (Для того чтобы лучше разобраться в этих бланках и в инструкциях по их заполнению, распечатайте эту страницу.)

Аудиторская справка

Бланк проверки индивидуального ПК и ПО

Раздел 1. Местоположение и контактная информация Число:_______ Время:________

1
Название подразделения и отдела:
________________________________________

2
Адрес:
________________________________________

3
Контактное лицо:
________________________________________

4
Номер внутреннего телефона:
________________________________________

5
Внутренний идентификатор:
________________________________________

6
Инструментарий, использованный для сбора данных:
________________________________________

Раздел 2. Информация об аппаратном обеспечении ПК, рабочей станции или сервера

7
Изготовитель:
___________
14
Объем свободного пространства на жестком диске:
___________

8
Серийный номер:
___________
15
ОЗУ:
___________

9
Модель:
___________
16
Дисковод:
___________

10
Инвентарный номер:
___________
17
Инвентарный номер монитора:
___________

11
Тип компьютера:
___________
18
Серийный номер монитора:
___________

12
Объем жесткого диска:
___________
19
Инвентарный номер клавиатуры:
___________

13
Процессор:
___________
20
Серийный номер клавиатуры:
___________

Раздел 3. Операционная система и прикладные программы, используемые на ПК, рабочей станции или сервере

21
Название издателя ПО
22
Номер версии
23
Серийный номер
24
Имя файла
25
Размер файла
26
Дата инсталляции

Инструкции по составлению аудиторской справки

Разработанный фирмой Microsoft бланк аудиторской справки представляет собой форму, предназначенную для каждого отдельного ПК, рабочей станции или сервера, обследованного в ходе проверки.

Для каждого ПК, рабочей станции или сервера соберите необходимые сведения с помощью выбранного вами инструментария или посредством ручного просмотра жесткого диска компьютера. Заполните бланк аудиторской справки следующим образом:

Аудиторская справка

1. Введите число и время посещения данного компьютера для сбора данных в ходе ревизии.

(Раздел 1.) Местоположение и контактная информация.

1. Введите название подразделения и отдела, где проводится ревизия. Например: торговый отдел или бухгалтерия. Это название должно быть неизменным для данной справки.
2. Введите адрес: например: ул. Пушкина, д.8, корп.5, 3 этаж
3. Введите контактное лицо. Например: Иван Петров. Это тот человек, который отвечает за повседневную работу проверяемого компьютера.
4. Введите номер внутреннего телефона указанного выше контактного лица.
5. Введите идентификатор контактного лица внутри организации (например, личный номер или номер пропуска). Выбрав определенный номер, вы должны всюду в справке использовать именно его.
6. Введите название инструментальной программы, использованной для сбора информации с обследуемого компьютера.

(Раздел 2.) Информация об аппаратном обеспечении ПК, рабочей станции или сервера.

7. Введите название изготовителя обследуемого компьютера. Например: Compaq.
8. Введите серийный номер обследуемого компьютера. Например: 9319HDL6281 (номер обычно размещается на задней панели компьютера около разъема для подачи питания).
9. Введите название модели обследуемого компьютера. Например: LTE Lite.
10. Введите инвентарный номер обследуемого компьютера. Например: 05933 (если компьютер снабжен инвентарным номером, то этот номер обычно размещается на специальной бирке с названием организации. Если в вашей организации до сих пор не было принято прикреплять на оборудование инвентарные номера, то мы настоятельно рекомендуем воспользоваться случаем и ввести такую практику.)
11. Введите тип обследуемого компьютера. Например: портативный.
12. Введите объем жесткого диска обследуемого компьютера. Например: 200 Мб.
13. Введите тип процессора обследуемого компьютера. Например: 80486 Intel.
14. Введите объем свободного места на диске обследуемого компьютера. Например: 25 Мб.
15. Введите объем ОЗУ обследуемого компьютера. Например: 20 Мб ОЗУ.
16. Введите тип дисковода для дискет, установленного на обследуемом компьютере. Например: 3,5-дюймовый дисковод.
17. Введите инвентарный номер монитора, входящего в состав обследуемого компьютера. Например: 02721 (если монитор снабжен инвентарным номером, то этот номер обычно размещается на специальной бирке с названием организации).
18. Введите серийный номер монитора, входящего в состав обследуемого компьютера. Например: OYT 01411 (номер обычно размещается на задней панели монитора около разъема для подачи питания).
19. Введите инвентарный номер клавиатуры, входящей в состав обследуемого компьютера. Например: 02722 (если клавиатура снабжена инвентарным номером, то этот номер обычно размещается на специальной бирке с названием организации).
20. Введите серийный номер клавиатуры, входящей в состав обследуемого компьютера. Например: OYT 457311 (номер обычно размещается на нижней стороне клавиатуры).

(Раздел 3.) Операционная система и прикладные программы, используемые на ПК, рабочей станции или сервере

В числе прочих собранных сведений аудиторская справка для каждого ПК, рабочей станции или сервера в каждом подразделении и отделе организации должна содержать следующую информацию:

21. Введите название программного продукта и название его изготовителя. Например: Word, Microsoft.

1. Введите номер версии программного продукта. Например: 97.
2. Введите серийный номер программного продукта. Например: 001-330-0000000.
3. Введите имя файла, идентифицирующего программный продукт. Например: WINWORD.EXE.
4. Введите размер файла, идентифицирующего программный продукт. Например: 3490816.
5. Введите дату инсталляции, т.е. число, удостоверенное в ходе ревизии.

Аудиторская сводка Microsoft ®

Образец аудиторской сводки

Данный бланк должен помочь свести воедино полученную информацию, выполнить анализ результатов и внести изменения в использование ПО в вашей организации.

(Раздел 1.) Место проведения ревизии и контактная информация. Число:___________

1 Название компании: ________________________________________

2 Название подразделения и отдела: ________________________________________

3 Адрес: ________________________________________

________________________________________

________________________________________

________________________________________

4 Почтовый код: ________________________________________

5 Уполномоченное контактное лицо: ________________________________________

6 Номер телефона: ________________________________________

7 Номер факса: ________________________________________

8 Должность или пост в компании: ________________________________________

(Раздел 2.) Сведения об аппаратном обеспечении ПК, рабочих станций и серверов

Распределение компьютеров по категориям 386 486 Pentium Другие

9 Количество ПК:

10 Количество рабочих станций:

11 Количество серверов приложений:

12 Количество ПК, имеющих доступ к серверам приложений:

13 Максимальное количество одновременных пользователей в любой момент времени:

(Раздел 3.) Сводная информация о программном обеспечении

Сводная аудиторская справка

Список программных продуктов Информация о лицензировании

Название продукта Версия Количество копий ЛИЦЕНЗИИ

EU
ML
OL
SL
I
R Нелицензировано

Инструкции по составлению аудиторской сводки

Разработанный фирмой Microsoft бланк аудиторской сводки представляет собой форму, предназначенную для сведения воедино информации, полученной в ходе обследования отдельных ПК и рабочих станций.

Аудиторская сводка

1. Введите дату составления сводки, которая в будущем будет использована для ссылок.

(Раздел 1.) Место проведения ревизии и контактная информация

1. Введите название компании, по которой составляется сводка.
2. Введите название подразделения, отдела и т.п., если сводка относится не ко всей организации в целом.
3. Введите полный адрес компании или подразделения.
4. Введите соответствующий адресу почтовый код.
5. Введите контактное лицо. Например: Иван Петров. Это тот человек, который отвечает за повседневную работу всех проверявшихся ПК, рабочих станций и серверов.
6. Введите номер телефона указанного выше контактного лица.
7. Введите номер факса указанного выше контактного лица.
8. Введите должность или пост указанного выше контактного лица.

(Раздел 2.) Сведения об аппаратном обеспечении ПК, рабочих станций и серверов

9. Введите количество ПК каждого типа (например, Intel 80386 или "386" и т.д.), обнаруженных на обследованной территории. Компьютеры Macintosh, PowerPC и др. укажите в графе "Другие".
10. Введите количество рабочих станций каждого типа (например, Intel 80386 или "386"и т.д.), обнаруженных на обследованной территории. Рабочие станции всех остальных типов просуммируйте в графе "Другие".
11. Введите количество серверов приложений каждого типа (например, Intel 80386 or "386"и т.д.), обнаруженных на обследованной территории. Серверы всех остальных типов просуммируйте в графе "Другие".
12. Введите количество имеющих доступ к серверам приложений ПК каждого типа (например, Intel 80386 или "386"и т.д.), обнаруженных на обследованной территории. Компьютеры Macintosh, PowerPC и др. укажите в графе " Другие".
13. Введите общее количество пользователей, которые могут одновременно иметь доступ к серверам приложений.

(Раздел 3.) Сводная информация о программном обеспечении

В сводной аудиторской справке по программному обеспечению перечислено, сколько копий каждого продукта используется в данной организации с указанием типа лицензионного соглашения по каждой из копий. В образце сводки использована лицензионная терминология, используемая корпорацией Microsoft.

В разделе "Список программных продуктов":

1. Введите имя продукта для каждого из программных продуктов, обнаруженных в ходе ревизии. Помните, что вы должны включить в список все найденные во время проверки продукты.
2. Введите номер версии продукта, обнаруженного в ходе ревизии.
3. Введите количество копий данной версии продукта, обнаруженных в ходе ревизии.

В разделе "Информация о лицензировании":введите следующую информацию:

1. Введите количество обнаруженных лицензионных соглашений, связанных с копиями данной версии продукта.
2. Введите количество обнаруженных лицензионных соглашений по каждому типу лицензионных соглашений Microsoft в колонки, помеченные EU, ML, OL и SL:
3. Колонка с заголовком "EU" = End-user License Agreement - Соглашения (называемые обычно EULA), которые рассчитаны на использование одного экземпляра прикладной программы на одном компьютере.
4. Колонка с заголовком "ML" = Microsoft License Pack (называемый обычно MLP) - это специальный тип лицензионного соглашения, по которому разрешается создание и использование одной дополнительной копии определенного продукта Microsoft, на который уже имеется одна лицензия. Приобретение такого лицензионного соглашения не связано с получением дисков. Например, если вы работаете в небольшой компании, где всего два компьютера, и вам нужно использовать Word на обоих, то вы можете купить один экземпляр Microsoft Word и еще MLP для Word, благодаря чему вы будете иметь право установить продукт на один ПК в соответствии с EULA, а на второй - в соответствии с MLP.
5. Колонка с заголовком "OL" = Программа оптового лицензирования Open License фирмы Microsoft аналогична Microsoft License Pack, но предназначена для тех организаций, которым необходимо большое число лицензий для, вообще говоря, целого множества продуктов Microsoft. Как и при использовании MLP, вам нужно приобрести один экземпляр продукта, для того чтобы инсталлировать его столько раз, сколько разрешено соглашением Open License. Можно приобрести соглашение Open License для прикладных программ или для системных продуктов; это соглашение позволяет воспользоваться оптовыми скидками при наличии всего 10 ПК.
6. Колонка с заголовком "SL" = Программа оптового лицензирования Select фирмы Microsoft рассчитана на крупнооптовых покупателей, которые способны спрогнозировать свои потребности в программных продуктах на двухлетний период действия соглашения Select. Такие покупатели должны указать предполагаемый объем закупок продуктов определенной категории (приложения, системные и серверные продукты). Программа Select позволяет крупным организациям существенно снизить затраты на приобретение ПО.
7. Введите количество лицензионных соглашений, относительно которых имеются счета или квитанции об оплате, в колонку с заголовком "I".
8. Введите число зарегистрированных у издателя ПО лицензионных соглашений в отношении программ, перечисленных в аудиторских справках, в колонку с заголовком "R".

В колонку с заголовком "Нелицензировано" введите число указанных в аудиторских справках программных продуктов, для которых нет записей.